La planificación es lo opuesto a la improvisación

 

Los entes del Sector Público deben programar/planificar la gestión de su contratación pública. Esa planificación tiene que ser amplia, ambiciosa e integral. La planificación es una de las funciones esenciales de cualquier organización para el adecuado cumplimiento de sus fines. Este plan implica una labor previa de previsión y reflexión mediante la realización de los correspondientes estudios, tomas de datos y análisis previos, donde se analicen las necesidades públicas a satisfacer, cuáles son los objetivos prioritarios, los fines y resultados que se pretenden.  Los beneficios son enormes, a continuación, enumeramos los más importantes

Beneficios asociados a la planificación de los contratos

  1. Mejor priorización del gasto y los recursos disponibles
  2. Reducción de costes administrativos por agregación de la demanda
  3. Favorecer la coordinación de lo que realmente se hace en la práctica con los que se hayan establecido como objetivos estratégicos de la organización
  4. Mejorar la calidad de los análisis para recomendar o decidir cursos de acción
  5. Permitir obtener mejores condiciones comerciales por la mayor participación de proveedores y anticipación de la demanda
  6. Transparencia en la gestión y en el uso de los fondos públicos.
  7. Mejorar las exigencias de calidad en la prestación de servicios

Si no existe una planificación de adquisiciones a realizarse durante el año en el Organismo, reflejando este hacia dónde deben dirigirse las actividades y recursos respectivos, difícilmente se podrá seguir un camino y conseguir un objetivo.

Riesgos de una planificación deficiente o inexistente

Las carencias de planificación, de forma directa o en colaboración con otros factores, provocan diferentes patologías en la gestión de la organización:

  1. Realización de compras inconsistentes e innecesarias
  2. Respuestas inadecuadas por parte del sector privado, incumplimiento de los objetivos estratégicos, variaciones presupuestarias, etc.
  3. Uso injustificado de procedimientos menos competitivos
  4. Tiempo insuficiente para la preparación de ofertas y menos competidores o ofertas únicas.
  5. Aumento de precios o disminución de la calidad de las adquisiciones.
  6. Problemas en la implementación del contrato (modificaciones, terminaciones anticipadas de contratos …)
  7. Desviaciones o incumplimiento de los objetivos estratégicos

Es imprescindible para las AAPP apoyarse en herramientas tecnológicas versátiles y adaptadas a sus necesidades, que resuelvan problemas “reales” y a aporten valor en todas las fases del proceso. Herramientas que faciliten las automatizaciones que generan la eficiencia y proporcionen los datos que facilitan la estrategia.

Herramientas que ayudan a la planificación de la contratación

Plataforma de Seguimiento de los contratos Pixelware

La nueva plataforma de Seguimiento de la Ejecución de los Contratos de PIXELWARE guía y supervisa el desafío de la planificación de la contratación en las entidades públicas. Ordena toda la información disponible sobre la contratación pública del Organismo para facilitar la organización de tareas. Y establece un espacio colaborativo para unidades de contratación, órganos gestores y tramitadores.

 

Tareas que desarrolla la plataforma

  1. Aporta el conocimiento de los distintos hitos en los que la ejecución y gestión de un contrato se encuentre, de forma que, por ejemplo, se pueda organizar sin incidentes la transición, en su caso, de un contrato al sucesivo.
  2. Planifica las contrataciones a futuro. Elabora el plan con datos básicos de los contratos
  3. Calcula automáticamente los plazos en función de datos maestros: tipo de procedimiento, de contrato, importe y CPV u obteniendo datos de plataformas externas
  4. Elabora calendarios de eventos de la planificación de los proyectos: fechas sugeridas de inicio de la tramitación, fechas de formalización prevista, fechas de inicio de cada una de las fases
  5. Muestra informes de seguimiento de proyectos: plan general de contratación por ejercicio, contratos y prórrogas próximos a finalizar, proyectos de compra e importes por unidad proponente con fechas previstas por fase
  6. Realiza un análisis de los procedimientos de contratación pública para realizar un diagnóstico y adoptar las medidas de mejora que se estimen oportunas.

 

Una buena planificación de la contratación puede resultar en un ahorro del 10% en la contratación

 

Si quieres conocer más sobre la Plataforma de Seguimiento y Planificación de los Contratos Públicos puedes reservar una sesión de asesoramiento AQUÍ

 

 

Fuentes: https://www.obcp.es/opiniones/la-planificacion-asignatura-pendiente-en-la-cultura-de-una-buena-gestion-de-la
https://ruc.udc.es/dspace/bitstream/handle/2183/22361/AD_2018_22_art_16.pdf?sequence=3&isAllowed=y

 

 

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