Proyecto realizado para unificar dos tecnologías que hasta ahora se habían mantenido alejadas, los sistemas de Gestión de Expedientes y las herramientas de análisis de la inteligencia de negocio (BI); para ofrecer a los directivos de empresas o administraciones la posibilidad de crear y manejar cuadros de mando vinculados con sus expedientes.
PLATAFORMA DE TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES CON CUADROS DE MANDO
Las aplicaciones de Gestión de Expedientes ofrecen informes o estadísticas relativas a los expedientes almacenados, su estado, su tramitación, etc., pero en ocasiones esta información no es suficiente, y la dirección necesita un nivel de datos superior para plantear nuevas estrategias directivas o detectar cuellos de botella o acciones de mejora procedimental.
Aquí es donde intervienen los Balanced Scored Card, o Cuadros de Mando, una herramienta que aporta una visión integral de la esencia del proceso de reflexión estratégica. Sintetiza y relaciona visión, estrategia y acción, vinculando los qué hacer y el cómo hacerlo, y ayudando a entender lo que ha sucedido y a actuar sobre lo que está por venir.
El objetivo general del proyecto, por tanto, ha sido unificar estas dos tecnologías que hasta ahora se habían mantenido alejadas, y ofrecer a los directivos de empresas o administraciones la posibilidad de crear y manejar cuadros de mando vinculados con su gestión de expedientes e incluso con sus sistema de gestión contable (ERP) o cualquier otro sistema susceptible de relacionarse con los expedientes.
CONTENIDO Y ALCANCE DEL PROYECTO O ACTUACIÓN
El alcance previsto del proyecto busca dar respuesta a una problemática constante en las Administraciones. Por un lado impulsar el uso de las nuevas tecnologías en un intento de mejorar los procesos de tramitación internos de las Administraciones, y por otro lado aportar una nueva visión de los datos, con estadísticas y gráficos de información visualizados como Cuadro de Mando.
En función del tipo de tramitación de expedientes los indicadores son distintos ya que dependen fundamentalmente de la lógica de negocio y de los campos de definición de cada expediente.
Dentro del alcance previsto se incluye:
- Aportar información a los directivos de las Administraciones para facilitar la toma de decisiones y facilitar información en la mejora de los procesos.
- Ayuda en la definición de los indicadores y posibles gráficos de salida en la vista preliminar de datos en el Cuadro de Mando. Para ello, se ofrece una serie de indicadores a los directivos de forma que se permite la obtención de estadísticas en función de todos ellos, agrupando y consolidando la información de forma rápida y eficiente y pudiendo elegir el tipo de gráfico a utilizar .
Y algunas de las ventajas que se consiguen con este proyecto son:
- Mejorar y facilitar la gestión de los expedientes en la Administración Pública.
- Establecer sistemas internos que continúen con la modernización y automatización de los procesos de trabajo internos.
- Reducir costes y mejorar las condiciones de trabajo de las personas involucradas en los procesos de dirección estratégica.
- Situar a la Administración Pública española en la vanguardia de las nuevas tecnologías.
Finalmente, se ha cumplido el objetivo de desarrollar una herramienta de Cuadro de Mandos que ofrece información estratégica de las actividades de tramitación electrónica de expedientes en las Administraciones.
Consorcio
La Plataforma de Tramitación de Expedientes con Cuadros de Mando es un proyecto realizado por Pixelware, Eurosistemas Placcom y Anova IT Consulting, con número de expediente TSI-020502-2009-17, y ha sido financiado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio dentro del Plan Nacional de Investigación Científica, Desarrollo e Innovación 2008-2011 y por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) de la Unión Europea (UE).
