Captura e indexación de códigos de barras digitalizados

¿Qué es un código de barras y para qué se usa?

El código de barras es un código que consiste en una técnica de entrada de datos mediante imágenes representadas a partir de combinaciones de líneas y espacios paralelos de distinto grosor y espaciado, que contienen una determinada información. Esta información está representada por números que pueden ser leídos y descifrados por lectores ópticos o scanners.
Así, los códigos de barras permiten identificar rápidamente un producto, ya que cuentan con información concreta acerca de éste.

Podemos, por ejemplo, localizar un producto en un punto de la cadena logística, hacer inventario o consultar las características de un artículo determinado.

Gracias al código de barras podemos identificar cualquier producto en cualquier parte del mundo, ágilmente y sin posibilidad de error.
Los códigos de barras pueden aplicarse en el control de mercancías, a la hora de realizar inventarios, en la facturación de la empresa, para realizar pedidos de reposición de productos que son necesarios, para la identificación de paquetes.

Existen dos tipos de códigos de barras:

  • Los lineales o de una dimensión (1-D). Estos se usan en diferentes productos y permiten incluir mensajes cortos.

 

  • Los lineales o de una dimensión (1-D). Estos se usan en diferentes productos y permiten incluir mensajes cortos.


La estructura general de los códigos de barras, tanto lineales como de dos dimensiones, comparten los siguientes conceptos, aunque su simbología sea diferente:

  1. Quiet zone: se refiere a la zona libre de impresión alrededor del código y que permite al lector óptico distinguir entre el código y el resto de información del documento.
  2. Caracteres de inicio y terminación: son marcas predefinidas de barras y espacios específicos para cada simbología. Marcan el inicio y la terminación de un código.
  3. Caracteres de datos: contienen los números o letras particulares del símbolo.
  4. Checksum: se trata de una referencia incluida en el símbolo. Su valor se calcula de forma matemática con información de otros caracteres del mismo código. Esta parte puede ser importante en cualquier simbología, pero en ocasiones, no se utiliza en todos los códigos de barras.


Los lectores ópticos o scanners captan la información contenida en el código de barras.
Normalmente emiten una línea de luz roja que se refleja en los patrones de luz clara y oscura de las barras y los espacios. Estos reflejos se convierten en una señal eléctrica, que a su vez es transformada por el decodificador del scanner en ceros y unos.
En el mercado existen diferentes tipos de lectores ópticos. Los de tipo pistola láser, que pueden hacer la lectura a distancia, o los que toman la forma de pluma o rastrillo, que requieren hacer contacto con el código.

En cuanto a las ventajas del uso de códigos de barras digitales se encuentran, entre otras:

  • Agilidad en la lectura de los artículos embalados que entran en la empresa.
  • Rapidez en etiquetar productos, pues no es necesario hacerlo sobre el artículo, sino simplemente en el lineal. Ahorrando tiempo y mano de obra.
  • Estadísticas comerciales. El código de barras permite conocer las referencias vendidas en cada momento pudiendo extraer conclusiones de mercadotecnia.
  • Rápido control del stock de mercancías.

¿Qué es un código de barras y para qué se usa?

La digitalización de documentos trata de convertir la información de una imagen o un texto, en un sistema de dígitos, que posteriormente pueden ser usados para su tratamiento informático.

Digitalizar supone convertir una señal de entrada continua (analógica), como una señal de sonido o una imagen en una señal digital que contiene 0 y 1.

Cuando escaneamos una fotografía, el color de los puntos de la imagen se representa por una matriz de números, el valor de cada una de las celdas de la matriz lleva la información del color con la precisión adecuada.

Una vez digitalizada la fotografía, debemos tener en cuenta, que la imagen electrónica obtenida, es una pequeña parte de la información total, suponiendo que el proceso se haya realizado correctamente.

Textos, imágenes o vídeos pueden ser digitalizados, como en el caso que nos ocupa: Códigos de Barras.

Realizar este proceso de forma correcta, supone transformar la información en un formato compatible.Para ello es necesario que los datos puedan ser convertidos en un grupo de números capaces de reflejar esta información de forma precisa y fiable.

En ocasiones, el proceso conocido como “digitalizar”, toma el nombre del dispositivo que realiza esa misma función, como por ejemplo en el caso de escanear, por realizarse a través de un escáner, que convierte la información que hay en papel en un formato digitalizado.

La digitalización de imágenes y textos se puede realizar de diferentes formas.
A la hora de digitalizar un texto, por ejemplo, una factura o autorización manuscrita, debe usarse un software de reconocimiento óptico de caracteres, OCR. Puede que simplemente queramos guardar un documento o imagen en formato electrónico, pero si aplicamos tecnologías OCR avanzadas, podemos además capturar datos de forma selectiva del documento, como pueden ser el número de una factura, un código de barras, importes u otra información. Si almacenamos todos estos datos en una base de datos y la relacionamos con el documento podemos beneficiarnos de ello y aprovechar la información digitalizada para mejorar y automatizar nuestros procesos internos y externos.

Reconocimiento Óptico de Caracteres, OCR (Optical Character Recognition) para los Códigos de Barras

OCR es una tecnología que se encarga de escanear y reconocer los caracteres de cualquier tipo de documentos; en este caso, Códigos de barras.

Con la solución de Pixelware, que incluye un software OCR altamente sofisticado, se transfiere todo tipo de información, incluida la de códigos de barras, a formato electrónico, digitalizado, de forma rápida y precisa. No sólo captura y escanea los datos que contiene el documento, sino que también los almacena en un archivo o base de datos y les proporciona un formato capaz de ser reconocido y recuperado, para ser usado en otras aplicaciones.

La utilización de la tecnología OCR permite la explotación de sus documentos y gestión electrónica, de forma ágil y segura.

La captura de la información de los documentos o imágenes se puede efectuar manualmente desde un dispositivo, como un escáner, que incorpora esta funcionalidad. Con la solución de Pixelware podemos capturar información incluso de forma automatizada, escaneando documentos que se envían a imprimir directamente desde el spool de impresión.

Las soluciones de Pixelware interceptan los datos, captura la información vía OCR y la procesa y guarda, según se haya definido para este documento.

Un ejemplo de la digitalización de códigos de barras

En este ejemplo podemos ver cómo una “Empresa que produce componentes que se usan en la fabricación de coches”, puede beneficiarse de la digitalización y del OCR de sus documentos, códigos de barras en este caso. Esta compañía con sede en Málaga, posee varios locales para las oficinas de la empresa y dos naves en el extrarradio.

La mercancía que entra en esta empresa generalmente está compuesta por diverso material de oficina y piezas que emplea en la fabricación de sus productos. El albarán se digitaliza, es decir, es convertido a formato electrónico y mediante OCR se reconocen y capturan los caracteres del documento, extrayéndose datos necesarios e importantes para las gestiones de la empresa. Los Códigos de barras de cada producto, son capturados y posteriormente utilizados para hacer inventario, realizar pedidos con antelación.

Podemos relacionar un código de barras anteriormente digitalizado para realizar un control de existencias.
De la misma manera en que la mercancía que entra en la empresa tiene sus códigos de barras, la fábrica usará códigos de barras digitalizados para sus propios productos. Así podrá hacer un seguimiento de fabricación, almacenamiento y salida de sus productos, y planificar mejor su producción.

A través de la digitalización de los documentos, podemos tener toda la información de la empresa reflejada en el sistema, así podrá ser gestionada y aumentará, por tanto, el control y seguimiento de los datos.

Los datos pueden ser aprovechados por todos los departamentos, procesos o sistemas relacionados, ya que forman parte de nuestras aplicaciones. Por ejemplo, por el departamento económico-financiero de la empresa que debe realizar un balance del estado económico de la empresa.

La digitalización de los códigos de barras de los productos, por ejemplo, puede darnos mucha información; los productos vendidos, las existencias, los precios, las características del producto. Esta información puede ser utilizada para incluirla en otras bases de datos, como en el caso de la empresa de este ejemplo que necesita realizar un balance de gastos.

Podemos recuperar información necesaria contenida en los documentos, para poder relacionarla en su base de datos gracias a la digitalización selectiva del código de barras y otros datos que guardamos para el uso en nuestros procesos de negocio.

Aprovechando las facilidades que nos brindan las nuevas tecnologías, tales como OCR, la digitalización de los documentos ofrece a una empresa múltiples beneficios:

  • Agiliza procesos importantes de su negocio.
  • Ahorra espacio en el almacenamiento de documentos
  • Facilita el acceso a la información
  • Ofrece estrictas medidas de seguridad.
  • Posibilita la explotación de los documentos, a la hora de llevar a cabo un control y un seguimiento de los mismos.

Con las soluciones de Pixelware, que se basan en la digitalización de la información contenida en los documentos y su incorporación en sus procesos de negocio, podrá revisar sus documentos, comprobarlos o utilizarlos a medio o largo plazo, de forma ágil y sencilla, ahorrando espacio de almacenamiento y con total garantía de seguridad y confidencialidad de sus datos.

Entre otras, las Soluciones de Negocio que se aprovechan de la tecnología de OCR para cumplir con las más diversas demandas de negocio, son:

Soluciones
Entrada y Salida de correspondencia
Gestión de Expedientes de Contratación
Gestión Integral de Facturas