Actualmente, las empresas y los organismos públicos están mostrando un especial interés por ser cada vez más eficaces y eficientes en el desempeño de su operativa diaria. La tecnología pone a su alcance herramientas innovadoras que contribuyen al impulso de su evolución.
Controlar los procesos de contratación y de compras, en todas sus fases, supone una labor tan importante como complicada; se gestiona y se genera un gran volumen de documentación oficial, interactúan numerosas personas de distintos departamentos y con diferentes perfiles, se deben controlar tiempos y vigencias así como conocer el estado en el que se encuentran los expedientes, tener registrados a proveedores y licitadores y poder disponer de informes para explotar la información gestionada.
Esta situación provoca que determinadas tareas, que son habituales, se vuelvan complicadas, que se pierda información a lo largo de la tramitación, que no se disponga de visibilidad sobre el estado general de todos los expedientes, y se produzcan retrasos incontrolados por la falta de avisos y recordatorios de vigencias.
Nuevo marco legal
Además, nos encontramos ante un nuevo marco legal que, a la vez que impulsa la innovación, exige unos requerimientos específicos a las Administraciones Públicas y a las empresas que trabajan con ella; se hace necesaria una adaptación de los sistemas a la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público.
Para hacer frente a esta situación y solventar estos problemas, los departamentos de compras y de contratación están recurriendo a herramientas que, a través de la innovación, ayudan a controlar la información y los procesos.
Control de procesos y la optimización recursos
Estas aplicaciones tecnológicas consiguen automatizar la tramitación de los contratos, definiendo claramente todos los pasos del proceso y, de esta forma, guiando al usuario tramitador en cada una de las fases de la contratación. Soluciones que ofrecen la posibilidad de generar automáticamente toda la documentación oficial necesaria a partir de un catálogo de plantillas, así como acceder a un repositorio de informes que permite ver, en cada momento, el estado de los expedientes tramitados y que posibilita una integración sencilla con otros sistemas externos que ayudan a optimizar la contratación, como son el Perfil del Contratante, la Plataforma de Contratación del Estado, el Registro de Entrada / Salida y la Gestión Integral de Facturas.
Todo ello implica una importante optimización de los tiempos de respuesta ya que, a través del tratamiento informático de datos y mediante la monitorización de información, se obtienen indicadores de actividad y calidad de los procesos automatizados, se reduce el volumen de la documentación, se agiliza la comunicación interna y se mejoran los servicios prestados a los ciudadanos y empresas.
En definitiva, se consigue que, a través de la implantación de soluciones tecnológicas como las que ofrece Pixelware, se alcance la mayor eficiencia y se trabaje con la máxima eficacia en los departamentos de contratación y de compras.
