Al referirnos a administración electrónica, hacemos mención a los mecanismos que transforman las oficinas tradicionales en «oficinas sin papeles», convirtiendo los procesos que antes se realizaban a través de farragosos formularios, en procesos electrónicos. Esta herramienta mejora la productividad de los trámites y los simplifica.
Pixelware ha creado, entre otras, diversas Soluciones de Negocio para la Tramitación Electrónica de los expedientes, lo que ayuda al cumplimiento de la normativa de Administración Electrónica establecida en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Soluciones
| Gestión de Recursos Administrativos y Contenciosos | Control de los recursos que entran en un organismo público hasta su resolución, comunicando a los recurrentes. |
| Sede Electrónica y Registro Electrónico | Permite a los ciudadanos iniciar un trámite de forma telemática, desde cualquier lugar, en cualquier momento, a través de su «sede electrónica», parte esencial del software de la solución de Sede Electrónica y Registro Electrónico, ayudando a las administraciones locales y centrales en el cumplimiento de la Ley 39/2015. ir a la solución |
| Gestión de Expedientes de Contratación | Control del proceso de contratación en organismos públicos, siguiendo el proceso de: fase previa, licitación electrónica, adjudicación y contratación de acuerdo a la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público (LCSP). ir a la solución |
La administración electrónica puede producirse en las comunicaciones internas de una oficina (reemplazando, por ejemplo, a los mensajes internos escritos) como las comunicaciones entre las oficinas de diferentes organizaciones.
Uno de los objetivos que se busca con el desarrollo de la Administración Electrónica es lograr que haya mayor transparencia y responsabilidad en la realización de los distintos procesos de cada trámite rutinario para alcanzar un mejor control dentro de las organizaciones, que sea más fácil y rápido encontrar los expedientes de un trámite, y más difícil perderlos.
Para la puesta en marcha de una administración electrónica, debe cambiarse la mentalidad tradicional: la organización ha dejado de ser el centro de atención, ahora es el cliente (o el ciudadano si nos referimos a administración pública) es el destinatario de todas las actividades de la organización. Se deben introducir sistemas transparentes de trabajo, eliminando la dependencia específica de las personas para realizar las diferentes tareas: cualquier persona puede hacer cualquier trámite electrónico, es indiferente su memoria y su capacidad, dado que el trámite es siempre exactamente igual.
Las tecnologías de la información y la comunicación que han tenido gran impulso en estos últimos tiempos (telefonía, comunicación a través de Internet) son el motor de la administración electrónica. Facilitan a los ciudadanos la interacción con las organizaciones y a los trabajadores les permiten flexibilizar y mejorar sus condiciones de trabajo: la flexibilización puede pasar por el horario, por la movilidad, y la posibilidad de trabajar desde sus casas con el ordenador… Las principales ventajas que tiene la introducción de la administración electrónica para los ciudadanos de las organizaciones son:
- Disponibilidad: Se puede interactuar con las organizaciones las 24 horas del día (por teléfono con servicios de atención telefónica o por internet a través de las llamadas «oficinas virtuales»). No es necesario ceñirse a un horario de oficinas. Ni tampoco existen los días festivos para la organización, siempre está disponible, 365x24x7
- Facilidad de acceso: Ya no es necesario acudir personalmente a las oficinas de la organización para realizar las gestiones, que se puede hacer desde cualquier parte del mundo a través del teléfono o Internet. Las oficinas están disponibles para los usuarios en cualquier lugar.
- Ahorro de tiempo: No necesitamos desplazarnos para realizar una gestión, ni ¡presentarnos físicamente ante la ventanilla, ni autorizar a otra persona para que acuda por nosotros, ni esperar para ser atendido.
- Transparencia y trazabilidad: cada actuación queda registrada electrónicamente, lo que facilita el seguimiento del estado de un expediente y refuerza la rendición de cuentas ante ciudadanos y órganos de fiscalización.
- Interoperabilidad: los distintos organismos pueden compartir datos entre sí, de modo que el ciudadano o la empresa no tenga que aportar documentación que la Administración ya posee. Este principio es especialmente relevante en procesos como los sistemas dinámicos de adquisición, donde varios órganos de contratación pueden compartir infraestructura tecnológica.
En España, la Agencia Tributaria fue pionera en la puesta en marcha de la administración electrónica. Actualmente diferentes administraciones públicas españolas están desarrollando la administración electrónica dentro de programas de mejora, y prácticamente todos los organismos disponen de oficinas virtuales en las que se ofrecen información y trámites por la vía electrónica.
¿Qué es la sede electrónica?
La sede electrónica es el punto de acceso único y seguro a través del cual un organismo público pone a disposición de ciudadanos y empresas sus trámites, notificaciones y registro electrónico. Es la «dirección oficial» de la Administración en internet: cuenta con las mismas garantías jurídicas que una oficina física, y su titularidad, gestión y administración corresponde a la propia entidad pública que la publica.
La sede electrónica forma parte del marco establecido por la Ley 39/2015 y es el instrumento con el que las Administraciones dan cumplimiento a la obligación de relacionarse electrónicamente con ciudadanos y empresas. A través de ella se accede, entre otros servicios, al registro electrónico, al tablón de anuncios, a la carpeta ciudadana y a la verificación de documentos.
Pixelware desarrolla su propia plataforma de sede electrónica y registro electrónico, diseñada para ayudar a administraciones locales y centrales a cumplir con esta normativa desde una única solución integrada.
El Marco Legal en España de la Administración Electrónica
La administración electrónica en España se sustenta hoy, principalmente, en dos leyes que sustituyeron a la anterior Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, derogada desde octubre de 2016:
– Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que regula la relación electrónica entre ciudadanos, empresas y Administración: notificaciones, registro electrónico, identificación y firma electrónica, y la obligación de las personas jurídicas de relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones Públicas.
– Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que regula el funcionamiento interno de las Administraciones y las relaciones entre ellas, estableciendo principios como la interoperabilidad y el intercambio de datos entre organismos.
A este marco se suma el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, que desarrolla en detalle los aspectos técnicos y organizativos de ambas leyes.
En materia de identificación y firma electrónica, el sistema Cl@ve, el DNI electrónico y los certificados digitales son los mecanismos de referencia para acreditar la identidad de ciudadanos y funcionarios en sus relaciones con la Administración.
En cuanto a seguridad, el Esquema Nacional de Seguridad (Real Decreto 311/2022) y el Esquema Nacional de Interoperabilidad establecen los requisitos mínimos que deben cumplir los sistemas de información de las Administraciones Públicas. Pixelware cuenta con la certificación ENS en su categoría alta, lo que garantiza que sus soluciones se ajustan a estos requisitos.
Por último, en materia de protección de datos, la administración electrónica debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y con la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, que establecen las garantías de confidencialidad de los datos que ciudadanos y empresas proporcionan en sus trámites electrónicos.
De las soluciones listadas a continuación quisiésemos resaltar la facilidad de integración del software, que en el caso de las administraciones públicas locales se observa claramente en la solución de Sede Electrónica y Registro Electrónico, que además de su funcionalidad de base como la Sede Electrónica integra, entre otras, soluciones como el Registro de Entrada / Salida, el Registro Electrónico, la Gestión de Expedientes de Contratación
Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria la administración electrónica para las empresas?
Sí. La Ley 39/2015 establece la obligación de las personas jurídicas, de quienes ejercen una actividad profesional colegiada y de los empleados públicos de relacionarse con las Administraciones Públicas exclusivamente por medios electrónicos.
¿Cuál es la diferencia entre administración electrónica y administración digital?
En la práctica, ambos términos se utilizan como sinónimos. Administración digital es un concepto algo más amplio, que además de los trámites electrónicos incluye la estrategia y la cultura organizativa orientadas a la transformación digital del organismo público.
¿Qué papel juega la sede electrónica en la administración electrónica?
La sede electrónica es la puerta de entrada principal a través de la cual se materializan los trámites de la administración electrónica: registro, notificaciones, consulta de expedientes y verificación de documentos, entre otros.
¿Cómo puede una Administración empezar a digitalizar sus expedientes?
El primer paso suele ser implantar un gestor de expedientes de contratación que cubra el ciclo completo del expediente, desde la fase previa hasta la adjudicación y ejecución del contrato.