La importancia de la Gestión Electrónica de Documentos
La forma de trabajar ha cambiado en los últimos años debido, sobretodo, a la incorporación de las tecnologías de la información en las empresas e instituciones, para llevar a cabo distintos procesos internos; lo cual repercute directamente en los actuales servicios de información y documentación.
La información interna y externa de la empresa es muy importante, además de un elemento clave y estratégico de cara a la competitividad de las organizaciones, por lo que es esencial la aplicación de un sistema de gestión electrónica en la organización.
La gestión electrónica de documentos (GED) ha evolucionado rápidamente desde su nacimiento. En estos primeros tiempos el GED se definía como un sistema de tratamiento de la documentación de una organización que combina la imagen con información textual asociada a ella. Surge también, en este primer momento, la tecnología OCR o de reconocimiento óptico de caracteres que goza de gran importancia, ya que permite, mediante la captura de los datos que los documentos en papel, convertir la información a formatos electrónicos capaces de ser interpretados por otros sistemas.
Hoy, se entiende la gestión documental como un proceso global, corporativo e integral de una organización, entendido como un sistema de gestión integrado capaz de controlar la producción, la circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información. La gestión electrónica de expedientes tiene un importante papel en la gestión eficaz de los procesos internos y externos de la empresa.
Los documentos electrónicos y su gestión, cada día más sofisticada, han pasado de ser una fuente de información estática a considerarse como un elemento clave y fundamental en la toma de decisiones de alto valor, un pilar básico de cara a las ventajas competitivas que posee.
El valor actual del documento dentro de las organizaciones está determinado por las características de los actuales documentos electrónicos; pueden combinar diferentes unidades de información (texto, imágenes estáticas, en movimiento, voz, etc.). Con el paso del tiempo su contenido puede cambiar de soporte, se puede cambiar rápidamente, son fácilmente reproducibles, admite múltiples formatos de lectura y se pueden readicionar unos documentos con otros.
En la actualidad han aparecido diversos productos informáticos destinados al control y gestión integral de documentos electrónicos, los sistemas o herramientas GED (Gestión Electrónica de Documentos), conocidos también por el término anglosajón de EDMS (Electronic Document Management Systems).
Generalmente los productos GED son una evolución lógica de los tradicionales sistemas de gestión documental, a los que se les han ido añadiendo más o menos funcionalidades e integrando otras tecnologías informáticas con el objetivo de dar solución y adaptarse a las múltiples necesidades informativas y documentales de las organizaciones.
Actualmente la Gestión Electrónica de Documentos se configura a partir de módulos clásicos de la gestión documental, aunque destinada a documentos electrónicos, siendo factores claves la recuperación de información y la automatización de los ciclos de vida dentro de los procesos de la organización.
Los beneficios que aporta la implantación de sistemas de gestión electrónica de documentos y expedientes en la empresa son, entre otros, la mejora notable de los flujos de información y la gestión de ésta dentro de una organización. Los beneficios se dividen en:
- Beneficios estratégicos: afectan a la producción de la organización
- Beneficios financieros: se refieren a la reducción de costes y al aumentos de la producción laboral
- Beneficios técnicos: relacionados con la mejora en los aspectos y procesos tecnológicos de la organización
El flujo de trabajo (workflow) de una empresa está íntimamente relacionado con el software de trabajo en grupo que posee reglas y pautas determinadas en las que se especifican las tareas y pasos que se deben llevar a cabo para lograr la realización de un proceso de negocio. Estos procesos generan bastante información, por lo que es necesario el servicio de información y documentación para la captura, almacenamiento, procesamiento y gestión del conocimiento.
Gestión de expedientes
La Gestión de expedientes de distinto tipo (de personal, de contratación, expedientes laborales, jurídicos, licencias urbanísticas, de gestión de suelo, expedientes de proyectos de urbanización etc.) no son adecuadamente gestionados hoy por hoy por el archivo físico tradicional.
La ingente cantidad de expedientes que actualmente se acumulan, deben gestionarse mediante nuevas herramientas electrónicas capaces de actuar ágilmente para lograr la solución y ejecución de los trámites requeridos por la empresa, teniendo en cuenta las necesidades requeridas en la explotación de expedientes.
Flujo de trabajo de una empresa (Workflow)
Definimos Workflow como un sistema informático para la automatización de los procesos de negocio, el flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado. El sistema Workflow automatiza la secuencia de acciones, actividades y tareas en la ejecución del proceso, aporta herramientas necesarias para su gestión y efectúa un seguimiento de cada una de sus etapas.
Workflow es una pieza clave para las organizaciones. Hay empresas, cada vez menos, que definen la gestión de sus procesos (workflow) a través de procedimientos escritos y otras, más avanzadas, se aseguran su seguimiento y control apoyándose, además, en las nuevas tecnologías. Los trámites se agilizan y aumenta la eficacia de la empresa. La automatización de los procesos de trabajo supone el intercambio de documentos, información, expedientes, tareas, etc.
Las principales herramientas sobre Workflow son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación, Workflow Documental y Workflow de Producción.
Actualmente perdemos mucho tiempo accediendo y recuperando diversos archivos, por ejemplo; porque están en diferentes formatos. La gestión electrónica de la información, combinada con el Workflow, agiliza todos los trámites necesarios, reduciendo costes y aumentando la productividad y efectividad de la organización.
Las tareas de los usuarios son más fáciles gracias a que los nuevos sistemas de Workflow incorporan en su motor, en el servidor de la red centralizado, un sistema capaz de dirigir los expedientes según unas reglas determinadas. Las diversas utilidades que ofrece el sistema garantizan la recuperación de los documentos para su análisis y gestión de forma sencilla y rápida.
Aunque ya se han enunciado algunos de los beneficios del Workflow o flujo de trabajo para la empresa, debemos hacer hincapié en varios puntos básicos a tener en cuenta:
- El ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio.
- El aumento del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo.
- Mejora en la atención y servicio al cliente.
- Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.
- Mejora de los procesos; mayor flexibilidad según las necesidades de la empresa.
- Integración de procesos empresariales.
Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo (BPMS Business Process Management Systems) no sólo acercan personas, procesos y tecnología, ahorrando tiempo y aumentando la productividad, sino que además facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos, integrándolos en la empresa según unas estrategias determinadas.
Ejemplo de Gestión electrónica de expedientes
Una empresa importante de seguros con sede en Valencia recurre a este sistema a la hora de agilizar los trámites de gestión de los expedientes de su personal.
Con el tiempo, el departamento de Recursos Humanos de esta empresa ha acumulado numerosa y diversa documentación acerca de sus empleados (contratos, bajas laborales, informes de rendimiento laboral de los empleados, clima laboral, evolución del desempeño.) y quiere gestionar ágilmente esta información.
En primer lugar, transforma toda la documentación que tiene en papel a formato digital, captura mediante tecnología OCR toda la información necesaria de los expedientes y la convierte a un formato común capaz de ser leído y comprendido por otros programas y sistemas de la empresa, con el fin de agilizar los trámites demandados en cada caso. Por ejemplo; si necesitamos realizar un informe laboral de un empleado concreto del cual necesitamos recuperar documentación diferente que lo defina: su efectividad y productividad, su asertividad, su capacidad de trabajo en grupo, su rendimiento, su actitud ante determinados trabajos.
Una correcta política de Recursos Humanos requiere de un buen archivo de los expedientes de vida laboral, debidamente documentado, actualizado y controlado.
Pixelware ha creado, entre otras, diversas Soluciones de Negocio para la Gestión Electrónica de los documentos y expedientes de su empresa:
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Entrada y Salida de correspondencia Gestión de Expedientes de Contratación Gestión Integral de Facturas
