El BOE publicó el 6 de julio de 2011 la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia.
La Administración de Justicia tiene una serie de características que la diferencian del resto de administraciones públicas; por su naturaleza, ya que se trata de un poder del Estado distinto del poder ejecutivo, y por su relación con los ciudadanos, que suele establecer casi siempre a través de profesionales (circunstancia que no suele suceder en el caso de las demás Administraciones).
Es por ello que, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos no cubre la aplicación plena en las Administraciones de Justicia y se debe realizar una regulación específica.
La nueva Ley reconoce el derecho de los ciudadanos y profesionales a utilizar las tecnologías de la información en sus relaciones con la Administración de Justicia y en las relaciones de esta con el resto de Administraciones y organismos públicos, pretende una tramitación íntegramente electrónica de los expedientes judiciales, que redunde en una mayor eficacia y agilidad de los procesos y elimina muchas de las cargas que para la ciudadanía tiene el acceso al sistema judicial.
Define, en una norma con rango de ley, el conjunto de requisitos mínimos de interconexión, interoperabilidad y seguridad necesarios en el desarrollo de los diferentes aplicativos utilizados por los actores del mundo judicial, a fin de garantizar la seguridad en la transmisión de los datos y cuantas otras exigencias se contengan en las leyes procesales.
La presente Ley regula, por lo tanto, únicamente los aspectos necesarios para dar cumplimiento a la legislación procesal en lo relativo al uso de las tecnologías de la información.
También tienen una gran importancia la cooperación entre Administraciones en materia de administración electrónica. Para ello, establece marcos estables y vinculantes de colaboración, cooperación y coordinación y cobra relevancia el establecimiento del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS).
Y crea el Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica que ostenta las competencias en orden a la interoperabilidad de las distintas aplicaciones que se utilizan en la Administración de Justicia, sin perjuicio de las previstas por el CGPJ.
La Ley consta de cincuenta y seis artículos agrupados en cinco títulos, doce disposiciones adicionales, dos disposiciones transitorias y cuatro disposiciones finales:
1. Título I: Objetivo de la Ley y ámbito de actuación
2. Título II: Regulación del uso de medios electrónicos en la Administración de Justicia.
a. Recoge los derechos de los ciudadanos en sus relaciones con la Administración de Justicia:
- Libertad de elección de los medios elegido para establecer las relaciones y garantiza que la Administración facilitará los medios necesarios para relacionarse electrónicamente.
- Conocimiento, por medios electrónicos, del estado de tramitación de los procedimientos en los que sean parte procesal legítima.
- Obtención de copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan la condición de parte.
- Uso de los sistemas de identificación y firma electrónica del DNI para cualquier trámite electrónico.
- Garantía de seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en ficheros, aplicaciones y sistemas de la Administración de Justicia.
b. Recoge los derechos y deberes de los profesionales del ámbito de la justicia en sus relaciones con la misma por los medios electrónicos. Abogados, procuradores, graduados sociales y demás profesionales que actúan en el ámbito de la justica, además de tener reconocidos sus derechos para el ejercicio de su profesión, utilizarán los medios electrónicos para la presentación de sus escritos y documentos. De este modo, la tramitación de los procedimientos judiciales se realizará íntegramente por medios electrónicos.
c. Recoge la obligación de todos los integrantes de los órganos y oficinas judiciales así como de las fiscalías, de utilizar exclusivamente los programas y aplicaciones informáticas puestas a su disposición por las Administraciones competentes.
3. Título III: Régimen jurídico de la Administración judicial electrónica
a. Define lo que son las sedes judiciales electrónicas y establece su contenido. A través de ellas, los ciudadanos y profesionales podrán realizar todas las actuaciones, procedimientos y servicios que requieran de la Administración de Justicia.
Se diferencia entre la titularidad de la sede, atribuida a la Administración competente para dotar de medios materiales a los juzgados y tribunales, y el responsable de los contenidos que será el órgano u órganos que originen la información que aparezca en la sede. Es decir, el titular de la sede es un órgano y los responsables, tantos como incluyan contenidos en la misma.
Además se pueden crear sedes derivadas de una o subsedes.
Por otro lado, se dispone la creación de un punto de acceso general de la Administración de Justicia, a través del cual se podrá acceder a todas las sedes y subsedes del territorio nacional con independencia de la posibilidad de acceso directo a las mimas.
b. Define las formas de identificación y autenticación de ciudadanos y profesiones de la Administración de Justicia. Los ciudadanos dispondrán de la posibilidad de uso de diversos sistemas de firma electrónica, además del DNI.
Con respecto a los órganos y oficinas judiciales se establece la obligatoriedad de que la Administración facilite a los mismos los sistemas de firma electrónica consistentes en sello electrónico y código seguro de verificación. Se regula también el uso de la firma electrónica por parte del personal de la Administración de Justicia y se establecen las condiciones para hacer posible la interoperabilidad y autenticación por medio de certificados electrónicos.
4. Título IV: Establece las condiciones para hacer posible la íntegra tramitación electrónica de los procedimientos judiciales, como conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento judicial.
a. Define y regula el expediente electrónico y se aborda la regulación de las copias electrónicas. También se establecen las condiciones en las que deben archivarse los documentos judiciales electrónicos. Se asignará un número de identificación general a aquellos documentos que puedan generar un nuevo procedimiento, que será único e inalterable a lo largo de todo el proceso.
La tramitación electrónica agiliza los trámites, racionaliza la distribución del trabajo y permite introducir indicadores de gestión.
b. Trata el registro judicial electrónico de escritos, las comunicaciones y notificaciones telemáticas. Se establece que cada oficina judicial con funciones de registro y reparto tenga asignada una sede electrónica derivada o subsede, de tal forma que cualquier escrito tenga su entrada a través de ella.
Se regula el funcionamiento de este registro así como sus plazos. También la forma en la que deben comunicarse los ciudadanos y los profesionales por medios electrónicos con la Administración de Justicia, así como las condiciones y requisitos que deben cumplir los sistemas que se implanten.
c. Contiene la tramitación electrónica de los procedimientos judiciales. El inicio del procedimiento debe ser siempre por medios electrónicos, distinguiendo los casos iniciados por los ciudadanos sin intervención de profesionales que tienen a su disposición los medios para hacer el procedimiento de forma electrónica. En cambio, los casos en que sean asistidos por profesionales tienen obligación de iniciarlo de forma telemática.
Se establecen las características básicas que deben tener las aplicaciones y sistemas de información utilizados para la gestión de los procedimientos judiciales.
5. Título V: Se abordan los aspectos básicos de cooperación y colegiación de esfuerzos entra las Administraciones de Justicia.
Se constituye el Comité Técnico Estatal para asegurar la compatibilidad e interoperabilidad de sistemas y aplicaciones así como para asegurar la cooperación entre las distintas Administraciones y se define el contenido del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, que comprende un conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación, normalización y volcado de datos de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las distintas instituciones y Administraciones competentes para la toma de decisiones tecnológicas que aseguren la interoperabilidad. También contempla la política de seguridad en la utilización de medios electrónicos y el establecimiento de los principios básicos y requisitos mínimos para proteger adecuadamente la información.
Por último, en las disposiciones generales se establecen los plazos a los que deben ajustar las distintas administraciones:
- En el plazo de 4 años desde la entrada en vigor de la presente Ley, las Administraciones con competencia en materia de Administración de Justicia garantizarán la interoperabilidad entre los sistemas al servicio de la Administración de Justicia.
- En el plazo de 5 años dotarán a las oficinas judiciales y fiscalías de sistemas de gestión procesal que permitan la tramitación electrónica de los procedimientos.
