Gestión Integral de Facturas

Recursos

Gestión de la emisión y recepción de facturas tanto en formato físico como electrónico.

La gestión de las facturas es un punto clave en cualquier organización, en su tramitación están involucrados todos los departamentos, tanto en la emisión a clientes, como en la recepción de facturas de proveedores. Es por ello que se hace necesario disponer de una herramienta que centralice, gestione y coordine todo el proceso.

La Solución de Gestión Integral de Facturas de Pixelware permite definir el proceso, asignar sus actores y establecer una clasificación lógica que permita relacionar las facturas con la información de negocio (pedidos, contratos, albaranes, proyectos, etc.).

El sistema es capaz de gestionar las facturas en cualquier formato (factura en papel digitalizada, factura electrónica, factura-e, etc.), extraer y clasificar los datos requeridos por los libros de IVA, y hacerlos accesibles vía Web, de tal forma que permanezcan actualizados, centralizados y disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar.

La recepción de facturas

La solución de Pixelware gestiona la recepción de las facturas de proveedor, independientemente del sistema utilizado. Para ello ofrece diferentes módulos que se adaptan a las necesidades de cada organización:

Recepción de facturas en papel. Las facturas recibidas en papel se digitalizan para su archivo y consulta remota; mediante técnicas de OCR (reconocimiento óptico de caracteres)se extraen los datos para su procesamiento electrónico. Ahora además mediante una digitalización certificada (Pixelware Legal Scan), se posibilita la destrucción de estas facturas, ya que se obtienen copias digitales reconocidas legalmente según la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Recepción de facturas digitales. Estas facturas son adjuntas directamente al sistema y almacenadas en formato electrónico, manteniendo su valor legal.
Recepción de facturas-e. Este formato electrónico dispone de todas las ventajas de las facturas digitales, así como de la posibilidad de automatizar la extracción de la información, agilizando su tramitación.
El portal del proveedor. Plataforma que la organización pone a disposición de sus proveedores para que, de forma Online, emitan sus facturas electrónicas directamente en el sistema.

Sea cual sea el punto de entrada, la factura es clasificada, almacenada, y relacionada con la información de negocio de la organización; vinculando y validado la factura con el resto de documentos gestionados, de tal forma que, se relacione con el pedido que la originó, el albarán de entrega o el contrato o proyecto al que está relacionado.

Un proceso de validación, aceptación y pago de la factura, coordina a los distintos departamentos que interviene en su aprobación, seleccionando el centro de coste, distribuyendo las facturas en función de los departamentos destinatarios o de los importes, realizando una previsión del gasto en tesorería, etc.

Estos procedimientos pueden ser modificados por los supervisores de la solución (definiendo nuevas tareas, estableciendo vigencias en su realización, configurando las condiciones sobre los datos, etc.), los cuales, además, disponen de acceso a auditorías y estadísticas que les ayudan a determinar el estado de las facturas y el análisis de los procesos establecidos, mejorando los tiempos de respuesta y reduciendo los gastos, así como mejorando la gestión y optimizando los recursos.

Emisión de facturas a clientes

La solución de completa con la emisión de facturas a clientes. Dicha emisión, se puede realizar por medios manuales o automatizando la generación masiva a partir de los datos almacenados en el sistema contable.

La emisión masiva de facturas: Es un sistema básico, sencillo y ágil que permite al usuario cumplimentar un formulario con la información de la factura y firmarla digitalmente convirtiéndola en Factura-e y/o factura electrónica en formato PDF con código de barras PDF417.

La emisión manual de facturas: Sistema basado en la interpretación, transformación XML, firma digital y envío automático al cliente, de los listados de facturas generados por los sistemas ERP.

En ambos casos, la factura queda almacenada y clasificada en el sistema.

Una solución integrada

En la gestión de facturas de una organización, el sistema debe interactuar con los distintos módulos adicionales; estos completan la solución y permiten automatizar los procesos existentes:

ERP (Sistema de gestión financiera): Las facturas en su tramitación ordinaria, comparten información con los sistemas ERP. La solución de Pixelware contempla esta conexión (verificación y retención del crédito, aprobación del gasto, lectura de las tablas maestras, creación del asiento contable para el pago, etc.).
Digitalización masiva: En el mercado, existen herramientas comerciales que permiten optimizar la ingesta masiva y el reconocimiento de la información contenida en las facturas recibidas en papel. Estos módulos, de forma transparente, se pueden conectar a la solución de Pixelware.
Digitalización certificada: Pixelware ha desarrollado un software homologado por la AEAT que permite la digitalización de las facturas recibidas en papel, manteniendo su valor legal y permitiendo la destrucción del formato físico original. Este software puede ser integrado como punto de partida para la digitalización de las facturas.

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