La planificación es lo opuesto a la improvisación
Los entes del Sector Público deben programar/planificar la gestión de su contratación pública. Esa planificación tiene que ser amplia, ambiciosa e integral. La planificación es una de las funciones esenciales de cualquier organización para el adecuado cumplimiento de sus fines. Este plan implica una labor previa de previsión y reflexión mediante la realización de los correspondientes estudios, tomas de datos y análisis previos, donde se analicen las necesidades públicas a satisfacer, cuáles son los objetivos prioritarios, los fines y resultados que se pretenden. Los beneficios son enormes, a continuación, enumeramos los más importantes
Beneficios asociados a la planificación de los contratos
- Mejor priorización del gasto y los recursos disponibles
- Reducción de costes administrativos por agregación de la demanda
- Favorecer la coordinación de lo que realmente se hace en la práctica con los que se hayan establecido como objetivos estratégicos de la organización
- Mejorar la calidad de los análisis para recomendar o decidir cursos de acción
- Permitir obtener mejores condiciones comerciales por la mayor participación de proveedores y anticipación de la demanda
- Transparencia en la gestión y en el uso de los fondos públicos.
- Mejorar las exigencias de calidad en la prestación de servicios
Si no existe una planificación de adquisiciones a realizarse durante el año en el Organismo, reflejando este hacia dónde deben dirigirse las actividades y recursos respectivos, difícilmente se podrá seguir un camino y conseguir un objetivo.
Riesgos de una planificación deficiente o inexistente
Las carencias de planificación, de forma directa o en colaboración con otros factores, provocan diferentes patologías en la gestión de la organización:
- Realización de compras inconsistentes e innecesarias
- Respuestas inadecuadas por parte del sector privado, incumplimiento de los objetivos estratégicos, variaciones presupuestarias, etc.
- Uso injustificado de procedimientos menos competitivos
- Tiempo insuficiente para la preparación de ofertas y menos competidores o ofertas únicas.
- Aumento de precios o disminución de la calidad de las adquisiciones.
- Problemas en la implementación del contrato (modificaciones, terminaciones anticipadas de contratos …)
- Desviaciones o incumplimiento de los objetivos estratégicos
Es imprescindible para las AAPP apoyarse en herramientas tecnológicas versátiles y adaptadas a sus necesidades, que resuelvan problemas “reales” y a aporten valor en todas las fases del proceso. Herramientas que faciliten las automatizaciones que generan la eficiencia y proporcionen los datos que facilitan la estrategia.
Herramientas que ayudan a la planificación de la contratación
Plataforma de Seguimiento de los contratos Pixelware
La nueva plataforma de Seguimiento de la Ejecución de los Contratos de PIXELWARE guía y supervisa el desafío de la planificación de la contratación en las entidades públicas. Ordena toda la información disponible sobre la contratación pública del Organismo para facilitar la organización de tareas. Y establece un espacio colaborativo para unidades de contratación, órganos gestores y tramitadores.
Tareas que desarrolla la plataforma
- Aporta el conocimiento de los distintos hitos en los que la ejecución y gestión de un contrato se encuentre, de forma que, por ejemplo, se pueda organizar sin incidentes la transición, en su caso, de un contrato al sucesivo.
- Planifica las contrataciones a futuro. Elabora el plan con datos básicos de los contratos
- Calcula automáticamente los plazos en función de datos maestros: tipo de procedimiento, de contrato, importe y CPV u obteniendo datos de plataformas externas
- Elabora calendarios de eventos de la planificación de los proyectos: fechas sugeridas de inicio de la tramitación, fechas de formalización prevista, fechas de inicio de cada una de las fases
- Muestra informes de seguimiento de proyectos: plan general de contratación por ejercicio, contratos y prórrogas próximos a finalizar, proyectos de compra e importes por unidad proponente con fechas previstas por fase
- Realiza un análisis de los procedimientos de contratación pública para realizar un diagnóstico y adoptar las medidas de mejora que se estimen oportunas.
Una buena planificación de la contratación puede resultar en un ahorro del 10% en la contratación
Si quieres conocer más sobre la Plataforma de Seguimiento y Planificación de los Contratos Públicos puedes reservar una sesión de asesoramiento AQUÍ
Fuentes: https://www.obcp.es/opiniones/la-planificacion-asignatura-pendiente-en-la-cultura-de-una-buena-gestion-de-la
https://ruc.udc.es/dspace/bitstream/handle/2183/22361/AD_2018_22_art_16.pdf?sequence=3&isAllowed=y
