Introducción de Safwan Nassri – director de PIXELWARE
Soy Safwan Nassri, el director de PIXELWARE. La compañía que patrocina este espacio.
Realmente lo único que voy a hacer es una brevísima introducción y una presentación de la mesa y daré a continuación paso a los componentes que nos va hacer la presentación, que va a hablar del TEEC.
Bien el TEEC como muchos ya conocen en el sector público en Cataluña es el Tramitador Electrónico de Expedientes de Contratación desarrollado específicamente para cubrir las necesidades del sector público y bueno, quizás destacar una cuestión, un concepto único, principal que diría que sería una de las cuestiones que se preguntaría cualquiera.
Como cuál es realmente la característica más interesante, o más importante que pueda tener una herramienta adecuada en el ámbito de la contratación pública una herramienta electrónica en el ámbito de la contratación pública.
Bien, pueden ser muchas cosas, pero principalmente destacaríamos la capacidad de adaptación y la flexibilidad.
Esto es exactamente el caso del TEEC, el TEEC es un ejemplo de cómo una herramienta de mercado ha podido ser adaptada y personalizada para cubrir las necesidades de distintos organismos del sector público. Es un proyecto que se ha desarrollado, desde nuestro punto de vista, con un tiempo bastante corto, adecuado, para lo ambicioso que es el proyecto.
Parte de ello es por el hecho de haber estado basado en una plataforma que está probada y testeada por distintos organismos tanto a nivel nacional o como a nivel internacional. El proyecto ha sido dirigido por parte de la junta consultiva. Además ha sido una colaboración técnicamente entre PIXELWARE y HP a nivel de ejecución del proyecto. Y desde luego si ha sido un éxito clarísimo, es por especialmente por un lado el hecho de que distintos organismos han puesto en común todas las necesidades y todos los requisitos que tienen a nivel de plataforma y a nivel de funcionalidad en el ámbito de la contratación y también, por supuesto, por la gran experiencia que tiene el equipo de la junta consultiva en el ámbito de las herramientas de contratación electrónica.
Así que con esto prácticamente cuento en qué ha consistido el proyecto y doy paso a los verdaderos protagonistas, que los introduzco.
- Araceli Roca y Marmenau, perdonad, lo voy a leer en catalán, con mi catalán responsable de soluciones y contratación del centro de telecomunicaciones y tecnología del Departamento de Vicepresidencia y de Economía y Hacienda
- Sara Molina Alonso, jefa del área de clasificación empresarial y registro de la secretaría técnica de la junta consultiva de contratación administrativa y
- Laureà Sarrias y Prats, jefe del departamento de compras y contrataciones del Centro de Iniciativas para la reinserción.
Y nada más, muchas gracias y doy paso.
Presentación conjunta de voy de Sara Molina Alonso y Araceli Roca y Marmenau
Buen día. Hola, buen día. Haremos una presentación, en primer lugar Araceli y yo compartida ya veréis, que empezaré a hablar yo, y después continuará Araceli con su exposición con la perspectiva y el despliegue que se está llevando a cabo del TEEC en todo el sector público de la Generalitat de Cataluña. Y para finalizar nuestra intervención participará Laureà.
Laureà, en el centro CIRE, fueron los pioneros en el TEEC y nos explicará cuál fue su experiencia y los pros y contras que encuentran desde su organización acerca de esta herramienta.
Bueno, para empezar, indicaros que obviamente el TEEC ahora haremos un “zoom” el de las la negra es a lo que se ha comentado en la primera intervención a las 09:00 de esta mañana sobre el modelo corporativo de contratación de la Generalitat de Cataluña ya os explicaremos que es una pieza clave dentro de este modelo corporativo, pero obviamente, no podemos hablar del TEEC ni de las herramientas corporativas en materia de contratación sin hacer referencia a toda la normativa, en materia de contratación que tienen gran impacto en estas herramientas, obviamente….
Empezamos trabajando con temas electrónicos o de contratación electrónica sobre todo desde los primeros paquetes de directivas comunitarias del 2004. Ahora tenemos las directivas comunitarias del 2014, aún no transcritas, pero que hemos nosotros de ir trabajando por tal de adaptarnos a sus previsiones. Sobre todo para conseguir disponer de un sistema de contratación electrónica, que nos permita tramitar los expedientes de contratación de manera íntegramente electrónica; desde el momento que se detecta la necesidad de contratar un determinado elemento o un determinado servicio, hasta el momento de liquidación y cierre, de ese expediente de contratación.
También tenemos que tener en cuenta que no solamente adaptamos las herramientas de contratación electrónica, a las normas que proveen las directivas comunitarias, sino toda una sucesión de normas que nos afectan en materia de contratación pública y en materia de tramitación electrónica.
Recientemente la ley de procedimiento administrativo de las administraciones públicas, la ley de transparencia, que también tiene previsiones en materia de modelo corporativo de contratación, el decreto ley: 3/2016, en mesuras urgentes en materia de contratación pública.
Y el más reciente proyecto de ley, de contratos del sector público, que se está tramitando actualmente en el congreso de los diputados.
Pues bien, toda esta normativa nos está haciendo avanzar en todos los proyectos de contratación electrónica y obviamente adaptarnos a esta normativa.
Por lo tanto, el TEEC nació con unos determinados procedimientos, tipos de contratos, y progresivamente estamos trabajando en adaptarlos a estas previsiones normativas.
Como antecedentes del TEEC, en este caso concretamente, tenemos la indicación del acuerdo del 6 de noviembre del comité de dirección en materia de contratación, de crear un nuevo módulo de tramitación y seguimiento de la contratación pública, que se tenía que destinar a las entidades del sector público de la Generalitat de Cataluña.
En este caso, que por su perfil contratante específico, respondiera a alguno de estos tres supuestos:
- Que tuviesen menos de 100 contratos (no menores) al año.
- Que por el volumen de contratación anual de estas entidades fuese inferior a 1 millón de euros
- y que no ejecuten su presupuesto en GECAT.
Después, se recogió por acuerdo del gobierno de la Generalitat de Cataluña de proyectos corporativos para el despliegue de la administración electrónica esta herramienta. Por lo tanto, ésta ya es una herramienta corporativa y la regulación específica del TEEC la encontrareis en la orden: ECO/295/2015.
Bien, situados ya en el marco normativo del TEEC debemos hacer mención a que el TEEC obviamente forma parte del modelo antes mencionado, corporativo de la Generalitat de Cataluña de e-contratación. Este modelo corporativo tiene dos partes muy diferenciadas: encontrareis en la parte de abajo una parte de Back Office, que está compuesto básicamente por el gestor de expedientes de contratación. Este gestor de expedientes de contratación electrónica está destinado y nació con la vocación de dar soporte a la tramitación de contratación para los departamentos de la Generalitat de Cataluña.
Después haremos una pequeña comparativa entre el GEEC y el TEEC y os explicaremos cuáles son sus grandes diferencias.
Después se vio la necesidad, obviamente para dar cumplimiento a las directivas Europeas y normativa interna, que el resto de entidades del sector público de la Generalitat de Cataluña había de disponer también de tramitadores electrónicos en materia de contratación y por este motivo nació el TEEC. El TEEC es una herramienta más simple de tramitar los expedientes de contratación que no pasa con el GEEC. El GEEC es una herramienta “SAB”, es una herramienta compleja, en cambio el TEEC es una herramienta WEB mucho más sencilla de tramitar con ella, lo que no ocurre con el GEEC
¿Qué más tenemos en el Back Office de herramientas de contratación? Pues tenemos, el registro público de contratos, que como sabéis, es la herramienta que se hace servir para informar la contratación de todo el sector público de Cataluña, no solamente de la Generalitat de Cataluña, sino ahora también las administraciones locales tienen la obligación de informar este registro, por lo que respecta al exterior.
Al Front Office, cómo damos a conocer las licitaciones y la información contractual a terceros, pues tenemos las herramientas de “e-Licita”. Tenemos la plataforma de servicios de contratación pública, es decir, “el perfil de contratante”, que es quizás como más habitualmente se conoce.
La herramienta de sobre digital, que justo ahora estamos construyendo con la intención de hacer un pilotaje en breve y tenerlo a disposición de los órganos de contratación a partir, si es posible, del Septiembre de este año.
Y la herramienta de subasta electrónica, que está plenamente operativa y de la cual ya se le está haciendo plenamente uso sobre todo para el ámbito local.
El registro electrónico de empresas licitadoras y clasificadas en el cual las empresas que quieran nos pueden facilitar sus información relativa a capacidad y solvencia por tal que los órganos de contratación cuando se presentan estas empresas con una determinada licitación, se genere un certificado con la información que han presentado estas empresas y la vocación de que este certificado esta información sustituya el contenido del “famoso sobre A” de todos los expedientes de contratación.
Vinculado con el registro público de contratos tenemos el acceso ciudadano, el registro público de contratos desde que la ley de transparencia obligó a que toda la información contractual se publicase y fuese transparente, se creó este acceso ciudadano de tal manera que toda la información que tenemos en el registro público de contratos ahora es accesible desde el portal de transparencia de la Generalitat de Cataluña.
Obviamente, todas estas herramientas están integradas con el gestor corporativo de identificación con el registro de entrada y salida con validación de firmas bueno, con una serie de herramientas que nos facilitan la gestión de la contratación pública.
Bueno, unas pequeñas diferencias entre el GEEC y el TEEC: El GEEC, como os he comentado, nació dirigido a departamentos y a entidades del sector público de la Generalitat que tienen GECAT, como gestor económico-financiero y que tienen un alto volumen de contratación pública.
En cambio, el TEEC nació dirigido y pensando en aquellas entidades del sector público que, de acuerdo con unos criterios objetivos de eficiencia, que son los que he comentado antes, derivados a su perfil de contratante, requieren un sistema de información más sencillo que no un SAB.
El GEEC involucra a toda la organización, desde los órganos de contratación pasando por interventores, asesorías jurídicas, archivistas unidades de contratación, unidades de gestión económica, mediante una herramienta de “work flow” que va vehiculando el expediente de contratación este expediente viaja y va pasando por todos estos gestores y unidades.
En cambio, el TEEC es una herramienta pensada para las unidades de contratación es decir la unidad de contratación es la que va haciendo las gestiones todas las tramitaciones del expediente de contratación y se encarga de toda esta información y documentación subirla a la herramienta. El GEEC está integrado con el GECAT con los sistemas corporativos de contratación, como les comentaba, con la plataforma de servicios de contratación pública con el RPC y con el RELY.
El TEEC también tiene sus integraciones, de hecho, una de sus vocaciones o una de sus finalidades más importantes del TEEC no es sólo dar cobertura al proceso de tramitación de contratación, sino facilitar la gestión de la contratación a los gestores; por lo tanto, cuando el usuario está tramitando su expediente de contratación y toca publicar la licitación en su perfil de contratante en la plataforma estas dos herramientas ya están integradas, de tal modo que la información que tiene el TEEC se traslada prácticamente automáticamente con una previa revisión a la plataforma de servicios de contratación pública y una vez finalizado el expediente de contratación, también dándole a un botón haciendo una previa revisión del expediente toda la información necesaria se registra en el registro público de contratos de la Generalitat de Cataluña.
Con el GEEC, disponemos de la generación de firmas electrónicas, gestión de documentos electrónicos disponemos de plantillas, disponemos de porta-firmas, la copia auténtica, etc. Con el TEEC, también disponemos de documentos electrónicos en nuestro caso no disponemos de plantillas, pero en breve dispondremos de un portafirmas también la integración de la herramienta de copia auténtica por lo tanto el TEEC ahora dispone de un par de integraciones, plataforma y RPC como os he dicho, pero vamos trabajando para incorporar otras integraciones, como también la notificación electrónica.
Bueno, ¿cuáles son las finalidades estratégicas del TEEC? El TEEC es una herramienta estratégica para la Generalitat de Catalunya. Con esta herramienta se pretende impulsar y facilitar la gestión electrónica de todo el sector público de la Generalitat de Catalunya. Que todas las entidades públicas dispongan de la misma herramienta para tramitar sus expedientes de contratación, facilitar a todas estas entidades que tramitan sus expedientes en el TEEC, den cumplimiento a las previsiones normativas en materia de contratación pública todas las que os he comentado en primer término y a la vez, por el hecho de trasladar toda la información al registro público de contratos. También se ha de dar cumplimiento a las obligaciones de comunicar la contratación tanto a la sindicatura de cuentas, como al portal de transparencia.
Una de las otras finalidades del TEEC es alinear a las entidades del sector público al uso de los medios de contratación electrónica, optimizar recursos y el aprovechamiento compartido de todas las herramientas corporativas de contratación, para evitar que todas estas entidades hagan sus propias herramientas de tramitación electrónica, de expediente de contratación.
Todas tienen la misma si hace falta hacer adaptaciones normativas, o una serie de adaptaciones estas adaptaciones se asumen desde la secretaría técnica de la junta consultiva que revierten en una mejora única para todas las entidades que utilizan este sistema.
Y por último, obviamente, una de las finalidades más importantes de TEEC es que ayuda a disponer de toda la información íntegra de la contratación que se está llevando a cabo en Cataluña; información exhaustiva de la contratación pública de toda la administración de la Generalitat, dado que toda esta información contractual se recoge en el registro público de contratos y desde ahí se hace todo el tratamiento estadístico necesario para tener conocimiento de esta contratación.
Bueno, le paso la palabra a Araceli. Buenos días. Desde una visión más técnica hemos hecho un pequeño esquema de que nos aporta que nos da el TEEC, de que piezas se compone. Como ya se ha dicho al principio, está basado en un producto de mercado, un producto de PIXELWARE, adaptado a las necesidades de las entidades de la Generalitat y de toda la administración pública catalana también en el ámbito local.
Da cobertura a todo el ciclo de vida completo. Es una herramienta, como ha comentado antes Sara, para las unidades de contratación es la herramienta de la unidad de contratación de la organización y no llega solamente hasta la formalización del contrato, sino que también debe tener toda la ejecución del contrato hasta su liquidación. Se trata de un BackOffice, como hemos visto en el esquema general de contratación, y por lo tanto es la herramienta del gestor. Esta herramienta del gestor a través de la integración de la plataforma de servicios de contratación pública, que será la ventana al mundo, y la comunicación al mundo empresarial con las publicaciones en recibir preguntas y respuestas y ofertas electrónicas, todo a través de la plataforma llegará a nuestro BackOffice, nuestra herramienta de trabajo como gestor de la unidad de contratación, que será el TEEC.
También, es muy importante e interesante que esté toda la parte de ejecución, para poder enviarlo al registro público de contrato de todas las fases que nos pide el registro, tanto la formalización como las modificaciones, las prórrogas y llegar a la liquidación del contrato hacia el RPC, ahorrándonos la duplicidad de tareas, al entrarlo en todos los sistemas.
Está basado en una gestión de estados. El producto de contratación electrónica de PIXELWARE permitía las dos visiones de tramitación como herramienta, permite trabajar por Work Flows específicos de cada entidad o permite trabajar en gestión de estados. Esta fue una de las decisiones estratégicas que tomamos con el objetivo que nos marcó el comité director de poder hacer un rápido desarrollo alrededor de unas 100 entidades entre un año y medio y dos años Esto condicionó bastante en la decisión que tomamos ya que es una gestión de estados flexible y homogénea para desarrollar esta solución de forma rápida en todo tipo de entidades del sector público.
Dentro de esta gestión de fases y estados tenemos, básicamente, dos esquemas de tramitación muy diferentes; uno para el menor, o asimilado a menor entendemos como asimilados algunos derivados de Cormar, que son para recomendar directo o algunas instrucciones internas de poderes adjudicadores que han simplificado la tramitación y los no menores que, como sabemos, es el circuito de contratación en todas las fases de licitación y demás.
Esta herramienta es muy, muy flexible. Tanto, que el gestor, cuando empieza el expediente puede ver las fases y los trámites que le propone el sistema de acuerdo a estos dos esquemas de tramitación y puede hacer ajustes para ese expediente en concreto, sobre esa tramitación concreta. También permite, a partir de estos esquemas básicos generarnos esquemas específicos para nuestra entidad y poder tener circuitos ad hoc por cada entidad. Entendiendo, sobre todo, que tiene sentido con poderes adjudicadores que tienen capacidad de decisión.
Otra pieza fundamental de cualquier gestor de expedientes y, por consiguiente, del TEEC, es el gestor documental. Todos los documentos del expediente estarán ordenados y archivados en este repositorio documental. Esto nos lo aporta el expediente electrónico el cambio de un expediente papel a un expediente electrónico, nos lleva de trabajar en una carpeta llena de documentos a trabajar en un sistema que tiene, por una parte, tiene datos, datos estructurados, información que nos permite la interoperabilidad e integración con sistemas terceros. Tiene también los documentos ordenados en una carpeta y por otra parte tiene trazabilidad en la que, dentro de la herramienta, vamos pasando por unos estados y va quedando traza de los momentos en que avanzamos o retrocedemos las tareas y qué usuario lo está haciendo.
Por lo tanto, el expediente electrónico nos da riqueza frente al expediente en papel el cual es, prácticamente, sólo la carpeta con los documentos. Aquí, con TEEC, tenemos los documentos, pero también datos estructurados y trazabilidad de quién hace qué y en qué punto está el expediente en todo momento lo cual pueden ver los usuarios que entran, en qué punto se encuentran.
Como estructura organizativa, realmente tenemos un rol básico, que es el rol tramitador. Toda la unidad de contratación tiene acceso a todos los expedientes, en principio este es un producto pensado para entidades que no tengan un gran volumen de contratación y es importante que todos los gestores tengan acceso, en todo momento, a sus expedientes. También hemos puesto un rol de consulta. Este rol está más enfocado hacia intervenciones, a órganos de contratación, a otras unidades que no están tramitando, pero que nos interesa que puedan consultar los expedientes, los que antes con la carpeta llegaban encima de la mesa para hacer algún tipo de actuación, en este caso les damos rol de consulta para que, a la vista de todo el expediente, puedan fiscalizar o hacer sus informes. Y, finalmente, un administrador de entidad que mantendrá los usuarios de la entidad, cuáles son las unidades productoras, tablas específicas de cada una de las entidades.
En cuanto a la firma, estamos trabajando. Próximamente tendremos la integración con la validación de firma electrónica. Ya podemos subir documentos firmados, evidentemente el objetivo es que todos los documentos subidos al sistema sean documentos electrónicos firmados, o bien documentos electrónicos escaneados que tengan la validez de documento original. Aún así, el sistema no obliga a que estén todos los documentos firmados en el sistema, por lo que vemos que el paso de digital a electrónico necesita un proceso y el sistema está abierto a que, si en algún caso queremos escanear y subir el documento solamente escaneado, lo podamos hacer.
Evidentemente, debemos seguir trabajando para que en un futuro el expediente sea totalmente electrónico con todos sus documentos firmados.
También trabajaremos en la integración del portafirmas corporativo de la Generalitat, que debe permitirnos incorporar el órgano de contratación en el sistema, ya que en estos momentos, está fuera del sistema en sí próximamente incorporaremos las órdenes de contratación.
Otras funciones típicas de cualquier gestor de expedientes, que también son realmente interesantes, también son pues todo el tema del listado, una ficha completa del expediente para tener agregada una visualización de todos los datos que tenemos en las distintas pestañas un calendario de actuaciones, compartido por toda la unidad de contratación donde aparecen todos los eventos más relevantes de las contrataciones cuándo tenemos las mesas, las fechas de final de presentación de ofertas, el retorno de las garantías de aquellos expedientes, que ya tienen unos cuantos años por lo tanto, es toda una serie de alertas y ayudas para el gestor.
Además, una de las ayudas más valoradas por los usuarios es la ayuda contextual, de manera que, en cada uno de los estados va alertando e informando de cuáles son los datos que deberías informar en ese punto de la tramitación cuáles son los documentos obligatorios dentro de esa fase. Tienes un recordatorio a medida que vas llenando los datos y los documentos te aparece un “checklist”, hecho, hecho, hecho, para que lleves el control de cómo estás dentro de ese estado y cuáles son las tareas mínimas y obligatorias, a parte de la demás información que puedas añadir.
Este sería el esquema del producto.
Las integraciones que tenemos hoy en día son el “GECAT”, que es el gestor de identidades, que también está integrado en la unidad por lo tanto la identificación, tanto de Generalitat como en ámbito local, se haría desde un punto central de identificación el registro público y la plataforma, como ya hemos comentado.
Y estamos trabajando para integrar notificación electrónica el escaneo certificado, el portafirmas, en próximas versiones probablemente nos enfocaremos en integrar factura electrónica; la cual tenemos la petición de integrar. No hemos querido integrar con económicos-financieros, por el mismo objetivo que nos marcó el comité director que fue el de poder desarrollar una amplia variedad de entidades de manera muy rápida. Si hubiéramos comenzado a integrar la gran cantidad de económicos-financieros que pueda tener cada entidad no habríamos podido, en absoluto, haber asumido estos calendarios. Por lo tanto, de momento, no se está integrando el económico-financiero, no se están integrando sistemas de compras, de almacenes, de logística, o sistemas propios.
Bien, una vez explicado qué es esta herramienta y qué nos aporta, queremos mencionar los puntos fuertes destacados por los usuarios, aunque después, Laureà podrá confirmarlo.
Basado en una encuesta de satisfacción de todas las entidades que han entrado el pasado año 2016, evidentemente uno de los puntos fuertes es esta integración de RPC y PSCP que ahorra tiempo y tareas, que garantiza la seguridad y la integridad de los datos y la calidad de la información, que estamos pasando a los distintos sistemas, ya que todos los sistemas tienen los mismos datos de información, da mucho seguimiento y control de los expedientes del gestor porque en el documento, entra en el sistema y ve cuántos tienen en cada estado que punto tiene cada expediente, que le falta por hacer. Por lo tanto, puedes llevar el control de cualquier persona de la unidad, no necesita tener la carpeta encima de su mesa, sino que solo con entrar en el sistema puedes ver cómo está todo. El hecho de tener este control de todos los informes y todos los expedientes en un único sistema permite evidentemente hacer análisis de las estadísticas y, por lo tanto, definir estrategias de contratación o establecer criterios de cómo se tiene que contratar dentro de la entidad que cuando no se tiene esta información, como cuando está disgregada en diferentes carpetas, es mucho más complicado.
Otro tema que se valora positivamente es que tenemos un único maestro de empresa para todas las entidades que trabajan con el sistema que, evidentemente, no lo hemos dicho, pero es un sistema multientidad. Todo se trabaja en un mismo sistema y cada uno ve sus propios expedientes, pero esta base de datos de empresas es común, de forma que si otra entidad ha entrado en aquél proveedor, la dirección de las personas de contacto, cuando entra la siguiente entidad ya lo encuentra anotado.
Al cumplir toda la normativa de la ley de transparencia que en el momento que se implantó, a todos los gestores los inquietaba bastante, entonces el saber que se cumplía en este sistema les dio mucha tranquilidad y, sobretodo, la flexibilidad de este ajuste.
Queríamos comentar el tema dentro del proyecto de gestión del cambio porque realmente, el desarrollo de este producto no es un proyecto tecnológico, en lo absoluto, es sobretodo un proyecto de gestión del cambio. El producto ya está, está construido, por lo tanto, ya lo tenemos. La complejidad, o posible dificultad, es este cambio pasar de trabajar en papel, a trabajar con electrónico y es un cambio para la unidad de contratación, pero es un cambio para toda la organización porque a la unidad de contratación tienen que llegar los informes justificativos, toda la documentación en electrónico. Por lo tanto, la relación con sus unidades dentro de la organización también cambia.
Por esto, se hizo un plan de comunicación y un plan de formación para implicar a todos los agentes desde el inicio y limitar este impacto del cambio cultural tan importante que representa. Dentro del plan de comunicación, hicimos diferentes acciones lanzamientos de proyectos una sesión informativa a los interventores, ya que son unos agentes muy relevantes dentro de la tramitación de la contratación y queríamos que estuvieran informados y alineados con el proyecto, entendiendo que son las personas claves para que pueda ser implementado con comodidad e ir informando de todas las actuaciones que tienen que hacer y cuáles son los próximos pasos en comunicar. Y finalmente, recibir feedback a través de encuestas de satisfacción a través de diferentes canales, como reuniones presenciales, correos electrónicos, newsletters de cómo va avanzando el proyecto y también a través de una herramienta de Google, una herramienta de colaboración donde podemos tener toda la información compartida del proyecto. Esto, en cuanto a comunicación.
En cuanto a formación, en la parte de formación presencial, en la escuela y el certificado de la escuela de administración pública también se ha querido hacer un gran esfuerzo y hacer énfasis en todo el e-Learning, una herramienta de formación con vídeos, vías breves y demás que hemos puesto en esta herramienta de moodle para dar facilidad en la formación y la auto-formación.
Si tenemos 100 entidades haciendo uso de esta misma herramienta, el movimiento y el dinamismo del personal que está en las unidades de contratación es muy alto, por lo que, con un proyecto como este, esta base de formación es básica.
En cuanto al modelo de relación del proyecto, tenemos una dirección de proyecto que, como ya se ha comentado, es donde está la junta consultiva el área “tic” y la dirección general de contratación pública que es la que nos da las directrices en el ámbito de contratación los jefes de proyecto y también un proveedor que, de hecho, está llevando a cabo todo el desarrollo. Todo esto, coordinado a través de una oficina de soporte para el desarrollo, ya que hay muchas convocatorias, muchos mails y mucho trabajo que a través de esta oficina y apoyándonos mucho en la herramienta de e-Learning, este moodle, nos ha permitido hacer un rápido desarrollo.
Por parte de las entidades, también pedimos un jefe de proyecto que sea el interlocutor del proyecto y la dirección y después las unidades de contratación que serán los usuarios que reciben la información.
Bien, como estrategia de implantación empezamos por hacer un pilotaje con tres entidades entre ellas el CIRE, Centro de Iniciativas para la Reinserción. Escogimos entidades bastante diferentes del sector público, el CIRE, como también una Escuela de Administración Pública (EAPC) y un museo (MNAC), para tener diversidad de interlocutores y entre todos, definir y diseñar una solución basada en un producto de mercado que diera cobertura a todas las necesidades de las distintas visiones de las entidades.
Todo esto con una activa participación del consorciador, tanto en el diseño, como en la valoración de la solución. A partir de aquí, sacamos unas conclusiones que este piloto nos marcó como objetivo: Validar la herramienta, ver que esta herramienta y los circuitos que habíamos construido eran utilizables, flexibles y se adaptaban a las entidades. Validar, también, todo el modelo de integración, observando que estas integraciones eran reales y funcionaban correctamente. El modelo de implantación, ver que esto realmente se podía implantar. También, probar tanto el modelo de gestión como de soporte en estas entidades con esta herramienta. Y de aquí, salieron unas conclusiones. Después de este pilotaje, dimos el punto de salida a este desarrollo, ya que vimos que esta solución que se había implementado daba respuesta y que, por lo tanto, podíamos poner en marcha el desarrollo y también nos permitió tener unos criterios para diseñar la estrategia de desarrollo.
¿Cómo hacemos este desarrollo? Pues, a partir de este piloto, pudimos medir los esfuerzos ¿Qué equipo necesitábamos para hacer este desarrollo como proyecto? ¿Qué impacto tenía en cada una de las entidades?, es decir ¿Qué esfuerzo debemos pedir a cada una de las entidades para que puedan incorporarse y entrar en el GEEC? y finalmente, también, un modelo de costes asociado a este desarrollo.
De esta estrategia de desarrollo, definimos un modelo en el cual hacíamos grupos, a los que nombramos “slots”, grupos de entidades que iban desarrollando conjuntamente en dos meses de proyecto de desarrollo. A partir del Kick-off, dos semanas de preparación en los que cada entidad tenía que entregar información propia de su entidad que necesitábamos para materializar la herramienta; una formación presencial, que eran 4 sesiones repartidas en un par de semanas en la escuela de administración pública; después unas pruebas y una fase de homologación, donde la entidad, ya en su casa con sus PCs y con la herramienta en el entorno de preproducción, debía probar la herramienta y también rellenar el formulario de homologación, es decir, verificar que lo había recibido, que estaba preparada para utilizar la herramienta que no encontraría ningún tipo de problema. En una serie de casos difíciles tenía que realizar un expediente abierto, un enunciado o un menor, para asegurar que estaba preparada para salir al mundo con el TEEC Y después de esto, un par de semanas, que hemos alargado a un mes de soporte post-implantación con sesiones presenciales, donde nos acercábamos a las empresas para ayudarles con ello, y de aquí con el soporte estándar. Todo esto, basado en estas 4 sesiones de formación presencial y, sobre todo, en la plataforma de formación por todo el contenido.
Con esta estrategia o modelo de desarrollo, durante 2016 abordamos, entre abril y diciembre, 28 entidades agrupadas en 6 “slots”, de 4 entidades cada uno para validar todo este modelo de desarrollo validar los materiales, la formación y todo el esquema y a partir del verano, fueron 2 slots en 6 entidades. A partir del 31 de marzo empieza el calendario de desarrollo del 2016, que hemos finalizado según la previsión.
Para el 2017 tenemos previsto abordar 70 entidades, en 9 slots de entre 8-10 entidades por slot y hay 2 slots exclusivamente reservados para ámbito sanitario, que es muy específico.
El consorcio CAOC se está preparando también para hacer el desarrollo en ámbito local y por esto en este 2017 incorporaremos 3 entidades de ámbito local dentro de los slots, que harán de “piloto” para el ámbito local y a partir de aquí entendemos que CAOC tendrá igual que nosotros hicimos el piloto en 3 entidades y a partir de ahí pudimos definir las estrategias de desarrollo que queríamos incorporar. Entendemos que con este piloto ha de servir el consorcio también para hacer este análisis y estrategia de desarrollo en el ámbito local.
Este es el calendario que tenemos programado para este 2017. Como veis es un calendario súper, super ajustado todo está absolutamente encadenado. Son unos calendarios muy inamovibles porque en el momento en que se nos fuera un slot esto podría impactar en el siguiente slot. Por lo tanto somos “estrictos” con este calendario de desarrollo y si alguna entidad quedase descolgada de su slot hasta el slot siguiente, seguramente, no podrá entrar sin la homologación o en la entrada en productivo con el soporte porque si no somos muy rigurosos no podremos cumplir .
Con el calendario establecido y concretado con la dirección, paso la palabra a Laureá.
Muy bien, muchas gracias, en primer lugar agradecer a Araceli y a Sara Molina que me hayan dado la oportunidad de participar en este congreso para hablar del TEEC que es una herramienta que nos ha tenido bastante ocupados en los 2 o 3 últimos años. En primer lugar, yo vengo en representación, de la empresa pública Centro de Iniciativas para la Reinserción (CIRE).
El CIRE es una empresa pública que depende del departamento de justicia de la Generalitat de Cataluña y, si me permiten, os leeré brevemente cuál es su propósito que tiene detallado en la ley 23/2009 del 23 de Diciembre. Y que dice que el propósito del CIRE es facilitar la reinserción socio-laboral de los internos en centros penitenciarios y educativos de Cataluña mediante la creación, aplicación y el desarrollo de programas formativos y educativos, la creación de puestos de trabajo adaptados a las necesidades de estas personas y otras actuaciones encaminadas a conseguir su reinserción.
De hecho, resumiendo, nuestra misión es la de procurar la rehabilitación y la reinserción de los presos de las cárceles de Cataluña y de los centros educativos de menores a través de acciones formativas y de darles trabajo básicamente en nuestros talleres.
Bueno, el CIRE hoy por hoy es un medio propio. Como sabéis el tema este de los medios propios esta últimamente algo convulso de acuerdo con la aplicación de la directiva 24/2014 que regula todo el tema de los medios propios, pero de hecho hasta ahora y pienso que en el futuro también CIRE es medio propio de la administración de la Generalitat y de la administración local también. Y como a tal, como empresa pública que somos cumplimos los encargos de las administraciones que nos dirigen y también trabajamos para el sector privado. Por ejemplo entre nuestros clientes, porque lo debemos decir, de las administraciones públicas y por tanto del sector público se encuentra el ICS para el cual, por ejemplo, confeccionamos sabanas en nuestros talleres de confección para todos los hospitales de Cataluña. Varios departamentos que nos encargan carpetas y que fabricamos con nuestros talleres de Artes Gráficas de la prisión de Ponent, y de la prisión Model de Barcelona. O, por ejemplo, uno de los trabajos que es una de las líneas de negocio más importantes en CIRE que es la gestión de prácticamente todas las cocinas de todas las cárceles de Cataluña. Veréis que luego explicaré que esto nos supone mucho trabajo para la cual usamos, como no, el TEEC.
Bueno dicho esto, que es una pequeña presentación de que es el CIRE y que hacemos bien, deciros que se nos propuso, creo en el año 2014 o por ahí, los años ya se me olvidan un poco, se nos propuso que fuésemos centro piloto en este proyecto del Tramitador Electrónico de Expedientes de Contratación (TEEC). Creo que en esa época quien nos lo propuso fue la oficina de supervisión, de evaluación de la contratación pública que creo que ahora es la dirección general de contratación pública. Y nosotros nos interesamos, la verdad porque teníamos un volumen de trabajo muy considerable y pensábamos que una herramienta como esta nos podía ayudar y enseguida nos mostramos interesados en participar en este proyecto. Y así lo hicimos y colaboramos en todas las sesiones de preparación, de formación, etc, etc., Y lo hicimos en unos años, como..
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Ah, no, no sale aquí seguiré. … lo hicimos en unos años en los que tuvimos muchísimo trabajo, pero la verdad es que lo hicimos con ganas y con mucho gusto porque pensábamos que era un proyecto que nos podía facilitar mucho el trabajo a nosotros. Aquí les paso, aunque no es muy relevante para esta ponencia, fueron unos años de mucho trabajo, porque nos coincidió de hecho una auditoria de la sindicatura de cuentas en los años 2014, 2015, y 2016 otra de las intervenciones generales y aparte de las propias internas, que por ley estamos obligados a hacer. Teníamos mucho trabajo, pero lo hicimos con ganas.
Debo decir que el resultado de las auditorias, creo que han sido satisfactorias y del TEEC también. Por tanto creo que el trabajo ha ido muy bien.
Bueno, como decía, necesitábamos un dispositivo o aplicación para gestionar esta creciente volumen de contratación que tiene el CIRE porque la verdad es que hemos ido a mucho más, cada vez los departamentos confían más en nosotros, cada vez tenemos más encargos. El propio departamento de justicia también ha confiado en nosotros para lo que es la gestión de las cocinas y, por lo tanto, la alimentación de los centros penitenciarios y, por lo tanto, necesitábamos una herramienta que nos ayudase con todo ello.
Es verdad que el CIRE ya disponía, no de una aplicación como el TEEC, pero sí que disponía de unas herramientas informáticas que creo que nos ayudaban a hacer nuestro trabajo y que bueno, hemos intentado complementar con el TEEC para seguir avanzando.
Bueno, con respecto al TEEC, nosotros como parte del piloto estamos encantados de participar. Bueno, como dijo anteriormente Sara o Araceli, creo que Sara, nosotros como empresa pública, por circunstancias, no podíamos acceder directamente al GEEC porque uno de los tres supuestos no los cumplíamos porque no estamos conectados a la contabilidad del gasto. En cambio sí que cumplíamos por volumen de contratación superior al millón de Euros, está clarísimo y el número de expedientes, como veréis en la siguiente página, es muy superior al requerido, pero, como digo, no cumplimos con el requisito de la conexión a la contabilidad del gasto y por tanto estamos en el tema del GEEC.
Os voy a hacer un pequeño resumen de todos los expedientes que hemos fomentado con el TEEC y aunque las cifras a veces son muy frías, me gustaría que vieseis todo el trabajo que hay aquí detrás, no mía, sino de mi equipo que han trabajado muy intensamente en este proyecto. Por ejemplo en 2015, que fue el primer año que de hecho ya empezamos a trabajar plenamente, hicimos 12 expedientes no menores y 245 menores. En 2106, que fue el año ya de plenitud del TEEC, introdujimos o mecanizamos 26 expedientes no menores y 383 menores. Y en el 2017 llevamos ya 6 no menores y 65 menores. Por lo tanto, tenemos un expedientes bastante considerable: 44 no menores en 3 años y 693 expedientes menores en el mismo tiempo.
Me ha interesado seguidamente detallar aquí la figura de los acuerdos marcos porque después veréis que tiene una implicación muy directa en nuestro trabajo y en la utilización del TEEC. Y la verdad es que este punto concreto, de los acuerdos marcos, ha sido un rompecabezas el CIRE para poder cumplir con estos encargos que le hacen las administraciones. Tiene que disponer de una herramienta ágil de contratación ¿Por qué? Porque nuestro cliente, en este caso el ICS o el que sea, confía en que por ser sector público o empresa pública, como nuestra sujeción a la ley de contratos está en el nivel 2 y por tanto en teoría somos un poco más ágiles que la administración, hemos de dar un servicio más rápido y eficaz. Por lo tanto, determinamos que la figura de los acuerdos marcos era una figura que nos iba muy bien y que, por lo tanto, una vez tenías un marco de empresas homologadas, después la contratación derivada es mucho más rápida.
¿De acuerdo? si os parece ahondaré un poco más en esto después, cuando entre más en los detalles del TEEC.
Bueno, solo un pequeño resumen de los acuerdos marcos que tenemos. Son muchos, pero mencionare algunos. Tenemos uno de suministro de ropa de cama para cumplir los encargos del ICS y los hospitales y todo eso; uno de suministro de transporte de mercaderías, de bosques, de obras, etc. etc, y tenemos también una contratación derivada bastante considerable porque en el 2015 hicimos 108 en el 2016 ,151 y en lo que llevamos de año 2017 hemos hecho ya 10.
Bueno yo tenía aquí preparado para hablaros de las diferencias que existen entre el TEEC y el GEEC, pero mis compañeras creo que ya lo han explicado muy bien y por lo tanto solo añadiré un comentario, en el sentido de decir que el GEEC impulsa y el TEEC no impulsa. Eso quiere decir, desde el punto de vista del tramitador que tiene que disponer de unas herramientas supletorias nosotros las llamamos, por ejemplo, la “carpeta digital paralela”, porque el TEEC se nutre de todos los documentos que tú preparas paralelamente, y al no impulsar, eres tú quien debe ir adjuntando los documentos que tú ya tienes preparados en otras carpetas para que se vaya desarrollando el expediente, es decir, eso es un poco diferente en funcionamiento al GEEC y por tanto he creído conveniente señalarlo.
También hemos comentado que el TEEC no está sujeto a la contabilidad del gasto y por tanto decir, que si bien el GEEC fue un proyecto muy a medida para la administración, el TEEC ha sido un producto que estaba en el mercado de la empresa “Pirics Software” y que hemos ido adaptando a estas jornadas de trabajo que hacemos. Sara ha hablado anteriormente de todos esos sistemas de información que están interconectados con el TEEC y yo he hecho dos apartados, que son los que más usamos nosotros.
CIRE, actualmente, lo que más usa es el envío de anuncios de licitación a la plataforma de contratación (PSCP). Quiero puntualizar aquí que aunque es un tema que, aunque funciona muy bien, creo que hay que seguir trabajando en el futuro porque no la totalidad de los datos se trasladan directamente. Con lo cual a la hora de publicar y validar el anuncio, los datos que provienen del TEEC no son del todo completas y se tienen que revisar y completar, por eso creo que sería un punto a mejorar en el futuro.
Creo que después, en el apartado de las sugerencias de mejoras, lo pongo. Y después el envío de la formalización de los contratos (RPC). Es vital, ya lo han dicho mis compañeras, es vital, tenemos contratación menor, nos guste o no, todo el sector público de administración tiene un volumen importante de contratación menor y por eso, con la obligación que tenemos a partir del 2015 de notificar en el registro público de contratos toda la contratación, incluida la menor, al disponer de esta herramienta, la verdad es que nos ahorra mucho trabajo y es uno de los pilares básicos de la utilización del TEEC. Por nuestra parte y creo que de todos los gestores. Después, evidentemente, en el futuro tenemos intención de utilizar los otros sistemas de información, como el ENOPUM, MAPICA, PESCIS, etc, etc, pero de momento estamos en esta fase.
A ver.
Metodología del trabajo, ¿Qué quiere decir esto? Hay muchas maneras de usar el TEEC y ahora, este comentario, os lo haré desde el punto de vista meramente práctico, es decir el TEEC como es un aplicativo que no impulsa, sino que eres tú quien tiene que ir introduciendo. Lo puedes hacer de dos maneras: lo puedes hacer cuando has hecho un expediente menor, haciendo paso a paso, y cuando lo tienes acabado, pues, ya está todo hecho, o cuando has hecho el expediente, introducir todos los datos y luego enviar el expediente al registro de contratos.
En cambio, si esto de los contratos menores se puede hacer más o menos de una manera ágil, cuando estamos hablando de contratos no menores, la cosa se complica. Por tanto, yo siempre he recomendado a mis colaboradores que cuando se trate de contratos no menores, se vaya informando paso a paso cuales son los trámites que se hacen, porque si se hace a posteriori es muy laborioso. La experiencia nos dice que es mejor hacerlo de este modo porque cuando te encuentras con expedientes tan pesados como los nuestros, por ejemplo, como el de alimentación, que, como antes comentaba, gestiona las cocinas de las penitenciarias, en el que tenemos 12 slots y se han presentado más de 11 empresas, pues, imagínense el trabajo que eso significa o, por ejemplo, los acuerdos marcos que tenemos de diferentes slot, donde se presenta mucha gente podéis imaginar también el volumen que representan.
A ver, la siguiente página la he nombrado “potencialidades de la aplicación”, también lo han explicado mis compañeras, es una herramienta de gestión muy potente y de búsqueda también, es decir, permite hacer muchas búsquedas, puede ayudarnos en el momento de hacer las memorias; en fin, es una aplicación muy potente y que ayuda sin duda a la tramitación de los expedientes de una manera muy correcta.
Después, evidentemente, están las potencialidades que hemos comentado antes, a través de los expedientes en el registro público de contratos y, bueno, aunque nosotros ya teníamos un soporte que comentábamos anteriormente y sistemas de gestión bastante interesantes, con el TEEC se nos ha completado y nos ayuda a funcionar mucho mejor. Seguramente, otras entidades, que no tuvieran una base, no voy a decir sólida, como la que teníamos nosotros, seguramente, también les ayudará mucho más y les resultará una herramienta muy útil.
Tenemos la intención para el 2017, como les decía a mis compañeras antes de empezar, de empezar a sacarle el máximo de provecho al TEEC, ya que pensamos que es una herramienta muy, muy interesante.
Permitidme que vaya acabando, pero con la parte más complicada o “agria” de mi intervención hoy aquí y es hacer un poco los detalles de los inconvenientes que hemos ido encontrando a lo largo de estos tiempos. A ver, sí que es verdad que desde que empezamos hasta ahora el aplicativo ha ido de menos a más de manera clara y por ello se puede decir que actualmente la herramienta funciona muy correctamente, de manera ágil; las incidencias se han reducido muchísimo y por ello todos esos centros o empresas que ahora se adhieran se van a encontrar un TEEC muy evolucionado y en un estado de funcionalidad muy correcto Yo diría que el problema es que cuando envías al RPC, la notificación de la firma del contrato da frecuentemente errores, cada vez menos, pero con frecuencia da errores y los errores no se identifican.
Después, al final, en la última parte de la intervención, diré qué mejoras considero que deben hacerse. Por ello en algún momento, dado de estas tramitaciones puede ser que algún expediente o envío que quieras hacer quede parado por un problema técnico y después, pues, ya sea por las prisas o por la acumulación de trabajo, eso lo dejes para otro momento y le pierdas un poco la pista a esa envío.
Los acuerdos marcos que comentaba antes los comentaba porque los usamos mucho y la contratación derivada para nosotros es clave y creo que los resultados y el esfuerzo han valido la pena y ahora tenemos una herramienta que nos funciona y que creo que en el futuro nos puede ayudar mucho en nuestro trabajo.
Muchas gracias
