Gestión de la emisión y recepción de facturas tanto en formato físico como electrónico.
Software homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para digitalización certificada. Importantes organizaciones públicas y privadas gestionan sus facturas con Pixelware.
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Recursos
La recepción de facturas
La gestión de las facturas es un punto clave en cualquier organización, en su tramitación están involucrados todos los departamentos, tanto en la emisión a clientes, como en la recepción de facturas de proveedores. Es por ello que se hace necesario disponer de una herramienta que centralice, gestione y coordine todo el proceso.
La Solución de Gestión de Facturas de Pixelware permite definir el proceso, asignar sus actores y establecer una clasificación lógica que permita relacionar las facturas con la información de negocio (pedidos, contratos, albaranes, proyectos, etc.).
El sistema es capaz de gestionar las facturas en cualquier formato (factura en papel digitalizada, factura electrónica, factura-e, etc.), extraer y clasificar los datos requeridos por los libros de IVA, y hacerlos accesibles vía Web, de tal forma que permanezcan actualizados, centralizados y disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Módulos de recepción
La solución de Pixelware gestiona la recepción de las facturas de proveedor, independientemente del sistema utilizado. Para ello ofrece diferentes módulos que se adaptan a las necesidades de cada organización:
- Recepción de facturas en papel. Las facturas recibidas en papel se digitalizan para su archivo y consulta remota; mediante técnicas de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) se extraen los datos para su procesamiento electrónico. Ahora además mediante una digitalización certificada (Pixelware Legal Scan), se posibilita la destrucción de estas facturas, ya que se obtienen copias digitales reconocidas legalmente según la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
- Recepción de facturas digitales. Estas facturas son adjuntas directamente al sistema y almacenadas en formato electrónico, manteniendo su valor legal.
- Recepción de facturas-e. Este formato electrónico dispone de todas las ventajas de las facturas digitales, así como de la posibilidad de automatizar la extracción de la información, agilizando su tramitación.
- El portal del proveedor. Plataforma que la organización pone a disposición de sus proveedores para que, de forma Online, emitan sus facturas electrónicas directamente en el sistema.
Sea cual sea el punto de entrada, la factura es clasificada, almacenada, y relacionada con la información de negocio de la organización; vinculando y validado la factura con el resto de documentos gestionados, de tal forma que, se relacione con el pedido que la originó, el albarán de entrega o el contrato o proyecto al que está relacionado.
Un proceso de validación, aceptación y pago de la factura, coordina a los distintos departamentos que interviene en su aprobación, seleccionando el centro de coste, distribuyendo las facturas en función de los departamentos destinatarios o de los importes, realizando una previsión del gasto en tesorería, etc.
Estos procedimientos pueden ser modificados por los supervisores de la solución (definiendo nuevas tareas, estableciendo vigencias en su realización, configurando las condiciones sobre los datos, etc.), los cuales, además, disponen de acceso a auditorías y estadísticas que les ayudan a determinar el estado de las facturas y el análisis de los procesos establecidos, mejorando los tiempos de respuesta y reduciendo los gastos, así como mejorando la gestión y optimizando los recursos.
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Emisión de facturas a clientes
La solución de completa con la emisión de facturas a clientes. Dicha emisión, se puede realizar por medios manuales o automatizando la generación masiva a partir de los datos almacenados en el sistema contable.
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- La emisión masiva de facturas: Es un sistema básico, sencillo y ágil que permite al usuario cumplimentar un formulario con la información de la factura y firmarla digitalmente convirtiéndola en Factura-e y/o factura electrónica en formato PDF con código de barras PDF417.
- La emisión manual de facturas: Sistema basado en la interpretación, transformación XML, firma digital y envío automático al cliente, de los listados de facturas generados por los sistemas ERP.
En ambos casos, la factura queda almacenada y clasificada en el sistema.
Digitalización certificada de facturas
Posibilidad de destruir las facturas en papel y conservarlas en formato electrónico con plena validez fiscal y legal.
La mayoría de las facturas que recibe una organización siguen llegando en papel, y su conservación exige espacio, tiempo y control. La tecnología permite hoy digitalizar estas facturas para su archivo y consulta remota, y mediante OCR extraer los datos para su procesamiento electrónico.
La normativa española, a través de la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, permite destruir las facturas en papel siempre que se haya realizado previamente un proceso de digitalización certificada con firma electrónica.
Pixelware Legal Scan es el módulo homologado por la AEAT que digitaliza las facturas en papel, las conserva en formato digital con pleno valor jurídico y permite destruir el soporte original.
Cómo funciona Pixelware Legal Scan
- Captura de facturas de una o varias páginas, distinguiendo automáticamente cuándo empieza el siguiente documento.
- Generación de un archivo digital en formato PDF/A, con los campos de homologación exigidos por la Agencia Tributaria, sello de tiempo y firma digital.
- Reconocimiento mediante OCR, que facilita la indexación de la factura según los campos requeridos en los libros de IVA.
- Definición de tablas auxiliares para rellenar automáticamente datos como razón social, NIF o forma de pago.
- Generación de periodos tributarios firmados y almacenados, disponibles para consulta o exportación.
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Cumplimiento normativo y seguridad
- Homologación AEAT. Pixelware Legal Scan cumple los requisitos técnicos exigidos por la Orden EHA/962/2007 y la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
- Valor probatorio garantizado. Las copias digitales conservan la misma validez legal que el documento original en papel.
- Control de calidad. El sistema detecta y avisa si el dispositivo de digitalización no cumple con los requisitos mínimos exigidos, y permite realizar copias de seguridad periódicas.
- Trazabilidad. Todas las acciones quedan registradas con fecha, hora y usuario responsable.
Preguntas frecuentes sobre digitalización de facturas
¿Qué es la digitalización de facturas?
Es el proceso de convertir una factura en papel en un documento electrónico mediante técnicas de OCR, de forma que pueda procesarse, clasificarse y archivarse digitalmente manteniendo su información contable y fiscal.
¿Qué diferencia hay entre digitalizar una factura y la digitalización certificada?
Digitalizar una factura es simplemente escanearla para su consulta. La digitalización certificada, en cambio, sigue un procedimiento homologado por la AEAT que otorga a la copia digital el mismo valor legal que el original, permitiendo destruir el papel.
¿Qué normativa regula la digitalización certificada en España?
La Orden EHA/962/2007 y la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria establecen los requisitos técnicos y legales que debe cumplir el software homologado para la digitalización certificada de facturas.
¿Cómo se digitaliza una factura en papel paso a paso?
La factura se captura mediante escaneo, el sistema genera un archivo en formato PDF/A con los campos de homologación exigidos, se le añade un sello de tiempo y una firma digital, y finalmente se indexa mediante OCR para su clasificación y consulta.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas digitalizadas?
Con carácter general, la normativa tributaria española exige conservar las facturas y su documentación asociada durante un mínimo de 4 años desde el fin del plazo de presentación de la declaración del impuesto correspondiente, si bien este plazo puede ampliarse según el tipo de documento o de operación. Con digitalización certificada, este archivo se conserva en formato electrónico con la misma validez legal que el original en papel.
¿Es obligatorio digitalizar las facturas de proveedores?
La digitalización certificada no es obligatoria para todas las empresas, pero se recomienda especialmente cuando el volumen de facturas es elevado, cuando se busca eliminar el archivo físico y liberar espacio, o cuando se quiere reforzar el cumplimiento normativo y reducir riesgos ante posibles requerimientos de la Agencia Tributaria.
¿Qué requisitos debe cumplir un software de digitalización certificada?
Debe estar homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria conforme al artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, garantizar la firma electrónica y el sellado de tiempo de cada documento, asegurar la integridad y trazabilidad del archivo digital, y permitir el acceso inmediato y completo a la base de datos generada.
Una solución integrada
En la gestión de facturas de una organización, el sistema interactúa con otros módulos que completan la solución y automatizan los procesos existentes.
- ERP. Las facturas comparten información con los sistemas de gestión financiera de la organización, contemplando verificación y retención del crédito, aprobación del gasto y creación del asiento contable.
- Digitalización masiva. Herramientas que optimizan la ingesta y el reconocimiento de grandes volúmenes de facturas recibidas en papel, integrables de forma transparente con la solución de Pixelware.
- Digitalización certificada. Software homologado por la AEAT que permite digitalizar las facturas en papel manteniendo su valor legal y posibilitando la destrucción del original.
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