Introducción

La Autoridad Portuaria de Baleares (APB) es un organismo público con personalidad jurídica y patrimonio propio, dependiente del Ministerio de Fomento, a través de Puertos del Estado, que gestiona los cinco puertos de interés general de las Islas Baleares: en Mallorca, los puertos de Palma y Alcúdia; en Menorca, el puerto de Maó, el puerto de Eivissa, y el puerto de La Savina en Formentera.

La APB gestiona estos cinco puertos con las funciones y competencias señaladas en el Texto Refundido de la Ley de Puertos del Estado y de la Marina Mercante, aprobado por Real Decreto Legislativo 5/2011 de 5 de septiembre.

Retos

  • Cumplimiento de las Directivas Europeas en materia de contratación pública.
  • Cumplimiento de la Ley 9/2017 de Contratación Pública en materia de gestión, licitación y tramitación electrónica.
  • Agilización, optimización y modernización de procesos internos y con ello abordar la plena digitalización de los procedimientos de contratación (transformación digital).
  • Cubrir todos los trámites de los distintos procedimientos de contratación.

Facilitar a los licitadores la presentación de ofertas y mejorar la comunicación mediante el portal de Licitación electrónica.

 

  • Control de las incidencias, modificaciones y demás cuestiones que puedan surgir en fase de ejecución del contrato.
  • Mayor transparencia y posibilidad de gestionar la información con el fin de cumplir con los órganos de fiscalización externa.
  • Mejorar la planificación interna y el control de los contratos públicos.
  • Integración sistémica con la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP).
  • Publicación en el Perfil del Contratante de todas las exigencias de la LCSP.
  • Cumplimiento de los requisitos de integridad, disponibilidad, autenticidad, trazabilidad, confidencialidad de la información y los servicios.
  • La solución de contratación pública electrónica deberá poder comunicarse con otros entornos y aplicaciones a través de servicios web. (integraciones).
  • Generar toda la información/documentación para explotar y gestionar los contratos, así como presentar la documentación que se solicita en otros organismos (Tribunal de Cuentas, Junta Consultiva de Contratación del Estado, Portal de Transparencia…)
  • Integrarse y comunicarse de forma ágil y precisa con todos los sistemas de control y seguimiento de expedientes del Departamento de Infraestructuras (GMAO- Gestor de Mantenimiento Asistido por Ordenador, sistema BIM, Microsoft Project y Presto).
  • Integrarse con el Sistema ERP Navision NAV 2017 facilitando el control a tiempo real de la gestión presupuestaria del presupuesto de gastos e inversiones.
  • Integrarse con el Sistema de Gestión Documental existente en la APB, certificado ISO 30.301 en su alcance en los procedimientos de Contratación.
  • Realizar los informes precisos en relación con los procedimientos de contratación pública electrónica para favorecer la toma de decisiones.
  • Facilitar y simplificar a los licitadores los procesos de licitación, presentación de documentación, y seguimiento de contratos.

Solución aportada

Implantación y mantenimiento de una solución informática (plataforma) de gestión de expedientes de contratación y licitaciones electrónicas. Adaptada a los requerimientos exigidos en la TRLCSP y en la Directiva 2014/24/UE, así como las instrucciones internas en materia de contratación aprobadas por la APB. Plataforma basada en solución tipo “On Premise”. Puesta en marcha en los servidores de la APB.

 

Adaptar la Plataforma de Gestor de Expedientes de Contratación a los requerimientos funcionales específicos de la APB y que cubra todas las fases del procedimiento de contratación, e integrarse con todos los sistemas propios de la APB (Navision, Sistema Gestión Documental Alfresco, GMAO, Regweb, Portafirmas, etc.), así como las herramientas de la AGE (Notific@, Rolece, Rea, SCSP (AEAT, Seguridad Social), PLCSP).

Generación de informes estándar y a medida, y de cuadros de mando, tanto para su uso interno como para su remisión a los distintos órganos de control y fiscalización externa de la APB.

La Plataforma estará integrada mediante integración sistémica con la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP).

Desarrollo

Octubre 2016 – Preparación de pliegos.

Enero 2017 – Licitación.

Marzo 2017 – Adjudicación del proyecto de contratación pública electrónica, organización y comienzo. El objetivo de esta fase fue concretar el ámbito y alcance del proyecto. Durante esta etapa se concretaron la fecha de lanzamiento y el calendario de trabajo.

Fase 2 – Análisis de necesidades y desarrollo del proyecto de contratación pública electrónica. Este análisis consistirá en el estudio de la operativa interna y los documentos involucrados, indicando a qué trámite se incorporan. Después se implantaron los procedimientos de contratación y licitación para dar respuesta al documento de requisitos y especificaciones obtenido a la conclusión de la fase anterior.

Enero 2018 – Prueba piloto. Se incluyen aquí todas las pruebas necesarias de los distintos componentes de la solución.

Marzo 2018. Formación y entrada en producción del proyecto de contratación pública electrónica. Se acometió la formación necesaria tanto para los administradores como para los usuarios del sistema y los licitadores. En paralelo fueron acometiendo los trabajos destinados a la entrada en producción de la Solución.

Junio 2019 – Cierre. Ajuste de la misma, a fin de adaptar y mejorar el rendimiento del proyecto de contratación pública electrónica.

Beneficios del proyecto de contratación pública electrónica

  • Crear una relación con los licitadores fluida y cercana.
  • Permitir a los proveedores y licitadores la presentación de la documentación a través del Portal del Licitador, favoreciendo la homologación de proveedores, y evaluación en orden a la mejora en la calidad del resultado de los contratos.
  • Ahorro en papel y en tiempos de desplazamiento del licitador en la presentación de ofertas.
  • Dotar a las licitaciones electrónicas de la máxima transparencia.
  • Ahorro económico: material de archivo, en espacio, en papel e impresión, costes administrativos.
  • Se ha incrementado el rendimiento de tramitación de los expedientes de contratación. En el año 2014 se adjudicaron 8 expedientes abiertos. En el año 2018 se adjudicaron 105 abiertos. Desde el 9 de marzo de 2018 hasta mayo de 2019 se han licitado 240 contratos por procedimiento abierto.
  • Integra, simplifica y normaliza los procesos internos de oferta, evaluación y adjudicación entre administraciones públicas y empresas privadas.

Ahorro de hasta un 20% de los costes de gestión y adjudicación de los procedimientos de contratación pública.

 

  • Fomenta mayor eficacia y racionalidad en el uso de los recursos públicos.
  • Mejora de los recursos dedicados a la gestión de la contratación entre un 40% y un 60%. Se optimiza, tanto en tiempo como en productividad, la labor de las personas empleadas, es decir, mejor gestión y control con menos recursos (tiempo y personas).

Mejora la oferta entre un 2% y un 10%, dependiendo de la competencia en el sector, lo que se traduce en más compras (bienes y servicios) con el mismo presupuesto.

 

  • Reducción de plazos en la contratación electrónica pública.
  • Aumenta la seguridad y confidencialidad del proceso. Ofrece todas las garantías de calidad: ISO 9001 / ISO 27001 / ENS – Alto / ENI.
  • Uso de la información (BIG DATA): mejorar la planificación e impacto en órganos de contratación, control de costes a largo plazo o la elaboración de cuadros de mando.
  • Mejora de acceso a la información disponible de forma digital: Lo que antes significaba ir al archivo físico a consultar el expediente, ahora se dispone información de toda la documentación existente.
  • Mejora de la información de estado del expediente en tiempo real.