Registro de Entrada / Salida

Recursos

Control de la documentación y correspondencia que se recibe o se emite tanto en papel como de forma electrónica.

El Registro de Entrada y Salida, además de ser un proceso corporativo fundamental, es obligatorio en los organismos públicos. Conlleva recibir y emitir numerosos tipos de documentos (multas, cartas, avisos, notificaciones, etc.), clasificarlos, registrarlos, colocarles el sello de control (tanto físico como digital) y entregarlos a cada destinatario.

Optimización del Registro de Entrada / Salida.

La solución de Registro de Entrada y Salida de Pixelware permite gestionar, tanto aquellos documentos que son introducidos en el sistema mediante escáner, como los generados y/o recibidos directamente en formato electrónico (archivos de Word, Excel, Outlook, fax, etc.), ofreciendo al usuario de registro las siguientes funcionalidades:

Sello digital sobre la imagen digitalizada del documento, incorporando los campos de registro.
Impresión de una etiqueta adhesiva sobre el original para el archivo físico del documento.
Firma electrónica del documento digital.
Generación de un justificante de registro.

La herramienta controla la captura, archivo y clasificación de la documentación, así como su posterior distribución automática a los distintos destinatarios, los cuales pueden aceptar, rechazar o trasladar el registro recibido. La información, que permanece centralizada, se clasifica de forma organizada, ofreciendo la posibilidad de adaptarse a la normativa SICRES o personalizar los campos requeridos a las necesidades propias del organismo.

Los usuarios, en su gestión diaria, pueden emitir documentación de salida o adelantar presalidas para su posterior confirmación por el departamento de registro que, de forma individual o masiva, da curso a la solicitud quedando, en todo caso, la documentación registrada en el sistema.

La explotación de la información registrada se realiza, de forma ágil y sencilla, mediante búsquedas personalizadas, informes y estadísticas. Cada usuario de los departamentos dispone de acceso, únicamente, a los asientos registrales en los cuales conste como remitente o destinatario.

La solución ofrece la posibilidad de enlazar los registros con los procesos específicos de cada departamento, relacionando los asientos y sus documentos con los expedientes en curso de una tramitación administrativa.

El acceso a la solución se realiza mediante un navegador Web, desde cualquier lugar y en cualquier momento. El sistema dispone de una interfaz de programación que permite la integración sencilla con otras herramientas externas, posibilitando la consulta y creación de asientos registrales desde dichas herramientas.

Ventajas

Digitalización de correspondencia, de toda la documentación de entrada en papel.
Archivo y distribución centralizada de toda documentación digitalizada.
Reparto automático de documentos.
Conexión e integración entre el registro electrónico y el general.
Sellado digital del documento digitalizado con los datos de entrada.
Emisión de etiqueta física para adjuntar a los documentos originales.
Autenticidad y confidencialidad durante todo el proceso.
Facilidad de personalización:
- Automatización del sello.
- Fecha de introducción.
- Logotipo corporativo.

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