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Gestión de Compras

Gestión del proceso de compra desde la aparición de una necesidad hasta su formalización en los asientos contables y la recepción de las facturas.

Una visión de futuro

La solución de Gestión de Compras de Pixelware permite automatizar todo el proceso de compras de una organización, coordinando las tareas entre los distintos departamentos implicados y almacenando toda la información y los documentos generados en el proceso. Pixelware, ofrece una solución que atiende y centraliza toda la gestión de las solicitudes de compras, realizadas por los usuarios, y coordina la comunicación con el sistema contable, proporcionándole la información validada. Así mismo permite gestionar, almacenar y relacionar toda la información generada (solicitudes, pedidos, albaranes, facturas, etc.). La Solución permite definir el proceso, asignar sus actores y establecer una clasificación lógica de la información.

La solicitud y aprobación de una compra.

La solución de Pixelware gestiona desde la solicitud de una compra hasta la formalización del pedido y la recepción de las facturas del proveedor.

La Gestión de Compras de Pixelware automatiza la tramitación de las solicitudes de compras, define claramente todos los pasos del proceso y guía al usuario en cada una de las fases, de tal forma que, en función de la información introducida, el sistema:

• Permite seleccionar los proveedores y su información a partir de tablas maestras con las empresas habituales u homologadas.
• Muestra un catálogo con los artículos o servicios clasificados del proveedor seleccionado.
• Permite visualizar los proveedores a partir del tipo de producto o servicio deseado, así como consultar sus ofertas y pedidos realizados con anterioridad.
• Envía correos electrónicos, a los proveedores seleccionados, con una petición de oferta para cubrir la necesidad.
• Ofrece a los proveedores un portal de acceso Web para la presentación de ofertas y la actualización de sus catálogos de productos y servicios.
• Genera automáticamente el documento de pedido, a partir de una plantilla modelo con la imagen corporativa de la empresa.
• Permite enviar la información de la solicitud de compras al sistema ERP para su formalización como pedido y su posterior gestión contable.

La solicitud de compra se puede realizar desde la aplicación de tramitación o desde un formulario de petición, accesible desde el portal de Intranet de la empresa.

Las solicitudes se distribuyen automáticamente al departamento que corresponda para que los responsables realicen su aprobación.

Control total de la información

La solución de Gestión de Compras de Pixelware, permite clasificar, de forma lógica, toda la información relacionada con las solicitudes y las compras realizadas por la empresa. El sistema le ofrece:

• Un registro de proveedores con toda su información (razón social, dirección, CIF, los artículos y servicios que ofrece, el rappel pactado, la forma de pago acordada, los pedidos realizados, las facturas recibidas, albaranes, etc.). Mediante técnicas de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) se extraen los datos para su procesamiento electrónico.
• Un registro de solicitudes (la necesidad, el presupuesto estimado, su pedido realizado, las ofertas previas recibidas por los proveedores, los pedidos similares, etc.).
• Un registro con la información de los departamentos solicitantes de las compras (sus responsables, las direcciones de entrega, el domicilio de facturación, los pedidos que han realizado con anterioridad, etc.).

Desde cualquier lugar y en todo momento

La aplicación permite el acceso a todas las funcionalidades, con perfiles de usuario configurables, a través de un navegador Web, de este modo, al no ser necesaria ninguna instalación, se puede acceder al sistema desde cualquier equipo, en cualquier momento.

Todo ello implica una importante optimización de los tiempos de respuesta ya que, a través del tratamiento informático de datos y mediante la monitorización de información, se obtienen indicadores de actividad y calidad de los procesos automatizados, se reduce el volumen de la documentación, se agiliza la comunicación interna y se mejoran los procesos.

Una solución integrada

En la gestión de las compras de una organización, el sistema debe interactuar con distintos módulos adicionales; estos completan la solución y permiten automatizar los procesos existentes:

• ERP (Sistema de gestión financiera). Los pedidos, en su tramitación ordinaria, comparten información con los sistemas ERP. La solución de Pixelware contempla esta conexión (lectura de las tablas maestras, formalización del pedido, etc.).
• Gestión Integral de Facturas: Como resultado de la emisión de un pedido, se reciben facturas que deben ser registradas y procesadas. La solución permite completar el proceso con la solución de Gestión Integral de Facturas de Pixelware.
• Digitalización certificada. Pixelware ha desarrollado un software homologado por la AEAT que permite la digitalización de las facturas recibidas en papel, manteniendo su valor legal y permitiendo la destrucción del formato físico original. Este software puede ser integrado como punto de partida para la digitalización de las facturas.