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Documentación y requisitos para licitar

Participar en una licitación pública puede resultar un procedimiento tedioso por los trámites burocráticos que conlleva. Para comenzar debemos señalar que todo procedimiento de licitación pública se divide en varias fases, reguladas en la Ley de Contratos del Sector Público pero que, en general, podemos resumir en las siguientes: Preparación y tramitación, ejecución y resolución.

En el presente artículo nos centraremos en la documentación que es necesario aportar en la fase de preparación y tramitación de una licitación pública.

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1. Requisitos previos para participar en una licitación pública y el Documento Europeo Único de Contratación

Las licitaciones públicas son procedimientos administrativos sometidos a una serie de normas cuyo fin es garantizar que los contratos públicos cumplen con lo establecido en la ley. Dentro de esas normas, la más importante es la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, en la que se recogen los requisitos necesarios para que un particular pueda concurrir a licitaciones públicas y optar por conseguir la adjudicación de un contrato público.

Algunos de estos requisitos son comunes a todas las empresas y tratan de garantizar que se cumple con unos mínimos que permitan al órgano contratante asegurarse la existencia y solvencia de la empresa. No obstante, en cada licitación pública se podrán exigir requisitos específicos relacionados con la propia naturaleza del contrato que se pretende celebrar en la licitación pública.

A esta documentación previa se refiere específicamente el artículo 140 de la Ley de Contratos, el cual exige que los licitadores presenten una declaración responsable que tomará una forma concreta, es decir normalizada, denominada Documento Europeo Único de Contratación (DUEC) , en la que figurará:

1º. Que la sociedad está válidamente constituida y que conforme a su objeto social puede presentarse a la licitación pública. Además, el firmante de la declaración deberá ostentar la representación válida de la empresa.

2º. Que cuenta con la correspondiente clasificación (posteriormente nos referiremos a este concepto) o que cumple los requisitos de solvencia económica, financiera y técnica o profesional exigidos en el pliego de contratación.

3º. Que no está incursa en prohibición de contratar.

4º. La designación de una dirección de correo electrónico en que efectuar las notificaciones.

Junto a estos documentos generales, la Ley de Contratos puede exigir otra documentación, como el documento que acredite haber prestado garantía o, en el caso de empresas extranjeras, la declaración de que se someterán a la jurisdicción española en caso de incidencias durante la vigencia del contrato.

En realidad, los requisitos previos son un resumen de las diferentes exigencias que establece la Ley de Contratos para poder licitar y que pasamos a desglosar.

2. Aptitud para poder concurrir a licitaciones públicas

El artículo 65 de la Ley de Contratos establece los requisitos que deben cumplir las empresas que pretenden concurrir a una licitación pública; es lo que se denomina aptitud para contratar y se trata de una serie de condiciones que deben demostrar las empresas y que se resumen en las siguientes:

  • Tener capacidad de obrar.

  • No incurrir en prohibiciones de contratar.

  • Ser solventes desde el punto de vista económico y profesional.

  • Estar habilitadas profesionalmente para realizar aquello en lo que consiste el contrato.

3. Capacidad de obrar de acuerdo con la licitación pública

De acuerdo con el artículo 84 de la Ley de Contratos, la capacidad de obrar de los empresarios personas jurídicas se acreditará mediante la escritura o documento de constitución que esté correctamente inscrito en el registro público que corresponda (generalmente el Registro Mercantil), así como la presentación de los estatutos o el acta fundacional, donde conste la actividad a la que se dedica la empresa

En el caso de empresarios extranjeros, se admitirá como acreditación la inscripción en los registros públicos del Estado al que pertenezca, si se trata de empresas europeas o del espacio económico europeo, o bien, mediante un informe elaborado por el órgano diplomático o consulado español si la empresa es de un tercer estado distinto a los supuestos anteriores.

4. Habilitación de la empresa para concurrir a una licitación pública

Por habilitación nos referimos a que la empresa no esté incursa en prohibiciones que le impidan concurrir a los contratos públicos de una licitación pública. En general, las prohibiciones se establecen para evitar que empresas que han cometido algún tipo de ilegalidad sigan contratando con los entes públicos. Entre las principales causas que impiden contratar encontramos:

    • Que la empresa haya sido condenada por sentencia firme por alguno de los delitos que establece la Ley de Contratos (terrorismo, asociación ilícita, cohecho, fraude, delitos contra la Hacienda Pública o la Seguridad Social, prevaricación o malversación de fondos, entre otros).

    • Que la empresa haya sido sancionada por infracción grave en materia profesional, como son los casos de sanciones relativas a disciplina de mercado, igualdad de oportunidades o extranjería, entre otras materias; o bien que hayan sido sancionadas por infracción muy grave en materia de medioambiente o en el ámbito laboral.

    • Haber solicitado la declaración de concurso de acreedores o, en general, estar incursas en un procedimiento concursal.

    • Que la empresa no está al corriente de sus obligaciones tributarias o de Seguridad Social.

    • Además de las anteriores, para poder participar en una licitación pública la Ley establece otros supuestos que impiden contratar, como haber dejado de formalizar un contrato anterior una vez fue adjudicado.

En todos los supuestos contemplados estas prohibiciones no son permanentes, sino que están sujetas a plazos definidos en la ley. En todo caso, la comprobación de que existen estas prohibiciones corresponde al propio órgano de contratación, aunque en algunos casos el anuncio de licitación pública podrá exigir una declaración responsable.

5. Acreditación de la solvencia para concurrir a licitaciones públicas

La solvencia es la garantía previa que tiene el órgano de contratación respecto de las características de una determinada empresa. Mediante la documentación que está obligada a presentar, la empresa demuestra al contratante que cuenta con los requisitos necesarios para ejecutar el contrato definido en la licitación pública, evitando así que resulten adjudicatarias empresas que posteriormente no puedan desarrollar el objeto del contrato.

Así, para considerar que una empresa es solvente será necesario aportar los documentos que se determinen por el órgano de contratación en cada contrato o bien que la empresa esté clasificada e inscrita en el Registro de Licitadores.

– Solvencia económica y financiera

La solvencia económica y financiera se acreditará, a elección del órgano de contratación, a través de certificados y documentos. Los más usuales son las certificaciones bancarias, pólizas o certificados de seguro por riesgos profesionales, cuentas anuales o la declaración del empresario indicando el volumen de negocios global de la empresa.

– Solvencia técnica

Para acreditar este tipo de solvencia para permitir concurrir a una licitación pública habrá que distinguir entre el tipo de contrato de que se trate. Así será necesario acreditar las obras, suministros o servicios prestados en los años anteriores por el empresario, la descripción del personal técnico de la empresa, los títulos académicos o profesionales del empresario y directivos de la empresa, las medidas de gestión medioambiental que se podrán aplicar en la ejecución del contrato, la plantilla media anual de la empresa o el tipo y descripción de maquinaria y material del que dispone para la obra o las características de los productos o servicios que se van a realizar con certificados de calidad. No obstante, será en el anuncio de contratación donde se concretará la documentación a presentar.

– Acreditación de solvencia por un tercero

La Ley permite a las empresas que se basen en la solvencia de otra entidad para poder participar en un concurso público y contratar. En estos casos, el artículo 75 de la Ley de Contratos públicos exige que las condiciones de la entidad presentada, así como la de la empresa licitadora se mantengan durante toda la vida del contrato. Este tipo de acreditación suele utilizarse en el caso de uniones temporales de empresa.

– La clasificación de empresas

En ocasiones la Ley exige a las empresas que se encuentren clasificadas, esto es, que hayan demostrado su solvencia y, de esta forma, se inscriban en un registro, el ROLECE. De esta forma, las empresas clasificadas podrán acceder a determinadas licitaciones y, además, se simplificará la presentación de documentación exigida para participar en los procesos de contratación concurrir a licitaciones públicas, al constar sus datos inscritos previamente.

6. El Registro de licitadores (ROLECE)

La Ley de Contratos del Sector Público de 2011 creó el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado (ROLECE), actualmente denominado Registro de Licitadores y Empresas del Sector Público, cuyo fin es inscribir a los empresarios que pretendan contratar con las administraciones públicas. En este Registro se hacen constar sus datos de personalidad jurídica, capacidad de obrar, solvencia y clasificación profesional. En definitiva, el ROLECE permite tener un acceso fácil a los datos necesarios de las empresas tal y como señala el artículo 96 de la Ley de Contratos.

En cuanto a la forma de registro, se trata de un sistema electrónico por lo que las inscripciones y demás comunicaciones que quieran realizar las empresas deberán realizarse mediante métodos telemáticos. Para saber más, consulte el artículo «QUÉ ES Y CÓMO INSCRIBIRME EN ROLECE«.

Además del Registro estatal, el artículo 81 de la Ley de Contratos permite que las comunidades autónomas puedan crear sus propios registros.

7. La garantía en las licitaciones y los contratos públicos

Se entiende por garantía la cantidad económica que el órgano contratante exige a las empresas que concurren a una licitación pública y consiguen un contrato para asegurar que las mismas participen correctamente en el procedimiento de licitación. En cuanto a la forma en que se presta la garantía, se admite el dinero en efectivo, valores en Deuda Pública, avales o mediante seguro de caución. Ahora bien, existen dos categorías principales de garantías:

– Garantías provisionales

Es la cantidad que la ley exige para que un empresario CONCURRA a una de LICITACIÓN pública. Su objetivo es asegurar que los licitadores tienen un verdadero interés en resultar adjudicatarios del contrato pues esta cantidad se adelanta con independencia del resultado final y se devuelve a quienes no resulten elegidos. La ley exige esta garantía de forma ordinaria y la fija en un 3% del valor del contrato sin incluir el I.V.A.

– Garantías definitivas

Se trata de la cantidad que exige el órgano de contratación para asegurar que la EJECUCCIÓN del CONTRATO se realizará en los términos que éste marca. Esta garantía se fija por la Ley de Contratos en un 5% del precio final del contrato, I.V.A. excluido, aunque en ciertos casos puede alcanzar el 10%. El empresario perderá la garantía en el caso de que no ejecute el contrato en el plazo fijado, si no ha cumplido alguno de sus términos, si no ha sido correctamente ejecutado el contrato o si ha ocasionado daños y perjuicios. De no darse alguno de estos casos, la garantía será devuelta al empresario o cancelada si se realizó mediante aval.

8. El caso de las uniones temporales de empresas

La Ley de Contratos permite en su artículo 69 que varios empresarios se unan temporalmente para concurrir a una licitación. Es habitual que se recurra a las UTE en el supuesto de grandes contratos, ya sea por su alto coste económico o por lo complejo de su ejecución.

En estos casos, las empresas que pretendan concurrir a la licitación pública podrán hacerlo como una unidad y sólo en el caso de que resulten finalmente adjudicatarias, se les obligará a constituir, mediante escritura pública, la UTE de forma oficial.

Una vez constituida, nacen una serie de obligaciones específicas de este tipo de uniones como son, entre otras, el nombramiento de un representante o apoderado único para que sirva de enlace con el órgano de contratación o el hecho de que quedan obligadas solidariamente a las resultas del contrato.

Por Silvia Domínguez García
Abogada-Directora SDG ABOGADOS

Vea también el artículo «GUÍA RÁPIDA PARA PARTICIPAR EN LICITACIONES PÚBLICAS«

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