Documentación y requisitos para licitar: qué necesita tu empresa

Última actualización: agosto de 2026 · Conforme a la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público

Participar en una licitación pública puede resultar un procedimiento tedioso por los trámites burocráticos que conlleva. Para comenzar debemos señalar que todo procedimiento de licitación pública se divide en varias fases, reguladas en la Ley de Contratos del Sector Público, pero que en general podemos resumir en las siguientes: preparación y tramitación, ejecución y resolución.

En el presente artículo nos centraremos en la documentación que es necesario aportar en la fase de preparación y tramitación de una licitación pública.

Índice

Requisitos previos para participar en una licitación pública y el Documento Europeo Único de Contratación

Las licitaciones públicas son procedimientos administrativos sometidos a una serie de normas cuyo fin es garantizar que los contratos públicos cumplen con lo establecido en la ley. Dentro de esas normas, la más importante es la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, en la que se recogen los requisitos necesarios para que un particular pueda concurrir a licitaciones públicas y optar por conseguir la adjudicación de un contrato público.

Algunos de estos requisitos son comunes a todas las empresas y tratan de garantizar que se cumple con unos mínimos que permitan al órgano contratante asegurarse la existencia y solvencia de la empresa. No obstante, en cada licitación pública se podrán exigir requisitos específicos relacionados con la propia naturaleza del contrato que se pretende celebrar.

A esta documentación previa se refiere específicamente el artículo 140 de la Ley de Contratos, el cual exige que los licitadores presenten una declaración responsable que tomará una forma concreta, es decir normalizada, denominada Documento Europeo Único de Contratación (DEUC), en la que figurará:

  1. Que la sociedad está válidamente constituida y que conforme a su objeto social puede presentarse a la licitación pública. Además, el firmante de la declaración deberá ostentar la representación válida de la empresa.
  2. Que cuenta con la correspondiente clasificación (posteriormente nos referiremos a este concepto) o que cumple los requisitos de solvencia económica, financiera y técnica o profesional exigidos en el pliego de contratación.
  3. Que no está incursa en prohibición de contratar.
  4. La designación de una dirección de correo electrónico en que efectuar las notificaciones.

Junto a estos documentos generales, la Ley de Contratos puede exigir otra documentación, como el documento que acredite haber prestado garantía o, en el caso de empresas extranjeras, la declaración de que se someterán a la jurisdicción española en caso de incidencias durante la vigencia del contrato.

En realidad, los requisitos previos son un resumen de las diferentes exigencias que establece la Ley de Contratos para poder licitar y que pasamos a desglosar.

Puedes ver en detalle qué es el DEUC y cómo rellenarlo paso a paso.

 

Aptitud para poder concurrir a licitaciones públicas

El artículo 65 de la Ley de Contratos establece los requisitos que deben cumplir las empresas que pretenden concurrir a una licitación pública; es lo que se denomina aptitud para contratar y se trata de una serie de condiciones que deben demostrar las empresas y que se resumen en las siguientes:

  • Tener capacidad de obrar.
  • No incurrir en prohibiciones de contratar.
  • Ser solventes desde el punto de vista económico y profesional.
  • Estar habilitadas profesionalmente para realizar aquello en lo que consiste el contrato.

Capacidad de obrar de acuerdo con la licitación pública

De acuerdo con el artículo 84 de la Ley de Contratos, la capacidad de obrar de los empresarios personas jurídicas se acreditará mediante la escritura o documento de constitución que esté correctamente inscrito en el registro público que corresponda (generalmente el Registro Mercantil), así como la presentación de los estatutos o el acta fundacional, donde conste la actividad a la que se dedica la empresa.

En el caso de empresarios extranjeros, se admitirá como acreditación la inscripción en los registros públicos del Estado al que pertenezca, si se trata de empresas europeas o del Espacio Económico Europeo, o bien mediante un informe elaborado por el órgano diplomático o consulado español si la empresa es de un tercer Estado distinto a los supuestos anteriores.

Habilitación de la empresa para concurrir a una licitación pública

Por habilitación nos referimos a que la empresa no esté incursa en prohibiciones que le impidan concurrir a los contratos públicos. En general, las prohibiciones se establecen para evitar que empresas que han cometido algún tipo de ilegalidad sigan contratando con los entes públicos. Entre las principales causas que impiden contratar encontramos:

  • Que la empresa haya sido condenada por sentencia firme por alguno de los delitos que establece la Ley de Contratos (terrorismo, asociación ilícita, cohecho, fraude, delitos contra la Hacienda Pública o la Seguridad Social, prevaricación o malversación de fondos, entre otros).
  • Que la empresa haya sido sancionada por infracción grave en materia profesional, como son los casos de sanciones relativas a disciplina de mercado, igualdad de oportunidades o extranjería, entre otras materias; o bien que haya sido sancionada por infracción muy grave en materia de medioambiente o en el ámbito laboral.
  • Haber solicitado la declaración de concurso de acreedores o, en general, estar incursa en un procedimiento concursal.
  • Que la empresa no esté al corriente de sus obligaciones tributarias o de Seguridad Social.

Además de las anteriores, para poder participar en una licitación pública la Ley establece otros supuestos que impiden contratar, como haber dejado de formalizar un contrato anterior una vez fue adjudicado.

En todos los supuestos contemplados estas prohibiciones no son permanentes, sino que están sujetas a plazos definidos en la ley. En todo caso, la comprobación de que existen estas prohibiciones corresponde al propio órgano de contratación, aunque en algunos casos el anuncio de licitación pública podrá exigir una declaración responsable.

Acreditación de la solvencia para concurrir a licitaciones públicas

La solvencia es la garantía previa que tiene el órgano de contratación respecto de las características de una determinada empresa. Mediante la documentación que está obligada a presentar, la empresa demuestra al contratante que cuenta con los requisitos necesarios para ejecutar el contrato definido en la licitación pública, evitando así que resulten adjudicatarias empresas que posteriormente no puedan desarrollar el objeto del contrato.

Así, para considerar que una empresa es solvente será necesario aportar los documentos que se determinen por el órgano de contratación en cada contrato o bien que la empresa esté clasificada e inscrita en el Registro de Licitadores.

Solvencia económica y financiera

La solvencia económica y financiera se acreditará, a elección del órgano de contratación, a través de certificados y documentos. Los más usuales son las certificaciones bancarias, pólizas o certificados de seguro por riesgos profesionales, cuentas anuales o la declaración del empresario indicando el volumen de negocios global de la empresa.

Solvencia técnica

Para acreditar este tipo de solvencia habrá que distinguir entre el tipo de contrato de que se trate. Así, será necesario acreditar las obras, suministros o servicios prestados en los años anteriores por el empresario, la descripción del personal técnico de la empresa, los títulos académicos o profesionales del empresario y directivos de la empresa, las medidas de gestión medioambiental que se podrán aplicar en la ejecución del contrato, la plantilla media anual de la empresa, el tipo y descripción de maquinaria y material del que dispone para la obra, o las características de los productos o servicios que se van a realizar con certificados de calidad.

No obstante, será en el anuncio de contratación donde se concretará la documentación a presentar.

Acreditación de solvencia por un tercero

La Ley permite a las empresas que se basen en la solvencia de otra entidad para poder participar en un concurso público y contratar. En estos casos, el artículo 75 de la Ley de Contratos exige que las condiciones de la entidad presentada, así como las de la empresa licitadora, se mantengan durante toda la vida del contrato. Este tipo de acreditación suele utilizarse en el caso de uniones temporales de empresas.

La clasificación de empresas

En ocasiones la Ley exige a las empresas que se encuentren clasificadas, esto es, que hayan demostrado su solvencia y, de esta forma, se inscriban en un registro, el ROLECE. De esta forma, las empresas clasificadas podrán acceder a determinadas licitaciones y, además, se simplificará la presentación de documentación exigida para concurrir a licitaciones públicas, al constar sus datos inscritos previamente.

La clasificación es obligatoria en contratos de obras de valor estimado igual o superior a 500.000 euros. Puedes consultar los grupos, subgrupos y categorías en nuestra guía sobre la clasificación de empresas en las licitaciones públicas.

El Registro de licitadores (ROLECE)

El Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público (ROLECSP), conocido habitualmente como ROLECE, tiene como fin inscribir a los empresarios que pretendan contratar con las administraciones públicas. En este Registro se hacen constar sus datos de personalidad jurídica, capacidad de obrar, solvencia y clasificación profesional.

En definitiva, el ROLECE permite tener un acceso fácil a los datos necesarios de las empresas, tal y como señala el artículo 96 de la Ley de Contratos.

En cuanto a la forma de registro, se trata de un sistema electrónico, por lo que las inscripciones y demás comunicaciones se realizan de modo telemático. Tienes el detalle del trámite en nuestra guía sobre qué es el ROLECE y cómo inscribirse.

Además del Registro estatal, el artículo 81 de la Ley de Contratos permite que las comunidades autónomas puedan crear sus propios registros.

La garantía en las licitaciones y los contratos públicos

Se entiende por garantía la cantidad económica que el órgano contratante exige a las empresas que concurren a una licitación pública y consiguen un contrato para asegurar que las mismas participen correctamente en el procedimiento. En cuanto a la forma en que se presta la garantía, se admite el dinero en efectivo, valores en Deuda Pública, avales o mediante seguro de caución.

Ahora bien, existen dos categorías principales de garantías.

Garantías provisionales

Es la cantidad que la ley exige para que un empresario concurra a una licitación pública. Su objetivo es asegurar que los licitadores tienen un verdadero interés en resultar adjudicatarios del contrato, pues esta cantidad se adelanta con independencia del resultado.

La ley no exige esta garantía de forma ordinaria y la fija en un 3 % del valor del contrato, sin incluir el IVA.

Garantías definitivas

Se trata de la cantidad que exige el órgano de contratación para asegurar que la ejecución del contrato se realizará en los términos que este marca. Esta garantía se fija por la Ley de Contratos en un 5 % del precio final del contrato, IVA excluido, aunque en ciertos casos puede alcanzar el 10 %.

El empresario perderá la garantía en el caso de que no ejecute el contrato en el plazo fijado, si no ha cumplido alguno de sus términos, si no ha sido correctamente ejecutado el contrato o si ha ocasionado daños y perjuicios. De no darse alguno de estos casos, la garantía será devuelta al empresario o cancelada si se realizó mediante aval.

El caso de las uniones temporales de empresas

La Ley de Contratos permite en su artículo 69 que varios empresarios se unan temporalmente para concurrir a una licitación. Es habitual que se recurra a las UTE en el supuesto de grandes contratos, ya sea por su alto coste económico o por lo complejo de su ejecución.

En estos casos, las empresas que pretendan concurrir a la licitación pública podrán hacerlo como una unidad y solo en el caso de que resulten finalmente adjudicatarias se les obligará a constituir, mediante escritura pública, la UTE de forma oficial.

Una vez constituida, nacen una serie de obligaciones específicas de este tipo de uniones, como son, entre otras, el nombramiento de un representante o apoderado único para que sirva de enlace con el órgano de contratación, o el hecho de que quedan obligadas solidariamente a las resultas del contrato.

Puedes ampliar información en nuestra guía sobre qué es una UTE y cómo constituirla.

Checklist: qué preparar antes de licitar

Reunir esta documentación con antelación evita las prisas de última hora, que es cuando se cometen los errores caros.

Lo que conviene tener siempre listo

  • Certificado electrónico de representante en vigor, probado en el equipo desde el que se vaya a presentar.
  • Escritura de constitución y modificaciones posteriores, inscritas en el Registro Mercantil.
  • Escritura de apoderamiento de quien vaya a firmar.
  • Cuentas anuales depositadas, incluido el fichero XBRL.
  • Certificados de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social.
  • Alta en el IAE en el epígrafe correspondiente al objeto del contrato.
  • Inscripción en el ROLECE, obligatoria en el procedimiento abierto simplificado.

Lo que depende de cada licitación

  • Certificados de buena ejecución de trabajos similares.
  • Seguro de responsabilidad civil con la cobertura que exija el pliego.
  • Certificados de calidad y medioambientales si el pliego los pide.
  • Garantía provisional, cuando esté exigida.
  • Compromiso de UTE, si concurres agrupado.

Una advertencia práctica: las escrituras y los certificados llevan su tiempo. Un certificado de estar al corriente caducado o un poder no inscrito son causa habitual de requerimiento de subsanación, y el plazo para responder suele ser de tres días hábiles.

Preguntas frecuentes sobre la documentación para licitar

¿Qué documentación hay que presentar para licitar?

En la mayoría de procedimientos basta inicialmente con el DEUC, que es una declaración responsable. La documentación acreditativa completa —escrituras, cuentas, certificados— solo se exige a quien resulta propuesto como adjudicatario.

¿Qué es la aptitud para contratar?

Es el conjunto de condiciones del artículo 65 de la LCSP: tener capacidad de obrar, no incurrir en prohibiciones de contratar, ser solvente económica y profesionalmente, y estar habilitado para la actividad objeto del contrato.

¿Cuánto es la garantía definitiva en un contrato público?

El 5 % del precio final del contrato, IVA excluido, aunque en determinados casos puede alcanzar el 10 %. La garantía provisional, cuando se exige, es del 3 % del valor del contrato.

¿Se puede licitar usando la solvencia de otra empresa?

Sí. El artículo 75 de la LCSP permite basarse en la solvencia de otra entidad, siempre que las condiciones de esa entidad y las de la empresa licitadora se mantengan durante toda la vida del contrato.

¿Qué prohibiciones impiden contratar con la Administración?

Entre otras, haber sido condenado por sentencia firme por determinados delitos, haber sido sancionado por infracción grave en materia profesional o muy grave en materia ambiental o laboral, estar en concurso de acreedores, o no estar al corriente de las obligaciones tributarias y de Seguridad Social.

¿Las prohibiciones de contratar son permanentes?

No. Están sujetas a plazos definidos en la ley. La comprobación corresponde al propio órgano de contratación, aunque el anuncio puede exigir una declaración responsable.

¿Es obligatorio estar en el ROLECE para licitar?

No siempre, pero sí en el procedimiento abierto simplificado y en el simplificado abreviado. En el resto agiliza mucho el trámite, porque los datos ya constan inscritos.

¿Cómo acredita su capacidad de obrar una empresa extranjera?

Mediante la inscripción en los registros públicos de su Estado, si es de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo. Si es de un tercer Estado, mediante informe del órgano diplomático o consulado español.

¿Qué pasa si falta un documento en la oferta?

Los defectos subsanables se corrigen en el plazo que conceda el órgano de contratación, habitualmente tres días hábiles. Hay defectos insubsanables, como incluir datos económicos en el sobre técnico, que conllevan exclusión directa.

Artículo elaborado por Silvia Domínguez García, Abogada-Directora de SDG Abogados, y actualizado por el equipo del Instituto de Contratación.

Vea también nuestra guía sobre cómo participar en licitaciones públicas.

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