La Agencia de Desarrollo Local dependiente del Ayuntamiento de Getafe, Getafe Iniciativas (GISA), ha realizado un ambicioso proyecto implantando un sistema de tramitación electrónica de expedientes que incluye las soluciones de Contratación Electrónica, Registro Presencial de Entrada y Salida, Registro Electrónico, Gestión de Facturas y Digitalización Certificada, de la mano de Pixelware con el objetivo de modernizar sus procedimientos administrativos internos, ganar eficiencia y productividad, conseguir reducir costes así como abrir una vía de comunicación permanente con los ciudadanos.
El sistema implantado permite a GISA clasificar y archivar toda la documentación relacionada con los expedientes y facturas en un repositorio único de información, de modo que puede explotar fácilmente esta información así como generar informes y estadísticas.
Asimismo, le permite llevar el seguimiento de todos los expedientes pudiendo automatizar las tareas de cada uno de los usuarios, controlar los plazos de resolución y optimizar los trámites administrativos.
El proyecto contempla la Contratación Electrónica, basada en la Ley de Contratos del Sector Público, para gestionar los expedientes de contratación. La solución de Pixelware guía a los usuarios a lo largo de todo el proceso, mostrando la información y los modelos de documentos oficiales que necesita (pliegos, actas, propuestas, resoluciones, listados, etc.), según el tipo de contrato. El usuario puede realizar un seguimiento completo de los expedientes de contratación, de las vigencias y de los plazos de cada trámite (publicaciones de anuncios, remisiones al Tribunal de Cuentas, requerimientos de información a los licitadores, etc.), controlando todo el proceso. Además, la publicación de los expedientes en el Perfil del Contratante se realiza de forma automática.
Con la entrada en vigor de la Ley 11/2007 de Acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, GISA debía disponer de un Registro Electrónico que permitiera a los ciudadanos efectuar envíos de documentos y su correspondiente registro por medios telemáticos, así como recibir comunicaciones y conocer, en todo momento, el estado de tramitación de los procedimientos iniciados. Con esta premisa inicial, el proyecto se convierte en un elemento estratégico para GISA que implanta, además, una Sede Electrónica como vía de comunicación con los ciudadanos y como inicio del cambio en la gestión interna. Además, se ha conectado el Registro Electrónico con la tramitación automática interna lo que permite agilizar trámites y, de forma transparente, mejorar y complementar el trabajo diario del personal de GISA.
El proyecto comprende la gestión de documentos desde diferentes medios y formatos (papel, correo electrónico, fax y aplicaciones informáticas), tanto como su clasificación, indexación, envío telemático y tramitación siguiendo unos esquemas previamente fijados. De esta forma, GISA puede tramitar de forma telemática, de principio a fin, cualquiera de los procedimientos administrativos gestionados.
Asimismo, se ha implantado la solución de Gestión de Facturas de Pixelware que se integra totalmente con su sistema contable. De esta forma, puede controlar todo el ciclo de catalogación, archivo y aprobación de facturas recibidas y mediante la Digitalización Certificada de facturas, GISA puede disponer de toda su facturación en formato digital con pleno valor legal y destruir los originales en papel, con todas las ventajas que ello reporta, desde un control de todo el proceso de facturación al ahorro de espacio, de almacenamiento y de costes que reporta. Además, GISA ha puesto a disposición de sus proveedores un Portal de Factura Electrónica a través del cual pueden generar Facturae, adjuntar facturas directamente y visualizar sus datos con las máximas medidas de seguridad.
El proyecto, que ha supuesto una importante reestructuración tecnológica en GISA, ha logrado cubrir los objetivos planteados por la agencia: proporcionar a los ciudadanos un canal de comunicación permanente y directo, impulsar su relación con los proveedores, lograr la tramitación electrónica total de sus expedientes modernizando sus procesos administrativos internos, cumplir la normativa vigente y, con todo ello, ser más eficientes y productivos.