Requerimientos de un sistema de Gestión Electrónica de Expedientes de Contratación

En el siguiente documento describimos, a modo de ejemplo, las especificaciones típicas que suelen tener empresas y administraciones que buscan una aplicación o software para la Gestión Electrónica de Expedientes de Contratación, que cumpla con los requerimientos de la Ley de Contratos del Sector Público.

El ejemplo se basa en un pliego público real de una Mutua de seguros y podrá servirle de modelo y punto de partida para elaborar sus propias especificaciones para la implantación de su sistema de Gestión Electrónica de Expedientes.

Requerimientos técnicos del sistema de Gestión Electrónica de Expedientes de Contratación

El sistema de Gestión Electrónica de Expedientes de Contratación se implantará sobre infraestructura tecnológica proporcionada por Mutua. De este modo, la propuesta deberá adaptarse a los estándares de tecnología definidos en el entorno de Mutua.

Los requerimientos técnicos del sistema son los siguientes:

  1. La implantación se llevará a cabo sobre servidores virtuales (VMware 4). Sistema operativo Microsoft Windows Server 2008 R2.
  2. Las bases de datos necesarias serán Oracle, release 11g R2.

El licitador deberá proporcionar la información de entornos que considera necesarios para la implantación integral de la plataforma teniendo en consideración todo el ciclo de vida de dicha plataforma, desde el momento de la implantación hasta su futura evolución (posibles entornos de desarrollo, calidad, producción).

Del mismo modo, el licitador deberá realizar el sizing de la arquitectura necesaria para albergar con garantías de disponibilidad y escalabilidad futura la implantación de la solución.

Requerimientos funcionales la solución de Gestión Electrónica de Expedientes de Contratación

Aspectos generales de la plataforma de la solución de Gestión Electrónica de Expedientes de Contratación

La solución o plataforma implantada deberá cumplir con los siguientes requerimientos generales:

  1. La plataforma implantada debe poder permitir un crecimiento futuro a todos los niveles (escalabilidad técnica y nuevas funcionalidades).
  2. La solución propuesta debe tener una buena valoración a nivel internacional y buen nivel de implantación en España, con referencias que puedan ser contrastadas.
  3. Que aporte mejoras funcionales innovadoras y utilizables por parte del usuario.
  4. Que la solución esté basada en una solución modular que permita una implantación gradual de los módulos que la conforman.
  5. Que se base en una plataforma tecnológica no propietaria.

Requerimientos funcionales para la Gestión de los Expedientes de Contratación

El sistema de Gestión Expedientes Electrónicos de Contratación debería dar respuesta a la necesidad de automatización de los procesos de contratación y a la gestión documental asociada a los expedientes derivados.

Las funcionalidades que debe de ser capaz de cubrir este sistema son:

Gestión de Expedientes de Contratación, basada por defecto en los requisitos de la Ley de Contratos del Sector Público aplicables a Mutua como poder adjudicador sin ser Administración Pública, así como en sus Instrucciones Internas de Contratación, para ello deberá:

  1. Contar con un repositorio centralizado de expedientes.
  2. Contar con un sistema de control de versiones de Documentos, gestión de incidencias e histórico de estados.
  3. Gestionar las suplencias y el control de las personas encargadas de realizar las tareas en función de su rol y su adscripción a la estructura orgánica definida.
  4. Habilitar mecanismos de control de fechas y plazos y sistemas de aviso de estos controles.
  5. Permitir la exportación del foliado completo de los expedientes de contratación.
  6. Permitir la obtención de reportes e informes personalizados sobre la actividad contractual.
  7. Permitir la tramitación y gestión del expediente mediante reglas configuradas acordes a la legislación vigente y con posibilidad de mantenimiento.
  8. Posibilitar el seguimiento y Auditoría de expedientes.
  9. Posibilitar la gestión de expedientes sustentada por una herramienta workflow que incorpore facilidades para la personalización.

10. Permitir la gestión y máxima automatización posible de los procesos relacionados con el ciclo de vida de los contratos (incidencias en contratos). Entre las incidencias que deben de contemplarse se pueden enumerar:

  • Suspensión de contrato
  • Subrogación de contrato
  • Resolución de contrato
  • Prórroga de contrato
  • Penalizaciones al contratista
  • Modificación de contrato
  • Cesión de contrato
  • Ampliación de contrato, etc.

11. Ser compatible con las especificaciones del estándar CODICE (Componentes y Documentos Interoperables para la Contratación Electrónica) versión 2.0, de mayo de 2010.

12. Los procedimientos de contratación que deberá de contemplar el sistema de Gestión Electrónica de Expedientes de Contratación serán como mínimo los siguientes:

  • Procedimiento del contrato menor
  • Procedimiento aplicable a suministros y servicios cuyo valor estimado sea superior a 18.000 € e inferior a 50.000 €, de acuerdo con las Instrucciones Internas de Contratación de Mutua
  • Procedimiento negociado con publicidad
  • Procedimiento negociado sin publicidad
  • Procedimiento abierto
  • Procedimiento restringido
  • Posibilitar los Sistemas dinámicos de contratación.
  • Acuerdo marco
  • Deberá estar preparado para admitir la realización de subastas electrónicas.

13. El sistema de Gestión Electrónica de Expedientes de Contratación deberá ser capaz, además, de tramitar tanto expedientes de tramitación ordinaria como urgente, así como de tramitación anticipada de gasto, contemplando los tipos de contratos que seguidamente se indican, con lotes o por la totalidad del objeto del contrato:

  • Suministro
  • Obras
  • Servicios

14. Gestión de Validación del Gasto, consistente en la obtención de los siguientes documentos que formarán parte del expediente de contratación correspondiente, así como en la Consulta generalizada de compromisos de gasto por rúbrica presupuestaria, en ejercicios futuros:

  • Emisión del certificado de existencia de crédito presupuestario.
  • Emisión de la acreditación presupuestaria para el ejercicio en curso.

15. El sistema de Gestión Electrónica de Expedientes de Contratación debe tener módulos de Gestión de Organización, Seguridad y Firma Electrónica, que serán adaptables a la estructura de la organización, y para ello deberá:

  • Contar con sistemas de firma electrónica para las validaciones y firma de documentos.
  • Deberá de gestionar el almacén de claves públicas y los formatos de firma junto con las políticas de firma definidas para cada trámite.
  • Definir a través de listas de control de accesos los permisos y visibilidad de los expedientes según los distintos permisos organizados en roles y personas.
  • Deberá permitir enlazar con las plataformas de firma y verificación necesarias para verificar las listas de revocación y el estado de los certificados digitales que firman documentos, como para la verificación de documentos y firmas recibidos del exterior.

16. Gestión de Comunicaciones. El sistema de Gestión Electrónica de Expedientes de Contratación deberá permitir la comunicación entre los usuarios conectados, permitiendo el envío de mensajes, correos y alertas. Gestión Documental, que deberá:

  • Permitir anexar a los expedientes cualquier tipo de documento. Por ejemplo, las ofertas que presentan los licitadores en respuesta a un pliego publicado.
  • Tener acceso al repositorio documental basándose en el estándar WebDav.

17. El sistema de Gestión Electrónica de Expedientes de Contratación deb de procesar los siguientes tipos de documentos:

  • Estructurados: Que serán aquellos que tienen un formato fijo generado de forma automática por el sistema en base a los datos que el usuario cumplimente en el formulario correspondiente.
  • Libres: son aquellos que han sido generados por medios ajenos al sistema, pero que deben formar parte del expediente, y por tanto deben ser anexados al mismo.
  • Semi-estructurados: Que serán aquellos documentos que generalmente contienen una parte estructurada y otra parte de texto libre. El sistema deberá disponer de herramientas que generen plantillas de este tipo de documentos, que puedan ser utilizadas por los usuarios para generar el documento, dándole opción posteriormente a modificar el resultado de la generación con la información que el propio usuario establezca oportuna.

Herramientas de administración del  sistema de  Gestión de Expedientes de Contratación

Estas herramientas deberán permitir, al menos, las siguientes funcionalidades:

  1. Gestión y mantenimiento de la Organización: Departamentos de Mutua y equipos implicados en los procesos de contratación.
  2. Mantenimiento de usuarios: permitiendo gestionar las altas y modificaciones en los datos de los usuarios y personas implicadas en el proceso de contratación, gestionando los certificados de firma electrónica.
  3. Gestión y mantenimiento de Mes: permitiendo establecer permisos de acceso a las diferentes opciones en función del perfil del usuario.
  4. Mantenimiento de Protocolos: Asignación de personas por perfil para la gestión de expedientes por departamento de gestión.
  5. Redirección de Tareas y Gestión de Suplencias: Redirecciones puntuales o temporales de tareas asignadas a usuarios del sistema.

Usuarios del sistema de  Gestión de Expedientes de Contratación

Para el adecuado dimensionado de la plataforma de gestión electrónica de expedientes se deberá considerar que tendrán acceso a ella unos 35 usuarios, de los cuales 10 serán usuarios habituales (gestores de expedientes) y el resto realizarán accesos puntuales (iniciadores o promotores de expedientes y otros perfiles de autorización y validación puntual), de acuerdo con su papel en el proceso global de tramitación de expedientes de contratación.

Migración de datos hacia el sistema de  Gestión de Expedientes de Contratación

Integración de contratos en vigor actuales de Mutua, que deberá:

Integración de contratos en vigor actuales de la Mutua que se gestionan actualmente desde una aplicación realizada a medida que dispone de una Base de Datos SQL y un gestor documental. El sistema deberá permitir la integración unitaria y automatizada de cada contrato que Mutua seleccione, teniendo en cuenta los documentos que actualmente se tratan.

Para ello se consensuará una estructura de intercambio con la aplicación actual de Mutua.

Se deberá analizar y definir soluciones a las diferencias de información entre la actual aplicación y la solución propuesta.

Requerimientos de seguridad del sistema de  Gestión de Expedientes de Contratación

Requerimientos generales

Los requisitos generales de seguridad que se contemplan para el del sistema de  Gestión de Expedientes de Contratación son los siguientes:

  1. Restricción de utilización del sistema y de acceso a los datos e informaciones a las personas autorizadas mediante mecanismos que permitan la identificación, la autenticación, la gestión de derechos de acceso y, en su caso, la gestión de privilegios en función del perfil de usuario. El responsable del sistema podrá configurar y administrar en cualquier momento los citados mecanismos.
  2. El plan de seguridad deberá garantizar el cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal y su Reglamento de desarrollo aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre.
  3. Garantía de disponibilidad: garantía de la recuperación y disponibilidad del servicio y de la información, las copias de salvaguardia, la trazabilidad de las transacciones realizadas.
  4. Protección del sistema frente a manipulaciones no autorizadas, es decir, la garantía de que la corrección del funcionamiento del sistema no se vea afectada por la actuación de agentes fuera del control de administradores usuarios.
  5. Garantía de integridad: mecanismos que garanticen la prevención de la pérdida de datos e informaciones.

Seguridad lógica del sistema de  Gestión de Expedientes de Contratación

  1. Para acceder al sistema de  Gestión de Expedientes de Contratación, la identificación y autenticación del usuario se realizará mediante un sistema de claves y contraseñas configurables.
  2. Los usuarios, dependiendo del rol que desempeñen en el sistema tendrán asignado un perfil, que será el que determine el nivel de permiso de uso de los recursos, datos y aplicaciones del sistema. Para la configuración de estos perfiles se proporcionará una herramienta ergonómica y de fácil uso.
  3. Por otro lado, determinados usuarios podrán tener asociado un “multiperfil” que les permite identificarse de cara al sistema con distintos roles, y por tanto con acceso a distinta funcionalidad.
  4. El sistema dispondrá de un fichero de trazas en el que quedará constancia permanente de los accesos al sistema y de las acciones más agresivas del usuario, tales como la eliminación de ficheros o el borrado de grandes cantidades de información.

Seguridad de la base de datos del sistema de  Gestión de Expedientes de Contratación

  1. Ninguna operación del usuario podrá producir una pérdida de la consistencia de los datos almacenados en la base de datos.
  2. El sistema permitirá la realización de copias de seguridad y su recuperación de forma periódica mediante un sistema libremente configurable por el administrador.
  3. Se dispondrá de una utilidad de recuperación y reconstrucción de la base de datos para el caso de que la integridad de ésta haya resultado dañada como consecuencia de un evento externo, tal como una caída de alimentación eléctrica o el cierre incorrecto de la aplicación.

Modularidad del sistema de  Gestión de Expedientes de Contratación para facilitar futuras ampliaciones de funcionalidad

La solución de  Gestión de Expedientes de Contratación debe permitir, sin impacto en la actual implantación, escalabilidad hacia nuevas funcionalidades requeridas en el futuro. Entre éstas, Mutua se plantea disponer de:

  1. Un portal de licitación y contratación pública, mediante el que se aportarán las funciones disponibles a fecha de redacción de este pliego en el Perfil Contratante que está integrado en la Plataforma de Contratación del Estado, más la posibilidad de proveer a las empresas de las funcionalidades necesarias para habilitar el diálogo entre éstas y Mutua, así como el intercambio seguro de documentación.
  2. La capacidad de generación, envío, intercambio y firma de documentos electrónicos entre todos los agentes implicados en la contratación pública.
  3. La opción de publicar un catálogo de bienes y servicios de Mutua, a partir del que las empresas que lo deseen deberán dar cumplimiento a los requerimientos planteados en dicho catálogo.
  4. Una herramienta diseñada específicamente para la adecuada explotación de todos los datos contenidos en la nueva Plataforma de Gestión Electrónica de Expedientes de Contratación.

Si quiere saber qué retos supone cumplir la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público y sus posteriores ampliaciones como la aprobación de la Ley 34/2010, del 5 de agosto, que supone una modificación sustancial de algunos apartados referentes a la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público, y cómo Pixelware puede ayudarle descubra nuestra solución de Gestión de Expedientes de Contratación.


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