Controle toda la documentación e información que recibe y emite, en papel y en formato electrónico, cumpliendo con la normativa SICRES 3.0.
Recursos
El registro de entrada y salida de documentos es una obligación legal para las administraciones públicas, no una simple formalidad administrativa. Cada escrito que entra o sale de un organismo debe quedar anotado con fecha, hora e identificación del remitente o destinatario, y esa anotación tiene que poder demostrarse ante cualquier requerimiento, auditoría o recurso. Cuando ese proceso se gestiona con libros en papel, hojas de cálculo o aplicaciones sin trazabilidad, el riesgo no es solo la pérdida de tiempo: es la exposición legal ante plazos administrativos que dependen precisamente de la fecha de registro. Un asiento mal numerado, un documento traspapelado entre departamentos o un registro sin conexión con el resto de administraciones puede convertirse en un problema jurídico, no solo operativo. La Solución de Registro de Entrada y Salida de Pixelware digitaliza todo el proceso, desde la recepción del documento hasta su distribución al departamento competente, cumpliendo con la Ley 39/2015 y la normativa técnica SICRES 3.0.
Una solución completa que automatiza el proceso de registro
La Solución de Registro de Entrada y Salida está adaptada a los requisitos de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y a la normativa técnica SICRES 3.0, y está preparada para evolucionar y adecuarse a las necesidades de cada entidad.Acceso desde cualquier lugar
Se accede a la aplicación mediante un navegador web, desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin depender de una instalación local ni de la presencia física en la oficina de registro.Formularios personalizados y alta masiva
El registro de la información se realiza en formularios personalizados, adaptados a las necesidades de cada organismo, con tablas auxiliares que agilizan la cumplimentación de los campos habituales. Para agilizar las tareas de registro, la solución permite tanto el alta parcial de asientos como el alta masiva, así como seleccionar entidades origen y destino a partir de listas predefinidas de valores, que pueden estar en otros sistemas con los que la aplicación se integra fácilmente.Sello y numeración automática
Cada asiento obtiene automáticamente su número de registro y su ubicación topográfica, lo que facilita la localización posterior del documento. El organismo puede imprimir el sello con la fecha y el número de registro, incorporar un código de barras en el documento físico y aplicar un sello digital sobre el documento digitalizado en formato PDF.Justificante para el ciudadano
Como comprobante de la gestión realizada, se emite automáticamente el justificante de registro, en el formato que cada organismo haya definido previamente. Para mantener el control de la actividad diaria, la solución genera la hoja de entrada de los asientos realizados en el día por cada unidad de registro, con informes personalizados y filtros por unidad de destino o fecha. La documentación registrada se distribuye a las unidades correspondientes según los criterios definidos, y cada movimiento queda recogido en un histórico, incluyendo los traslados entre unidades sin pasar por el Registro General. Los registros de salida se gestionan del mismo modo, con un formulario de datos personalizable que cada departamento puede completar directamente, ya sea con el documento generado electrónicamente o digitalizado. Al igual que en la entrada, se puede obtener la hoja de salida por unidad y fecha, y confirmar las presalidas realizadas desde el Registro General.Explotación de la información
La información registrada se puede explotar fácilmente, mediante búsquedas personalizadas, informes y estadísticas.
Además, cada usuario dispone de acceso, únicamente, a los asientos registrales en los cuales conste como remitente o destinatario y puede disponer de la información contenida en estos registros.
La solución ofrece la posibilidad de enlazar los registros con los procesos específicos de cada departamento, relacionando los asientos y sus documentos con los expedientes en curso de una tramitación administrativa.