Qué son los Sistemas Dinámicos de Adquisición y cómo se realizan

.31/07/2023 – ACTUALIZADO con 7 RETOS de los Sistemas Dinámicos de Adquisición.

Los Sistemas Dinámicos de Adquisición (SDA) son un mecanismo de racionalización que nos ofrece la Ley de Contratos del Sector Público, que nos va a permitir gestionar, principalmente, que no exclusivamente, los contratos de pequeña cuantía, que puedan resultar repetitivos y previsibles, de tal manera que nos podamos adelantar a la compra y agilizar este proceso, sin acudir a procedimientos de contratación al uso, como puedan llegar a ser el abierto, en todas sus variantes, o el contrato menor.

Y en este caso concreto de la compra menor, al evitar caer en su uso para pequeñas compras que se puedan repetir frecuentemente, podemos evitar posibles casos de fraccionamiento de los contratos.

Este tipo de sistema dinámico de adquisición permite una racionalización de las litigaciones y dispone de la capacidad de ser gestionado de una forma muy dinámica, tanto para las entidades compradoras como para las empresas licitadoras interesadas. Siendo un objetivo principal el buscar la simplicidad y la sencillez de la gestión de este proceso de licitaciones y compras públicas.

El Sistema Dinámico de Adquisición lo que busca es un listado de proveedores del que el Organismo Público pueda echar mano rápidamente, para que cuando necesite algo, en un plazo breve con un procedimiento ágil tenga cubiertas sus necesidades.

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Este sistema dinámico de adquisición es un proceso de licitación y adquisición enteramente electrónico para compras de uso corriente, que se efectúan mediante un procedimiento Restringido, que como saben se ejecuta en dos etapas:

Primera etapa de un sistema dinámico de adquisición (SDA)

Se constituye el SDA, se definen las normas de participación y de ejecución de los posteriores contratos basados y se homologan a las empresas interesadas.

Se establece un tiempo de vigencia del sistema dinámico de adquisición, ya sea de un año, de dos, de cuatro, incluso de más años (recomendable 4 años), durante el cual cualquier operador económico que quiera participar en el proceso puede presentar su candidatura. Previamente debe cumplir los criterios de selección, que normalmente serán únicamente requisitos de solvencia, técnica o económica, pueda solicitar su admisión, presentado su candidatura y los elementos de acreditación solicitados por el órgano de contratación y, opcionalmente y si así lo requerimos, una oferta indicativa que se ajuste al pliego de condiciones.

También tiene una cosa muy positiva, no se necesita definir tanto el objeto como en un Acuerdo Marco. Por ejemplo, se define una categoría: equipos de grabación o equipos audiovisuales y se obtiene un listado de proveedores sobre equipos audiovisuales. La mejor forma de fijar esto es con los CPV.

Los poderes adjudicadores evalúan las solicitudes dando como resultado la admisión en el proceso o el desistimiento de su solicitud, resolución que se hace de forma personalizada por cada una de las solicitudes.

Con este sistema dinámico de adquisición se consigue abrir completamente la contratación pública al mercado, solventando uno de los problemas principales que tiene el uso de los Acuerdos Marco, los cuales, a diferencia de los SDAs, cerraban completamente el mercado a las empresas que habían sido admitidas al inicio del proceso.

De esta forma vamos a tener un catálogo abierto durante toda la vigencia del SDA para incluir, o excluir, a los competidores, ya que permite, que las empresas ya admitidas, puedan mejorar su oferta, o bien puedan volver a presentarse a categorías donde no estaban participando o, incluso, poder realizar varios intentos hasta que su candidatura sea admitida.

Segunda etapa de un sistema dinámico de adquisición (SDA)

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En la cual se efectúan las compras invitando a estas empresas que hemos homologado en la etapa anterior.

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Y, tras la admisión de los concursantes en las licitaciones o, mejor dicho, durante la admisión, ya que la admisión está abierta todo el tiempo, tenemos una segunda etapa, donde las empresas admitidas pueden ofertar a las sucesivas compras que el poder adjudicador inicie.

Cuando el poder adjudicador lanza una licitación en el marco de un sistema dinámico de adquisición, invita a todos los participantes que hayan sido admitidos en la categoría correspondiente a la compra que quiere realizar.

Estas licitaciones forman parte de la segunda ronda de tramitación de un procedimiento Restringido, con lo cual no tienen publicidad, únicamente se invita a las empresas admitidas.

Al ser un sistema de licitación íntegramente electrónico, la adjudicación de estos contratos específicos se produce mediante licitación electrónica, adjudicando el contrato a la mejor oferta según criterios definidos.

Y luego, por último, dentro de la simplificación del proceso que tanto estamos buscando, no va a hacer falta la formalización del contrato, valdría con el perfeccionamiento de este.

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Ventajas de los sistemas dinámicos de adquisición (SDA)

Por un lado, y seguramente el más importante, el ahorro. En entornos de compras repetitivas se obtienen importantes descuentos de mejora de precios, aprovechándonos de lo que se denomina economías de escala y de la propia competencia entre las empresas. No van a ser lo mismo los precios alcanzados al comprar de forma puntual 10 unidades, que hacer una promesa de compra de 1.000 e ir lanzando los basados según los vamos necesitando.

Por otro lado, vamos a tener una mayor Concurrencia, nuevos competidores se pueden añadir al sistema en cualquier momento, lo que va a fomentar la competencia y va a producir que las estrategias de las empresas se activen, que se vayan adaptando.

Los sistemas dinámicos de adquisición son procesos completamente trasparentes. El proceso de adjudicación es público, electrónico y se realiza con una valoración basada en criterios objetivos.

Y luego, desde el punto de vista de las empresas participantes, vamos a tener una disminución muy significativa de las cargas administrativas.

Retos de los Sistemas Dinámicos de Adquisición (SDA):

He aquí una lista de algunos de los retos principales a los que pueden enfrentarse los Sistemas Dinámicos de Adquisición (SDA):

Garantizar un proceso totalmente electrónico: Una de las características definitorias de los SDA es que se trata de un proceso totalmente electrónico. Garantizar que todas las fases del proceso se lleven a cabo electrónicamente puede ser un reto.
Mantener la apertura: Los Sistemas Dinámicos de Adquisición deben estar abiertas a cualquier empresa interesada que cumpla los criterios de selección durante todo su periodo de validez.
Gestión de la duración limitada: La duración de los SDA es limitada y está determinada en el pliego de condiciones. Gestionar la duración del sistema para garantizar que siga siendo eficaz y eficiente puede ser un reto.
Fomentar la competencia: Los SDA permiten un gran número de ofertas y, por tanto, aumenta la competencia. Promover la competencia entre las empresas participantes es clave.
Adaptación a la evolución del mercado: Los SDA permiten la racionalización de las ofertas y tienen un carácter dinámico que permite que las necesidades contractuales se adapten a la evolución del mercado. Adaptarse a los cambios del mercado puede ser un reto.
Gestión de categorías: Los SDA se dividen en categorías, y no en lotes, y su definición no tiene por qué ser exhaustiva. Gestionar estas categorías y garantizar que sigan siendo pertinentes y eficaces puede suponer un reto.
Evitar la fragmentación de los contratos: Los Sistemas Dinámicos de Adquisición son especialmente adecuado para contratos más pequeños que pueden ser repetitivos y predecibles.

Implementado una plataforma para Sistemas Dinámicos de Adquisición flexible, que permite la adaptación del mismo a los procesos internos, y viceversa, son esenciales para una puesta en marcha del proceso rápido y sencillo.
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→ Ver pliego de Sistemas Dinámicos de Adquisición

La plataforma de PIXELWARE de Sistemas Dinámicos de Adquisición

La plataforma de PIXELWARE de Sistemas Dinámicos de Adquisición ofrece funcionalidades específicas a los distintos tipos de usuario que interactúan con los sistemas dinámicos de adquisición en todas sus fases de la tramitación.

Desde el punto de vista de la administración pública compradora vamos a tener:

Usuarios gestores del órgano de contratación que constituyen los SDAs, tanto para su entidad como posibles sistemas transversales. Incluyendo la posibilidad de que estas entidades estén constituidas como centrales de compras que den servicio a varias entidades adheridas.
Unidades de contratación y compras que realizan los contratos basados a partir de los sistemas propios o de estos transversales que hemos comentado antes.
Y luego, unidades promotoras que realizan compras mediante pedidos de catálogos electrónicos homologados. Aquí, por poner un ejemplo, si somos una universidad y tenemos un catálogo homologado para la adquisición de material de oficina, pues cualquier persona habilitada de la universidad va a poder realizar pedidos directos contra estos catálogos, por supuesto con su gestión de remanentes, y circuitos de aprobación que se estipulen.

Y desde el punto de vista de los operadores económicos tendríamos:

Empresas interesadas que presentan sus candidaturas. Este perfil de usuario va a poder consultar los sistemas dinámicos de adquisición que están vigentes, van a poder presentar sus candidaturas, subsanarlas si así se les requiere, o bien volver a presentarse para solicitar la participación en otras categorías donde no están admitidos.
Empresas licitadoras que han sido admitidas, las cuales van a disponer de una carpeta privada donde consultar el estado de sus ofertas, qué nuevos requerimientos les han llegado y que puedan presentar sus propuestas electrónicas a estos contratos basados.
Empresas proveedoras de las cuales tenemos catálogos electrónicos y que pueden recibir pedidos. La plataforma les va a proporcionar de un área donde podrán hacer seguimiento de los pedidos, marcarlos como enviados, entregados o resolver cualquier tipo de disconformidad.

Para dar este servicio a los distintos roles que he comentado la plataforma de PIXELWARE de Sistemas Dinámicos de Adquisición cuenta con varios módulos:

Módulo de tramitación interna del SDA

Por un lado, un módulo de tramitación interna de la plataforma de Sistemas Dinámicos de Adquisición que va a ayudar a los usuarios gestores a tramitar todos sus expedientes, desde donde se tendrá acceso a cada uno de ellos, con toda la información registrada y accesible (siempre y cuando tengamos los permisos adecuados), y a todas las tareas pendientes que tenga que realizar.

Para realizar cualquier tarea, el SDA asistirá al usuario en todos los aspectos que tiene que ejecutar:

Le va a mostrar únicamente la información relevante en función de la naturaleza del contrato y del punto donde nos encontramos.
Muestra ayudas dinámicas en pantalla, con aspectos relacionados con la tramitación, con la normativa, o con cualquier cuestión que pueda resultar relevante, para que el usuario pueda tomar las decisiones adecuadas en cada momento.
Le informa de qué información es obligatoria y tiene que introducir.
Le indica qué documentos son obligatorios en cada paso y puede ofrecer plantillas para generarlos de forma automática, combinando estas plantillas con la información registrada en el sistema.
Realiza los anuncios en las plataformas de publicación de forma automática.
Llevar un control de los plazos, como por ejemplo los 10 días hábiles para resolver una solicitud de participación en el sistema.

Y de esta manera, no deja finalizar una tarea hasta que todas las acciones a realizar están completadas, mediante una ayuda contextual donde tendremos la enumeración de todos los puntos necesarios, nos indicará qué puntos hemos realizado ya y cuáles están aún pendientes, y cuando todo esté completado nos dejará finalizar la tarea.

Portal de licitación electrónica del SDA

Para los operadores económicos, que centraliza toda la interacción entre las empresas y el órgano de contratación.

Este portal de licitación electrónica está totalmente personalizado a la imagen institucional de la entidad, y desde aquí las empresas tendrán:

Una carpeta personal donde hacer seguimiento a sus ofertas y solicitudes de participación.
Podrán subsanar cualquier criterio o contestar a peticiones de aclaración.
Podrán enviar sus propuestas de forma electrónica.
Acceso a las notificaciones fehacientes y comunicaciones informativas que se les haya enviado.
Podrán realizar preguntas.
Y un largo etcétera.

Módulo de explotación de la información del SDA

En este sentido la plataforma del sistema dinámico de adquisición nos va a ofrecer un amplio sistema de búsquedas y explotación de datos. Vamos a poder realizar:

Informes
- Informes personalizados.
- Tribunal de cuentas.
- Junta consultiva
Cuadro de mandos, navegando y profundizando dentro de la información generada y recopilada por el sistema.
Y finalmente poder exportar esta información a distintos formatos, incluyendo hojas de cálculo desde donde poder tratar estos datos.

Funcionalidades de la plataforma de PIXELWARE de Sistemas Dinámicos de Adquisición

Fase de constitución, aquí la plataforma nos va a ayudar a tramitar todas las tareas necesarias para poder publicar el sistema dinámico.

Vamos a poder hacer la memoria justificativa, la insuficiencia de medios, materiales y humanos.
Vamos a poder articular el sistema en categorías, y estas, a su vez, pueden ser divididas en varios lotes.
Vamos a especificar el valor estimado del contrato, teniendo en cuenta el importe estimado de los contratos basados que vayamos a realizar durante toda la vigencia del SDA.
Existencia del crédito (no hace falta la retención).
Acuerdo de inicio, la elaboración del pliego administrativo, donde se deberá recoger la constitución del SDA y las normas de los contratos basados.
Definiremos los criterios de adjudicación que se utilizarán en los basados, aunque luego, en estos, podremos precisar más estos criterios.
Y finalmente alcanzaremos el acuerdo de aprobación, y publicaremos el SDA para abrirlo a la participación de las empresas.

Fase de admisión:

Recepción de las solicitudes.
Evaluación de las solvencias.
Tendremos que llegar, de forma personalizada a un acuerdo de admisión, con la resolución de aceptación o rechazo de la candidatura.
Como resultado de esta resolución, en el caso de ser admitida la propuesta, se realizará la firma de un contrato de adhesión al sistema dinámico.

Fase de licitación de los basados:

Preparación de pliego técnico, con el detalle del contrato basado y la concreción de los criterios de adjudicación, puntuación y fórmulas.
Retención del crédito.

Fase de compra

Retener el presupuesto estimado que vamos a gastar.
Acuerdo de aprobación del contrato derivado.
Publicación de la licitación de forma privada.
Invitación a las empresas admitidas en el sistema dinámico, para las categorías vinculadas al contrato basado
Recepción de las propuestas electrónicas.
Apertura y evaluación de las propuestas definidas.
Adjudicación del contrato derivado.
Anuncio de la adjudicación en las plataformas de publicación.

Mantenimiento del Sistema dinámico:

Las empresas pueden abandonar el sistema cuando lo deseen, o bien pueden ser excluidas si no presentan propuestas, por ejemplo, a cuatro invitaciones consecutivas (las normas se definen en el pliego).

Sondeos:

Antes de que termine un sistema de racionalización, vamos a poder sondear a través del sistema dinámico de adquisición a nuestras unidades promotoras o a las entidades adheridas para preguntarles:

Qué cambios desea incluir en la renovación del sistema.
Si tenemos catálogos electrónicos, qué elementos queremos incluir y cuáles se han quedado obsoletos y sería conveniente eliminar.
Si desean añadir algún nuevo sistema dinámico que estimen sería interesante para los próximos años.
Y por qué volúmenes e importes desearían participar.