Anatomía de una Licitación Electrónica Pública

En el siguiente documento describiremos en qué consiste una licitación electrónica pública. Primero explicaremos brevemente “¿Qué es una Licitación Electrónica Pública?”, para luego entrar en los componentes del objeto de la oferta o licitación, con y sus prescripciones técnicos y funcionales. A continuación describiremos el proceso de adjudicación del contrato y áreas a tener en cuenta para su ejecución.

El caso se basa en una licitación pública real de una Mutua de seguros, que a la vez se fundamenta, con respecto a la estructura y procedimiento, en los requerimientos de la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público. Debido a la extensión de la información requerida nos limitamos a los puntos más importantes, dejando en letra cursiva algunas de los elementos originales a modo de ejemplo, pero verá todo el proceso de una licitación electrónica pública, y le podrá servir como punto de partida para diseñar su propia licitación pública.

¿Qué es una Licitación Electrónica Pública?

Empezaremos con una definición de algunos términos:

Procedimiento de Licitación: concurso entre diversos proveedores para la ejecución de un contrato. El concepto “pliego de condiciones del concurso” hace referencia de forma específica a la adjudicación de un contrato en el sector público o privado. Los pliegos de condiciones del concurso están, por su propia naturaleza, más regulados en el sector público que en el privado, con plazos legales para la publicación (el anuncio del concurso y el anuncio de la adjudicación del concurso).

Entidad adjudicataria, entidad concedente o adquirente: las entidades (pública o privada) que organizan el procedimiento de licitación. En otras palabras, la entidad adquirente del servicio.

Licitador: la empresa solicitante como candidato a tomar parte del procedimiento de licitación organizado por las entidades concedentes.

La licitación pública no tendría que ser en formato electrónico, pero de esta forma facilita a la entidad concedente la creación y gestión de todo el proceso y la presentación por medios electrónicos (online, en la web) sus ofertas y otros documentos, obtener información sobre el desarrollo del procedimiento y recibir telemáticamente notificaciones. Para las empresas interesadas en participar en la licitación, los licitadores, les facilita la presentación y seguimiento de sus propuestas online, sin tener que enviar documentación por correo o presentarse personalmente.

Los objetivos que busca cubrir la Licitación Electrónica son los siguientes:

  • Incrementar la eficacia de los Organismos y Administraciones Públicas
  • Reducir los costes de gestión
  • Ofrecer nuevos servicios de valor añadido, tanto para las empresas como para los organismos públicos
  • Simplificar y automatizar los procedimientos administrativos
  • Fomentar la competencia ampliando la concurrencia a las contrataciones Públicas, habilitando nuevos canales de participación poco accesibles hasta ahora para las Pymes

La Licitación Electrónica incluye de forma implícita, entre otras, las siguientes ventajas:

  • Ubicuidad y accesibilidad, los licitadores pueden presentar sus ofertas y documentos cualquier día del año, en cualquier horario, laborable o no laborable, y desde cualquier ubicación, con el único requisito de disponer de conexión a Internet
  • Reducción de tiempos de gestión en los contratos y optimización de tiempos de procesamiento, la tramitación, tanto económica como administrativa, se automatiza
  • Simplificación de la preparación de la documentación administrativa, reduciendo los errores en su elaboración
  • Eliminación de los desplazamientos (Presentación de ofertas, subsanaciones, documentación requerida, actos de apertura, firmas del contrato, presentación de facturas y certificaciones, etc.)
  • Reducción y racionalización de los costes (impresión, mensajería, desplazamientos)
  • Transparencia en el proceso y conocimiento de la competencia
  • Reducir las barreras de acceso a las Pymes
  • Aumento de la eficacia de la inversión pública
  • Homogeneidad en el tratamiento convencional y electrónico

Cuadro de características de la contratación/licitación pública

Cada licitación tendrá un “Cuadro de Características”, con un resumen del objeto de la licitación y comprenderá los siguientes apartados:

A.- OBJETO DEL CONTRATO

Contratación de la implantación de una plataforma de gestión electrónica de expedientes de contratación que permita automatizar los procesos asociados a la gestión integral de dichos expedientes.

Clasificación del contrato: Contrato de Servicios

B.- PRESUPUESTO BASE DE LICITACIÓN Y CONCEPTO PRESUPUESTARIO

En este apartado desglosamos el presupuesto total, el IVA y el total del proyecto licitado.

C.- PROCEDIMIENTO Y TRAMITACIÓN

Procedimiento: Abierto
Tramitación: Ordinaria

D.- GARANTÍAS

Es conveniente acordar un porcentaje del presupuesto como garantía; importe que se devolverá al terminar el proyecto.

E.- PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO, PRÓRROGAS Y LUGAR DE LA PRESTACIÓN

Duración del contrato: Seis meses desde la fecha de la firma o desde la fecha que se haga constar en el documento contractual.

Número de prórrogas: Si fuese aplicable

Lugar de la prestación: La dirección postal de la entidad contratante u otro lugar.

F.- DETERMINACIÓN DEL PRECIO Y FORMA DE PAGO

Determinación del precio: A tanto alzado

Forma de pago: De acuerdo con el procedimiento interno establecido en la entidad, descrito en el Pliego de condiciones particulares y técnicas.

G.- CLASIFICACIÓN EXIGIBLE Y SOLVENCIA

Clasificación: No se exige.

Solvencia económica y financiera: se describe en el Pliego de condiciones particulares y técnicas.

Solvencia técnica o profesional: se describe en el Pliego de condiciones particulares y técnicas.

H.- CRITERIOS PARA LA ADJUDICACIÓN

Los establecidos en el Pliego de condiciones particulares y técnicas.

I.- REVISIÓN DE PRECIOS

Se indica en el Pliego de condiciones particulares y técnicas.

J.- ADMISIÓN DE VARIANTES

No se autorizan variantes del objeto del contrato, sin perjuicio de que puedan presentar mejoras a los servicios que se licita.

K.- CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN

No se autoriza la cesión ni la subcontratación del contrato.

Observamos que en la mayoría de los casos el cuadro hace referencias a los detalles del pliego que veremos a continuación.

 

Elementos de contrato, objeto de la licitación pública (electrónica)

En esta parte describiremos de forma general el objeto del contrato, pre-requisitos y detalles del procedimiento de la licitación electrónica pública. Tendrá p.e. los siguientes apartados:

OBJETO DEL CONTRATO – De forma general ponemos p.e.: El objeto del contrato a que se refiere el presente Pliego es el que se establece en el apartado A) del cuadro de características, para lo que, de conformidad con la legislación vigente, se convoca su contratación, por el procedimiento abierto y tramitación ordinaria del expediente.

NECESIDADES A SATISFACER MEDIANTE EL CONTRATO – Describimos de forma general las necesidades que queremos satisfacer con el cumplimiento del contrato licitado electrónicamente.

REGIMEN JURIDICO DEL CONTRATO – Listamos los leyes y normas por las que se rige esta licitación electrónica publica; p.e. la “Ley 30/2007, de 30 de Octubre, de Contratos del Sector Público” e instrucciones Internas de Contratación, que deben ser accesibles públicamente a través de la web. Además listamos qué documentos tienen carácter obligatoriamente legal, que en general serán “El Pliego de Condiciones Particulares y Técnicas” y “El propio documento en el que se formalice el contrato”.

ÓRGANO DE CONTRATACIÓN – Se especifica con detalle y dirección quién es el contratante final, sobre todo en casos de administraciones públicas es importante saber exactamente con quien contratará el adjudicado.

PERFIL DE CONTRATANTE – Es donde los interesados pueden ver todos las licitaciones (electrónicas o no) de la entidad licitadora y el estado y resolución de las mismas. En el perfil de contratante se incluye un enlace a la Plataforma de Contratación del Estado, cuya dirección electrónica es https://contrataciondelestado.es/wps/portal/plataforma/

.PRESUPUESTO BASE DE LICITACIÓN Y VALOR ESTIMADO – Describimos en detalle el presupuesto, base de licitación para la ejecución del presente contrato, si la propuesta puede superar el importe, si incluye impuestos y otras tasas o costes de licencias.

EXISTENCIA DE CRÉDITO – Confirmamos que se han cumplido los trámites precisos para asegurar la existencia de crédito para atender las obligaciones que se deriven del cumplimiento del contrato.

DURACIÓN DEL CONTRATO Y PLAZO DE EJECUCIÓN – El plazo de ejecución del contrato es el que se establece en el apartado E) del cuadro de características, y empezará a contar a partir del día siguiente de su formalización, o desde la fecha que se haga constar en el documento contractual.

 

CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN Y DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS –

En este apartado especificamos claramente cuales serán nuestros criterios para la adjudicación de nuestra licitación electrónica. Podemos basarnos para ello en los criterios del artículo 134 de la Ley 30/2007, de Contratos del Sector Público, y que sería, por orden decreciente de importancia y con la valoración o ponderación que se les atribuye, los siguientes:

Criterio de Valoración

Valoración

Máx. de Puntos

Aspectos económicos
Oferta económica

51

Valoración técnica de la oferta

49

Solución propuesta y cumplimiento de requerimientos

18

Planificación e inicio de servicio

10

Gestión del Proyecto y Gestión de Calidad

8

Gestión del Cambio

6

Plan de Soporte

4

Valor añadido

3

 

Como podemos observar predominan los aspectos económicos sobre los técnicos. Debemos de detallar los criterios para cada uno de los puntos de valoración.

CAPACIDAD PARA CONTRATAR – Especificamos quiénes pueden participar en la licitación electrónica. Si no fuese una licitación pública se especificarían los razones, y en todos los casos si hubiese alguna limitación de índole mercantil o territorial, y que documentación deben de aportar los licitantes.

En particular para empresas extranjeras puede ser importante que presenten un informe, conforme el Estado de procedencia de la empresa extranjera admite a su vez la participación de empresas españolas en la contratación con la Administración y con los entes, organismos o entidades del sector público asimilables a los enumerados en el artículo 3 de la Ley 30/2007, de Contratos del Sector Público, en forma sustancialmente análoga.

También es de especial interés, que los licitadores aporten una declaración manifestando que no concurren en la empresa licitadora ninguna de las circunstancias previstas en el artículo 49.1 de la Ley 30/2007, de Contratos del Sector Público, con mención expresa a la circunstancia de hallarse al corriente de las obligaciones tributarias y de Seguridad Social impuestas por las disposiciones vigentes. Con este informe nos aseguramos, en parte, la solvencia financiera de los licitadores; tema que ampliamos a continuación.

SOLVENCIA DE LOS LICITADORES – En esta sección diferenciamos entre la “solvencia económica y financiera” y la “solvencia técnica o profesional” de los participantes en nuestra licitación electrónica pública. Para ambos tipos especificamos con qué documentación los licitadores deben de acreditar su solvencia.

Prescripciones técnicas y funcionales del contrato, objeto de la licitación

Este apartado es con diferencia el más importante y antes de empezar con su definición conviene investigar que funciones se ofrecen en el mercado para no olvidarnos de algunas importantes y evitar poner algunas que pueden ser muy difíciles de crear o implantar; posponiendo estos últimos a una fase posterior o licitación separada.

Comenzamos con los requerimientos específicos cara a la planificación y las condiciones de implantación del proyecto (en nuestras instalaciones, colaboración de nuestros recursos, etc.) y una introducción global sobre en las funciones que queremos cumplir. Sobre todo resaltamos condiciones importantes a cumplir, como el entorno de ejecución u otras particularidades.

A continuación detallamos las funciones que debe cumplir y las necesidades a satisfacer por la aplicación, herramientas administrativas del sistema y requerimientos en cuanto a la seguridad de acceso a las diversas funciones, sin olvidarnos de posibles requerimientos de comunicación con sistemas existentes.

En secciones separadas abordaremos los requerimientos detallados de la gestión del proyecto, gestión de cambios sobre lo especificado en el pliego de la licitación electrónica pública, y exigencias sobre el mantenimiento y soporte de la aplicación final.

Adjudicación del contrato en una licitación electrónica pública

Entramos aquí en aspectos formales y modos de la presentación de las propuestas para la licitación. Veremos el contenido de los tres sobres, el proceso del examen de los mismos, hasta llegar a la adjudicación del contrato, objeto de nuestra la licitación electrónica pública.

Presentación de las propuestas en una licitación pública

Describimos en detalle con qué medios y formularios el licitador puede presentar su propuesta y resaltamos que las proposiciones serán secretas, tal como establece el artículo 129.2 de la Ley 30/2007, de Contratos del Sector Público. También explicamos desviaciones de las circunstancias establecidas en el artículo 124.1 de la Ley 30/2007, de Contratos del Sector Público, en los que los empresarios podrán designar como confidenciales alguno o algunos de los documentos aportados.

Modo de presentación de las proposiciones

Los licitadores presentarán, además de la solicitud TRES sobres cerrados, señalados con los números 1, 2 y 3. Cada uno de ellos deberá estar identificado en su exterior debiendo constar los siguientes datos:

  • El objeto de la licitación a la que concurre
  • Número de expediente
  • Nombre y apellidos o razón social de la empresa
  • Dirección, teléfono y fax de la empresa
  • Dirección de correo electrónico
  • Firmado por el licitador o persona que lo represente

El sobre número 1, relativo a la documentación general, contendrá documentación acreditativa de la personalidad y capacidad de obrar, la dirección de correo (electrónico) a efectos de notificaciones, y la documentación que acredita la solvencia económica/financiera y técnica/profesional del licitante.

El sobre número 2, relativo a la proposición técnica, contendrá la documentación que justifica el cumplimiento de los requisitos exigidos en el capítulo “prescripciones técnicas del contrato” de la licitación electrónica pública.

El sobre número 3, relativo a la proposición económica, deberá contener dicha proposición debidamente firmada y fechada, formulando los importes en número y letra.

Los tres sobres incluyen también un CD que contiene los documentos de cada sobre en imágenes en formato “pdf” (Adobe Acrobat).

PLAZO Y LUGAR DE PRESENTACIÓN DE LAS PROPOSICIONES – Especificamos dónde y hasta cuando pueden presentarse las propuestas. En caso de una licitación electrónica, por lo general, toda documentación puede presentarse de forma telemática en el portal de licitaciones de la entidad.

Examen de la documentación y adjudicación del contrato, objeto de la licitación electrónica

La adjudicación sigue un proceso que de debe de describir claramente esta sección; proceso que llevará a cabo la “Mesa de Contratación” de la entidad contratante, y su secuencia podría ser de la siguiente forma:

Fecha límite de presentación de ofertas: 18/04/11
Fecha de apertura del sobre nº 1: 22/04/11
Fecha y hora del acto público de apertura del sobre nº 2: 5/05/11 a las 12:00 horas
Fecha y hora del acto público de apertura del sobre nº 3: 30/05/11 a las 12:00 horas

Sobre 1 – Examen de la documentación acreditativa de los requisitos de capacidad y solvencia de los licitadores

Concluido el plazo de presentación de proposiciones, la Mesa de Contratación se reunirá para calificar previamente los documentos presentados en tiempo y forma. A estos efectos, el Presidente ordenará la apertura de los sobres que contienen la documentación general (sobre número 1), debiendo certificarse por el Secretario de la Mesa la relación de documentos presentados por cada licitador.

Si la Mesa observase defectos u omisiones subsanables en la documentación presentada, lo comunicará mediante correo electrónico al licitador, para que en un plazo no superior a 3 días hábiles los corrijan o subsanen.

Sobre 2 y 3 – Apertura de las proposiciones admitidas y propuesta de adjudicación

Ambos sobres se abren en actos públicos ante la Mesa de Contratación. Se abrirán los sobres nº 2 que contengan la proposición técnica y dará conocimiento al público del número de proposiciones recibidas y nombre de los licitadores, dando ocasión a los licitadores para que puedan comprobar que los sobres que contienen las ofertas se encuentran en la Mesa en idénticas condiciones en que fueron entregados.

El Presidente manifestará el resultado de la admisión de los licitadores de las proposiciones presentadas, con expresión de las proposiciones admitidas, de las rechazadas y causa o causas de la inadmisión de éstas últimas.

Solamente se abrirán los sobres nº 3, que contienen las proposiciones económicas, que hayan cumplido también los requisitos técnicos de la licitación. En dicho acto se pondrá en conocimiento de los licitadores la valoración previa de los criterios de adjudicación cuya ponderación dependa de un juicio de valor.

Es importante entender que la propuesta de adjudicación no crea derecho alguno a favor del empresario propuesto frente a la entidad contratante, mientras no se le haya adjudicado el contrato por acuerdo del Órgano de Contratación.

Adjudicación del contrato, objeto de la licitación electrónica, por el “Órgano de Contratación”

A la vista de la propuesta de la Mesa de Contratación, el Órgano de Contratación clasificará las proposiciones presentadas por orden decreciente, atendiendo a los criterios establecidos para esta licitación, a cuyo efecto, cuando deban tenerse en cuenta una pluralidad de criterios de adjudicación, podrá solicitar cuantos informes técnicos estime pertinentes, y adjudicará el contrato al licitador que haya presentado la que resulte económicamente más ventajosa. El plazo para efectuar la adjudicación será como máximo de dos meses a contar desde la apertura de las proposiciones.

Cuando el Órgano de Contratación no adjudique el contrato de acuerdo con la propuesta formulada por la Mesa de contratación deberá motivar su decisión.

La adjudicación del contrato, del cual es objeto la licitación electrónica, deberá notificarse a los candidatos o licitadores y se publicará en el perfil de contratante del Órgano de contratación.

Formalización del contrato, objeto de la licitación electrónica

Con carácter previo a la formalización del contrato, el adjudicatario deberá acreditar, en el plazo máximo de 15 días documentación de acreditación de que el licitador está al corriente de las obligaciones tributarias y de Seguridad Social, un certificado bancario de titularidad de la cuenta corriente que designe para el pago del precio del contrato y el importe de la garantía estipulada para el contrato.

El documento en que se formalice el contrato será en todo caso privado, al que se unirá como anexo un ejemplar del pliego, y será firmado en todas sus páginas por el adjudicatario, considerándose a todos los efectos parte integrante del contrato.

Ejecución, modificación y resolución del contrato

Sin entrar en detalle en este apartado, ya que serán particulares de cada licitación, esbozamos brevemente secciones que debería de tener en cuenta.

PLAZO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO – Cuándo comienza el proyecto, que el contrato se ejecutará a riesgo del contratista y será de su cuenta indemnizar todos los daños y perjuicios que se causen. El contratista será responsable de la calidad técnica de los servicios realizados, y que debe proporcionar la información técnica necesaria para el seguimiento de las tareas realizadas y pendientes en cada ámbito de aplicación. También contiene quién debe provisionar los recursos de equipamiento, técnicos y humanos.

CÓDIGOS FUENTE – ¿Deberá la entidad contratante tener acceso a los códigos fuente propios de su instalación y podrá utilizarlos para mantener los sistemas en perfecto funcionamiento en caso de que se den ciertas circunstancias, como el cese de las actividades de las actividades de la empresa adjudicataria? Detallamos aquí esta parte.

PROPIEDAD MATERIAL – de los equipos, maquinaria, dispositivos o instrumentos en general, propios o de un tercero, que la entidad ponga a disposición del adjudicatario, y para la cual responde frente a la entidad por la pérdida, destrucción o deterioro total o parcial de los objetos.

PROPIEDAD INTELECTUAL – ¿De quién es la propiedad intelectual de los informes, estudios y documentos, así como los productos y subproductos elaborados por el adjudicatario como consecuencia de la ejecución del contrato?

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA – Aquí incluimos obligaciones que no se derivan directamente del régimen jurídico del contrato, como pueden ser el cumplimiento de las disposiciones vigentes en material laboral, de seguridad social y de prevención de riesgos laborales, gastos e impuestos que se originen por la formalización del contrato y requisitos internos como el modelo de factura de las prestaciones realizadas, así como a su sistema de pago.

GARANTÍA DE LAS PRESTACIONES – Aquí especificamos en qué consisten las garantías exigidas, como garantizar las prestaciones objeto de la licitación durante toda la vigencia del contrato, obligando a la empresa adjudicataria de la licitación a realizar durante dicho período los cambios necesarios para solventar las incidencias o defectos detectados.

PENALIZACIONES – En caso de incumplimiento del contrato, la entidad contratante tendrá la facultad, en función de la gravedad, de aplicar penalizaciones, o, alternativamente resolver el contrato. Debemos especificar con detalle cuándo se aplican y en que grado.

PAGO DEL PRECIO – Normalmente se efectúan los pagos parciales en base del cumplimiento de hitos del proyecto licitado. Ejemplos globales serían, Aceptación del análisis funcional, Entregables del proyecto, Entregables del proyecto y Finalización del proyecto.

REVISIÓN DE PRECIOS – Especificamos si se autoriza la revisión de precios en ciertas circunstancias.

CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS- La empresa adjudicataria y el personal encargado de la realización de las tareas, deben guardar secreto profesional sobre todas las informaciones, documentos y asuntos a los que tengan acceso o conocimiento durante la vigencia del contrato. Detallamos aquí las políticas confidencialidad y protección de datos la entidad contratante.

DEVOLUCIÓN Y CANCELACIÓN DE LA GARANTÍA- Aprobada la liquidación del contrato, si no resultasen responsabilidades que hayan de ejercitarse sobre la garantía, se acordará, en caso de que hubiera sido exigida, la devolución de aquélla o de cancelación del aval.

EXTINCIÓN Y RESOLUCIÓN DEL CONTRATO – El contrato se extinguirá por su cumplimiento o resolución por causas como, Incumplimiento por cualquiera de las partes de sus obligaciones contractuales, la falta de pago de los servicios facturados, etc.

JURISDICCIÓN – Para cualquier cuestión litigiosa derivada de la interpretación o ejecución del presente, las partes se someten expresamente a los Juzgados y Tribunales de la ciudad de la entidad contratante.

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