Registro telemático de facturas

En esta sección entramos primero en una breve definición de la telemática, para luego pasar a describir algunas de sus aplicaciones, como en la Administración Pública y la gestión del proceso de facturación, aprovechando las nuevas tecnologías como la firma electrónica y el registro telemático de facturas y documentos.

La telemática: Una breve definición

Se considera que la telemática es una disciplina científica y tecnológica, puesto que surge de la evolución y fusión de la telecomunicación y de la informática.
El campo científico y tecnológico que cubre la telemática es muy amplio, partiendo desde el estudio, diseño, gestión y aplicación de las redes y servicios de comunicaciones, para el transporte, almacenamiento y procesado de cualquier tipo de información, así como el análisis y diseño de tecnologías y sistemas de conmutación.

Comprende también otros servicios como la tele-educación (e-learning), el comercio electrónico (e-commerce) o la administración electrónica (o e-administración), servicios Web, TV digital.

Un ejemplo de actividad específica de telemática la encontramos en la educación. La Telemática Educativa desarrolla el uso de recursos telemáticos para la formación; entre ellos la comunicación interactiva, la distribución de la información y el uso pedagógico de los servicios, etc.
En adelante nos concentraremos en su aplicación para el registro telemático de documentos y facturas.

¿Qué es el Registro telemático de documentos?

En su más amplia definición, el registro telemático de documentos nos permite transmitir y registrar/almacenar en un servidor local o remoto versiones electrónicas de todo tipo de documentos.

Un ejemplo es la Administración Pública, que cada día más, ofrece el registro telemático de documentos en sus procesos administrativos al ciudadano. En este caso, si antes se rellenaban formularios y firmaban documentos en formato papel y había que presentarse personalmente en las oficinas, hoy se accede a aplicaciones específicas en Internet desde casa o la oficina. Los formularios se han convertido en páginas web y todos sus datos se almacenan y registran directamente en la base de datos, permitiendo así una ágil gestión de todos los documentos necesarios para la tramitación un proceso en particular.

El registro telemático de documentos de la Administración Pública, supone la creación de una oficina virtual en la que se pueden realizar diversos trámites, consultas vía Internet o Intranet., con gran agilidad y flexibilidad, sin tener que realizar desplazamientos a otros lugares.

Ahora bien, para que pueda efectuarse este proceso de registro y tramitación telemática es necesario que el usuario se identifique correctamente para el registro telemático. Como ya no se presenta personalmente con su DNI y firma manualmente, necesita algo que cumpla con los mismos requisitos en el mundo digital. Para ello suele utilizarse una firma electrónica.

¿Cómo podemos aprovechar estos avances del registro telemático para documentos de otros procesos, tales como albaranes, facturas, etc, que nos llegan en formato de papel?

Si el documento se encuentra en formato de papel pasaría primero por un proceso de digitalización. En el caso más simple, se escanea el documento, almacenando una versión no modificable. Si refinamos el proceso con el software adecuado, somos capaces de extraer información relevante del documento y asociarla al documento guardado en una base de datos.

En el caso de una factura, nos podría interesar extraer el número de factura, la fecha, los productos, etc. Lo cual no permite incluir estos datos en nuestros procesos de negocio y facilitar así la gestión y el control del proceso de pagos y facturación.

La Factura Telemática y la Firma electrónica

La Firma electrónica

La firma electrónica es una forma de representación y confirmación de la identidad de un sujeto en el medio electrónico. Técnicamente, se trata de un conjunto de datos únicos encriptados, es decir, transformados en códigos y almacenados en un fichero.

La finalidad de la firma electrónica es la misma que la de la firma manuscrita, identificar al autor o fijar el contenido del documento.

La firma electrónica es una solución que cubre un problema espacio-temporal muy importante en nuestros días. Podemos firmar un documento, sin necesidad de desplazarnos miles de kilómetros, en el momento en que sea necesario.

La firma electrónica debe garantizar la identidad del firmante y que el documento no haya sido modificado tras ser firmado.

La tecnología de par de claves, vinculada a los datos identificativos del titular del certificado, se emplea a la hora de garantizar la identidad del firmante. Al firmar un documento se emplea un número único que sólo pertenece al firmante, la clave privada. El receptor verifica la firma con la parte pública de la clave. En el caso de que el proceso de validación sea positivo, debe concluirse que el firmante del documento es el titular del certificado.

Respecto al segundo tema, garantizar que el documento no haya sido modificado tras ser firmado, debe generarse, para ello, un código único del documento a partir de su estructura interna en el momento en que es firmado, teniendo en cuenta que cualquier alteración del contenido del documento provocará que, al aplicar de nuevo la función de generación de código único, sea imposible reproducir el original, quedando así rota la integridad del contenido.

La ley de Firma electrónica establece dos tipos:

  • Firma electrónica: que autentifica la identidad de la persona.
  • Firma electrónica Avanzada: autentifica la identidad, pero además permite llevar a cabo transacciones comerciales avanzadas y contratos.

La Firma electrónica garantiza:

  • La autentificación de las partes.
  • Garantiza la integridad del documento electrónico.
  • Garantiza que los firmantes no podrán repudiarlo, es decir, no podrán negar su existencia y validez legal.

En resumen, la firma electrónica es más segura que la firma en papel, ya que está encriptada y es más difícil de plagiar.

La factura telemática/electrónica

Las Facturas telemáticas/electrónicas tienen la misma validez que las facturas originales, siempre y cuando la información que contienen, tanto la emitida, como la recibida, sean idénticas.

Existen dos principios básicos que garantizan la autenticidad de la factura telemática, basados en la aplicación de mecanismos técnicos de certificación tales como la “firma electrónica”.
Estos principios se basan en:

  • La autenticidad del origen de la firma electrónica
  • La integridad del contenido de la factura electrónica/telemática

Debido a que la firma electrónica es capaz de acreditar la identidad del emisor y la no modificación del documento firmado digitalmente se pueden emitir y recibir facturas telemáticamente en soporte electrónico.

La Factura Electrónica es transmitida por medios telemáticos (p.e. correo electrónico, portal web, etc.) por el emisor y el receptor las registra y conserva en soporte informático, por lo que es posible su consulta e impresión en cualquier momento. La emisión, distribución, registro y conservación manual de la factura, es decir, todo el tratamiento anterior, ya no es necesario, ya que puede hacerse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.

La facturación telemática no sólo supone un ahorro en los costes de emisión, distribución y conservación frente a las facturas en papel, sino que además consigue una importante simplificación de los procesos administrativos.

En cuanto al registro y la conservación de las facturas, éstas deben ser archivadas teniendo en cuenta tanto su contenido original, como el orden cronológico de su emisión y de su recepción. Aunque sólo deben conservarse en soporte papel algunos documentos, durante los plazos señalados, la “Administración Tributaria” podrá exigir en cualquier momento al empresario o profesional emisor o receptor, su transformación en lenguaje legible, así como su emisión en soporte de papel.

Por ejemplo, pueden enviarse facturas mediante la Firma Electrónica Avanzada obtenida a través del certificado clase 2 CA de la “Fábrica de Moneda y Timbre”. Este certificado es uno de los aceptados por la “Agencia Tributaria”.

El art. 88 de la ley del IVA, prevé la posibilidad de emitir facturas por vía telemática. Dicho artículo dispone que las condiciones y los requisitos se determinarán reglamentariamente. Este desarrollo tiene lugar por la ORDEN HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, por la Resolución 2/2003 de 14 de febrero del Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, así como por la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica.

Un Ejemplo de cómo una empresa se puede beneficiar del registro telemático de sus facturas.

La empresa de este ejemplo es una importante Consultora. Esta empresa dispone de varias oficinas repartidas por todo el país.

Cada una de sus sucursales recibe sobre todo diversa mercancía de dos proveedores relacionada con material de oficina (folios, bolígrafos, carpetas.) e informática (ordenadores, software y hardware diverso, toners para su impresora,.). Los proveedores envían la mercancía, conjuntamente con su albarán directamente a las sucursales, mientras que las facturas se envían a la oficina central.

¿Cómo se gestiona el control del albarán y su factura correspondiente?
Cada oficina dispone de acceso al servidor central donde consolida la información. Al recibir el albarán se escanea y extrae la información más importante. El conjunto se registra y almacena en la base de datos.

Las facturas que recibe la empresa sobre el material de oficina vienen en formato papel mientras que las facturas del material informático se reciben telemáticamente como facturas electrónicas. Para unificar el proceso se transforman los primeros de formato papel a formato electrónico y por medios telemáticos se conservan en soporte informático, siendo posible así su consulta e impresión en cualquier momento. Las facturas telemáticas se procesan automáticamente, extrayendo su información y transfiriendo el conjunto telemáticamente a la base de datos.

Así registradas telemáticamente, el proceso definido contrasta de forma automática el contenido de la factura con la información del albarán, y si no hay discrepancias, se marca la factura telemática en la base de datos como correcta y se envía un aviso al departamento correspondiente para que se pueda procesar el pago.

Supongamos ahora que la empresa desea saber los gastos en material de oficina, por ejemplo. De forma ágil y sencilla, puede acudir al registro telemático de sus facturas para saber los gastos de la empresa.

Pasados varios meses, la empresa decide hacer un balance de pérdidas y ganancias, para ello se requieren todos los documentos de la empresa, incluidas las facturas. Estos documentos, al haber sido digitalizados y registrados telemáticamente desde un primer momento, agilizan el trabajo del departamento financiero, pudiendo así realizar el balance propuesto por la alta dirección de la empresa.

Hasta el momento hemos contemplado el proceso de recepción y pago de facturas, pero de la misma manera, p.e. en caso de una empresa fabricante de productos, se podría integrar el proceso de facturación propia de la empresa con otros departamentos, como el del control de stock, si ambos registran los movimientos de forma telemática en una base datos.

Las nuevas tecnologías aportan múltiples ventajas para la empresa; agilizan los procesos de trabajo, incrementan el ahorro y garantizan la seguridad en el almacenamiento de los documentos de la empresa, además de generar mayor accesibilidad a los datos a la hora de llevar a cabo un control o realizar un seguimiento de los mismos.

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Soluciones
  • Gestión de factura de Proveedores