La factura electrónica (e-factura)

En este artículo daremos una introducción en:

• ¿Qué es la factura electrónica?
• ¿Cuáles son los beneficios de su implantación?
• ¿Las leyes españolas principales que rigen el uso de la factura electrónica?
• ¿Qué modalidades de facturas electrónicas se reconocen en España?
• ¿Cómo puedo convertir facturas en papel, en facturas electrónicas y viceversa?
• ¿Cómo se aplica a proveedores de la Administración Pública?

Para empezar, queremos resaltar que existen muchos sinónimos que se usan para definir la factura electrónica. Facturación digital, facturación electrónica, facturae, e-factura, factura telemática, etc. Aunque se parecen, hay matices a tener en cuenta.

Puede ampliar este escrito y consultar más información en los artículos: «La facturación telemática» y «La factura digital«.

Pixelware ha creado, entre otras, diversas Soluciones de Negocio para la Gestión Electrónica de los documentos que facilitan el cumplimento de las normativas que rigen la factura electrónica o e-factura:

Introducción en la factura electrónica o e-factura

La factura electrónica (también llamada e-factura o facturae) es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad. Por eso, la factura electrónica funciona como un fichero, generado por un programa o software, que recoge la información relativa a una transacción comercial y sus obligaciones de pago y de liquidación de impuestos .

Aunque sabemos perfectamente qué es una factura, su definición correcta sería el documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de servicios, junto a la fecha de devengo y la cantidad a pagar como contraprestación.

Todas las facturas, independientemente de cómo se transmitan (en papel o en formato electrónico), han de cumplir una serie de campos obligatorios. El Real Decreto 1619/2012, que regula el contenido de una factura, establece que son:

• Núm. Factura
• Fecha expedición
• Razón Social emisor y receptor
• NIF emisor y «receptor»
• Domicilio emisor y receptor
• Descripción de las operaciones (base imponible)
• Tipo impositivo
• Cuota tributaria
• Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido y ser transmitida de un ordenador a otro, recogiendo el consentimiento de ambas partes.

Con este conjunto de medidas, la Factura Telemática ofrece la suficiente confianza para garantizar integridad, autenticidad de origen y no repudio.

La Factura Telemática supone un importante medio para ahorrar costes de creación, emisión, distribución y conservación de las facturas, consiguiendo simplificar procesos administrativos con una considerable reducción de tiempo y espacio ya que las facturas se transmiten por vía telemática, basándose en la aplicación de mecanismos técnicos de certificación (firma electrónica) se garantizan los principios básicos exigibles a cualquier factura (autenticidad de su origen e integridad de su contenido) y se conserva en soporte informático por lo que su consulta puede ser inmediata.

La factura Telemática contiene, en forma codificada, toda la información que es requerida en una factura tradicional en papel, es decir, entre otros, los datos del emisor y del receptor, incluyendo su nombre, NIF o CIF, la fecha de emisión de la factura, domicilio fiscal del emisor, importe de la factura, porcentaje y importe del IVA, etc.

Además, acompaña al documento una firma electrónica que es generada con un certificado digital, provisto al emisor de la factura por una entidad certificadora aprobada por la AEAT.Con este conjunto de medidas, la Factura Telemática ofrece la suficiente confianza para garantizar integridad, autenticidad de origen y no repudio.

La factura electrónica fomenta que las instituciones dejen atrás las facturas en papel y las reemplacen por una versión electrónica de un documento tributario generado electrónicamente, que tiene la misma validez tributaria que la tradicional y registra las operaciones. Todo el ciclo de la facturación puede ser administrado en forma electrónica. En toda Factura se debe agregar también el impuesto al valor agregado o impuesto de valor añadido (I.V.A.).

Beneficios de la implantación de la factura electrónica (e-factura / facturae)

Dependiendo del volumen de las empresas, el ahorro por concepto de administración de facturas (recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Algunas de las razones de este ahorro son:

• Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
• Ahorro en papelería.
• Facilidad en los procesos de auditoría.
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
• Menor probabilidad de falsificación.
• Agilidad en la localización de información.
• Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.

Cuanto más pueda automatizar los procesos, mediante una solución integrada que gestione al máximo las tareas, menos fallos humanos suelen ocurrir y más ahorro y eficacia experimentará. Incluso el seguimiento de impagados se puede gestionar automáticamente e enviar avisos cuando se llegue a ciertos umbrales, previamente especificados.

Además, cuando las empresas operan con esta tecnología, se ven incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica porque permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.

Marco normativo de la factura electrónica en España

La normativa que regula la factura electrónica en España ha cambiado de forma sustancial en los últimos años, y conviene distinguir dos obligaciones que conviven en paralelo: la que ya afecta a las relaciones con la Administración Pública y la que se extenderá progresivamente a las relaciones entre empresas.

Desde 2015, la Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, obliga a las empresas, autónomos y uniones temporales que facturan a una Administración Pública a hacerlo en formato electrónico. Esta obligación ya está en vigor y afecta a cualquier organismo público, con independencia de su tamaño.

Para las relaciones entre empresas y profesionales (B2B), la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, y su reglamento de desarrollo, el Real Decreto 238/2026, extienden la obligación de facturar electrónicamente a todas las operaciones entre empresas y autónomos. El calendario previsto es el siguiente: [REVISAR CLIENTE: confirmar fecha exacta, pendiente de la orden ministerial que debía publicarse en octubre de 2026]

• Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: obligatorio previsiblemente desde octubre de 2027.
• Pymes y autónomos con facturación igual o inferior a 8 millones de euros: obligatorio previsiblemente desde octubre de 2028.

Conviene no confundir esta obligación con Verifactu, un sistema derivado de la Ley 11/2021 (Ley Antifraude) que regula los requisitos técnicos de los programas de facturación para garantizar que los registros no puedan alterarse. Ambas normativas pueden aplicar de forma simultánea según la actividad de cada empresa.

Las diputaciones con capacidad normativa propia (Álava, Guipuzcoa, Navarra y Vizcaya) han desarrollado, además, particularidades propias sobre esta materia.

La factura electrónica en la contratación con el sector público

Para las empresas que trabajan habitualmente con Administraciones Públicas, la factura electrónica no es una novedad: es una obligación vigente desde 2015 y una pieza más dentro del ciclo de vida del expediente de contratación.

Toda factura dirigida a un organismo público debe presentarse a través de un punto general de entrada de facturas electrónicas, como FACe, y en el formato de referencia exigido por la Administración: Facturae, un fichero XML firmado electrónicamente que garantiza su autenticidad e integridad.

Además de los datos habituales de cualquier factura, una factura dirigida a la Administración debe incluir los llamados códigos DIR3, que identifican de forma inequívoca al organismo receptor:

• Órgano gestor: quién ha contratado el servicio o suministro.
• Unidad tramitadora: quién gestiona el expediente.
• Oficina contable: quién tramita el pago.

Estos códigos deben solicitarse al organismo correspondiente antes de emitir la factura, ya que un código incorrecto es una de las causas más habituales de rechazo.

El registro y seguimiento del estado de cada factura, desde su presentación hasta su aceptación o pago, forma parte del mismo proceso que el seguimiento y supervisión de la ejecución de los contratos: una gestión ordenada del expediente facilita también una gestión ordenada de la facturación asociada a él.

Modalidades de la factura electrónica

La factura electrónica es la factura que cumple los mismos requisitos de la factura expedida en papel y que se expide de forma electrónica, siempre que se garantice su autenticidad y su integridad. Para garantizar la autenticidad e integridad existen 3 vías:

• La firma electrónica reconocida que es aquella basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.
• La remisión mediante un sistema «EDI» que aporta integridad y autenticidad.
• Otro sistema que a juicio del Departamento de Inspección Tributaria de la AEAT otorgue autenticidad e integridad, siempre que lo solicite el obligado tributario expedidor de la factura.

De forma general se está aplicando el uso de la firma electrónica reconocida como elemento característico de la factura electrónica. En el caso de las facturas dirigidas a la Administración Pública, la firma electrónica es obligatoria en todos los casos.

La conversión de facturas en papel en facturas electrónicas y viceversa

Recientemente se ha publicado la Orden Ministerial EHA/962/2007, donde se definen los elementos necesarios para convertir las facturas recibidas en papel a su equivalente electrónico, siempre que en la operativa de digitalización se emplee un proceso que garantice que el resultado de la digitalización es imagen fiel del documento original en papel, y que el dispositivo de digitalización (scanner) produce la imagen acompañada de una Firma Electrónica Cualificada (tal como se define en la Directiva 1999/93). Al proceso que lo logra se le denomina «Digitalización Certificada».

Además en esa normativa se indica que las facturas electrónicas se pueden transcribir a papel incluyendo en ellas marcas gráficas de autenticación, producidas según la especificación PDF 417, tal como se dispone en la Resolución 2/2003, de 14 de febrero de 2003, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturación telemática.

No existen requisitos formales respecto a la forma en que se debe proceder a la codificación de la factura.

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica

¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y factura digital?

Una factura digital es cualquier documento en formato PDF, imagen o similar enviado por correo electrónico; no está sujeta a un formato estructurado. Una factura electrónica, en cambio, se genera en un formato estructurado (como Facturae, XML, UBL o EDIFACT) que permite su lectura y procesamiento automático por el sistema del receptor.

¿Es obligatorio emitir factura electrónica a la Administración Pública?

Sí. Desde 2015, en virtud de la Ley 25/2013, toda empresa, autónomo o unión temporal que factura a un organismo público está obligado a hacerlo en formato electrónico a través de un punto general de entrada como FACe.

¿Qué es el formato Facturae?

Facturae es el formato de referencia exigido por las Administraciones Públicas españolas para la factura electrónica. Se trata de un archivo XML que recoge de forma estructurada todos los datos de la factura y que debe ir firmado electrónicamente.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas?

El calendario depende del volumen de facturación: las grandes empresas deberán cumplirlo previsiblemente desde octubre de 2027, y el resto de pymes y autónomos desde octubre de 2028, según lo previsto en el Real Decreto 238/2026.

¿Qué son los códigos DIR3?

Son los identificadores que señalan el órgano gestor, la unidad tramitadora y la oficina contable de la Administración receptora de la factura. Son obligatorios para que una factura electrónica dirigida al sector público sea aceptada correctamente.

Soluciones disponibles

Pixelware ha creado, entre otras, diversas Soluciones de Negocio para la Gestión Electrónica de los documentos que facilitan el cumplimento de las normativas que rigen la factura electrónica o e-factura: Gestión Integral de Factura.