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Gestión de Facturas y Digitalización Certificada

Gestión de la emisión y recepción de facturas tanto en formato físico como electrónico.

La gestión de las facturas es un punto clave en cualquier organización, en su tramitación están involucrados todos los departamentos, tanto en la emisión a clientes, como en la recepción de facturas de proveedores. Es por ello que se hace necesario disponer de una herramienta que centralice, gestione y coordine todo el proceso.

La Solución de Gestión de Facturas de Pixelware permite definir el proceso, asignar sus actores y establecer una clasificación lógica que permita relacionar las facturas con la información de negocio (pedidos, contratos, albaranes, proyectos, etc.).

El sistema es capaz de gestionar las facturas en cualquier formato (factura en papel digitalizada, factura electrónica, factura-e, etc.), extraer y clasificar los datos requeridos por los libros de IVA, y hacerlos accesibles vía Web, de tal forma que permanezcan actualizados, centralizados y disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar.

La recepción de facturas

La solución de Pixelware gestiona la recepción de las facturas de proveedor, independientemente del sistema utilizado. Para ello ofrece diferentes módulos que se adaptan a las necesidades de cada organización:

• Recepción de facturas en papel. Las facturas recibidas en papel se digitalizan para su archivo y consulta remota; mediante técnicas de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) se extraen los datos para su procesamiento electrónico. Ahora además mediante una digitalización certificada (Pixelware Legal Scan), se posibilita la destrucción de estas facturas, ya que se obtienen copias digitales reconocidas legalmente según la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
• Recepción de facturas digitales. Estas facturas son adjuntas directamente al sistema y almacenadas en formato electrónico, manteniendo su valor legal.
• Recepción de facturas-e. Este formato electrónico dispone de todas las ventajas de las facturas digitales, así como de la posibilidad de automatizar la extracción de la información, agilizando su tramitación.
• El portal del proveedor. Plataforma que la organización pone a disposición de sus proveedores para que, de forma Online, emitan sus facturas electrónicas directamente en el sistema.

Sea cual sea el punto de entrada, la factura es clasificada, almacenada, y relacionada con la información de negocio de la organización; vinculando y validado la factura con el resto de documentos gestionados, de tal forma que, se relacione con el pedido que la originó, el albarán de entrega o el contrato o proyecto al que está relacionado.

Un proceso de validación, aceptación y pago de la factura, coordina a los distintos departamentos que interviene en su aprobación, seleccionando el centro de coste, distribuyendo las facturas en función de los departamentos destinatarios o de los importes, realizando una previsión del gasto en tesorería, etc.

Estos procedimientos pueden ser modificados por los supervisores de la solución (definiendo nuevas tareas, estableciendo vigencias en su realización, configurando las condiciones sobre los datos, etc.), los cuales, además, disponen de acceso a auditorías y estadísticas que les ayudan a determinar el estado de las facturas y el análisis de los procesos establecidos, mejorando los tiempos de respuesta y reduciendo los gastos, así como mejorando la gestión y optimizando los recursos.

Emisión de facturas a clientes

La solución de completa con la emisión de facturas a clientes. Dicha emisión, se puede realizar por medios manuales o automatizando la generación masiva a partir de los datos almacenados en el sistema contable.

• La emisión masiva de facturas: Es un sistema básico, sencillo y ágil que permite al usuario cumplimentar un formulario con la información de la factura y firmarla digitalmente convirtiéndola en Factura-e y/o factura electrónica en formato PDF con código de barras PDF417.
• La emisión manual de facturas: Sistema basado en la interpretación, transformación XML, firma digital y envío automático al cliente, de los listados de facturas generados por los sistemas ERP.

En ambos casos, la factura queda almacenada y clasificada en el sistema.




Una solución integrada

En la gestión de facturas de una organización, el sistema debe interactuar con los distintos módulos adicionales; estos completan la solución y permiten automatizar los procesos existentes:

• ERP (Sistema de gestión financiera): Las facturas en su tramitación ordinaria, comparten información con los sistemas ERP. La solución de Pixelware contempla esta conexión (verificación y retención del crédito, aprobación del gasto, lectura de las tablas maestras, creación del asiento contable para el pago, etc.).
• Digitalización masiva: En el mercado, existen herramientas comerciales que permiten optimizar la ingesta masiva y el reconocimiento de la información contenida en las facturas recibidas en papel. Estos módulos, de forma transparente, se pueden conectar a la solución de Pixelware.
• Digitalización certificada: Pixelware ha desarrollado un software homologado por la AEAT que permite la digitalización de las facturas recibidas en papel, manteniendo su valor legal y permitiendo la destrucción del formato físico original. Este software puede ser integrado como punto de partida para la digitalización de las facturas.

Digitalización Certificada

Posibilidad de destruir todas las facturas de papel y conservarlas en formato electrónico con plena validez fiscal y legal.

Hoy en día, la gran mayoría de las facturas recibidas por una organización tiene formato papel. Su gestión es complicada y el original de estas facturas ha de conservarse durante un periodo de tiempo determinado.

Actualmente, la tecnología posibilita que se puedan digitalizar las facturas para su archivo y consulta remota, y mediante técnicas de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) se extraigan los datos para su procesamiento electrónico.

Además, la legislación ha dado un gran paso (Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria) y ahora permite la destrucción de las facturas recibidas en papel si, previamente, se ha realizado un proceso de digitalización certificada que obtiene copias digitales firmadas electrónicamente.

Pixelware Legal Scan es el módulo que lleva a cabo esta tarea, a través de un software homologado por la AEAT que nos permite, digitalizar las facturas en papel, conservarlas en formato digital con todo el valor jurídico y legal, y destruir su soporte original.





La destrucción del papel y la conservación electrónica

Pixelware Legal Scan automatiza el proceso de digitalización, permitiendo la captura de facturas de una o varias páginas, siendo capaz de distinguir de forma automática cuándo pasamos al siguiente documento. La solución ha sido abierta para permitir, de forma adicional, la ingesta y clasificación de cualquier tipo de documentos (cartas, ofertas, albaranes, pedidos, etc.).

En una acción ininterrumpida, el sistema genera un archivo digital en formato PDF/A, introduce los campos de homologación requeridos por la Agencia Tributara, incluye un sello de tiempo y firma digitalmente el documento.

El documento, una vez en formato electrónico, es reconocido mediante técnicas de OCR, lo cual ayuda al usuario en la indexación de la factura según los campos requeridos en los libros de IVA.

Para facilitar la inserción de los datos que identifican al emisor y al receptor de las facturas, la aplicación permite que se definan tablas auxiliares con los valores a rellenar de forma automática (razón social, NIF, forma de pago, etc.).
La información indexada se clasifica en torno a una gestión documental, cuya estructura jerárquica se configura según las necesidades de la organización; esta información permanece centralizada y accesible para su consulta mediante funcionalidades avanzadas de búsqueda y filtrado sobre el árbol de clasificación de las facturas.

El sistema genera periodos tributarios a partir de las facturas digitalizadas, proporcionando informes con los detalles de la acción (fecha de inicio y fin del periodo, resumen de cuotas impositivas, total facturado, etc.).
Estos periodos tributarios son firmados y almacenados, quedando a disposición de los usuarios para su consulta (solo lectura) o exportación a CD o a fichero plano.

Control de calidad y seguridad en los procesos

La solución cuenta con una serie de funcionalidades orientadas a la calidad y seguridad:

• Para cubrir los parámetros de calidad mínimos exigidos, el sistema detecta y avisa al usuario en el caso de que el dispositivo no cumpla con los requisitos de la digitalización.
• El sistema ofrece la posibilidad de realizar, periódicamente, copias de seguridad que el usuario puede guardar en un dispositivo de almacenamiento.
• Todas las acciones realizadas, desde los distintos puestos, quedan registras con la fecha y la hora, así como con las iniciales del usuario que realizó la acción.




Pixelware Legal Scan supone un importante avance en la gestión de las facturas y el control de la información, consiguiendo, a muy corto plazo, un ahorro de costes, espacio y recursos; se mejora el almacenamiento de las facturas así como su localización, acceso y disponibilidad simultánea para múltiples personas, proporcionando funcionalidades que ninguna otra herramienta del mercado dispone