Controle toda la documentación e información que recibe y emite, en papel y en formato electrónico, cumpliendo con la normativa SICRES 3.0.
Recursos
El Registro de Entrada y Salida es un proceso corporativo fundamental y obligatorio en los organismos públicos.
Las oficinas de registro reciben numerosa documentación, información y solicitudes en diferentes formatos (en papel que debe digitalizarse y en formato electrónico ya que el Registro Electrónico se integra con el Registro General) que debe clasificarse, registrarse e incluirle el sello de control (tanto físico como digital) para distribuirla y entregarla de forma automática a cada destinatario, el cual puede aceptar, rechazar o trasladar el registro recibido.
Además, se debe poder explotar la información registrada a través de informes y estadísticas. Para ello es necesario contar con una solución tecnológica completa, sencilla e intuitiva.
Una solución completa que automatiza el proceso de registro
La Solución de Registro de Entrada y Salida está adaptada para cumplir todos los requerimientos de la normativa SICRES 3.0 y la Ley 11/2007, y está preparada para evolucionar y adecuarse totalmente las necesidades de cada entidad. ¿Qué dice la Ley 11/2007?
Se accede a la aplicación mediante un navegador web, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
El registro de la información se realiza en formularios personalizados, adecuados a las necesidades del usuario, y ofrece tablas auxiliares para rellenar algunos campos.
Para agilizar las tareas de registro, la solución permite tanto el alta parcial de asientos como el alta masiva, así como seleccionar entidades origen y destino a partir de listas predefinidas de valores que, incluso, pueden estar en otros sistemas con los que fácilmente se puede integrar la aplicación; funcionalidades únicas que ayudan a los usuarios a realizar los asientos registrales de forma más rápida y eficiente.
Con el objetivo de facilitar las tareas de localización de registros, se puede obtener automáticamente el número de registro así como disponer de la ubicación topográfica del documento. Para ello, también, se imprime el sello del organismo con la fecha, el número de registro e incluso se puede incluir un código de barras en el documento físico de entrada, así como un sello digital en el documento digitalizado en formato PDF.
Como comprobante para el ciudadano, se emite el justificante del registro, según el formato que se haya definido previamente.
Para tener controlada la información de los registros realizados, la solución proporciona la hoja de entrada de los asientos realizados en el día por una unidad de registro determinada, desde la cual se pueden hacer informes personalizados y filtros, en función de la unidad de registro destino o fecha de entrada.
La solución tramita la documentación registrada, establece los criterios de distribución que pueden realizarse en función del tipo de documento y distribuye el asiento registral a las unidades de registro. Además, permite trasladar un registro, de una unidad a otra unidad sin pasar por el Registro General, o rechazarlo. Para llevar un control total, todos los movimientos del registro de entrada quedan recogidos en un histórico.
Los registros de salida parten, también, de un formulario de datos personalizable para que se adecue a las necesidades de cada organismo y este registro de salida se puede realizar directamente desde los departamentos que rellenan e incluyen el documento de forma electrónica o digitalizándolo.
Al igual que en la entrada, se puede obtener la hoja de salida de los asientos realizados por una unidad, con la posibilidad de realizar filtros en función de la unidad de registro destino o fecha de salida así como confirmar las presalidas realizadas por las unidades desde el Registro General.
Explotación de la información
La información registrada se puede explotar fácilmente, mediante búsquedas personalizadas, informes y estadísticas.
Además, cada usuario dispone de acceso, únicamente, a los asientos registrales en los cuales conste como remitente o destinatario y puede disponer de la información contenida en estos registros.
La solución ofrece la posibilidad de enlazar los registros con los procesos específicos de cada departamento, relacionando los asientos y sus documentos con los expedientes en curso de una tramitación administrativa.
La interoperabilidad. El reto de las oficinas de registro.
La Ley 11/2007, en su artículo 24.4, en el ámbito de la Administración General del Estado, especifica que “se automatizarán las oficinas de registro físicas a fin de garantizar la interconexión de todas sus oficinas y posibilitar el acceso por medios electrónicos a los asientos registrales y a las copias electrónicas de los documentos presentados.”
Para dar respuesta a los requisitos de esta ley, el Ministerio de la Presidencia promueve, en el marco delEsquema Nacional de Interoperabilidad, la elaboración una nueva versión de la norma de intercambio registral, SICRES 3.0 que supone el punto de partida del SIR (Sistema de Interconexión de Registros).
La norma SICRES 3.0 va a modificar completamente el planteamiento de las oficinas de registro ya que establece la interconexión entre ellas como principio fundamental.
Pero no se trata de aplicar la norma y acatar las leyes; sino de ofrecer un servicio eficaz, de lograr una Administración tecnológica y eficiente.
La solución de Registro de Entrada y Salida de Pixelware ha evolucionado para cumplir todos los requerimientos de la normativa SICRES 3.0 y está preparada adecuarse totalmente las necesidades de cada entidad.
Acceda, también a la Solución de Registro Electrónico.
