Gestión de albaranes y facturas mediante OCR o Reconocimiento Óptico de Caracteres y la digitalización de documentos

Digitalización de documentos y OCR

¿En qué consiste la Digitalización de documentos?

La digitalización de documentos transforma una información (un texto, una imagen.) a un sistema de dígitos, para su posterior tratamiento informático.

Digitalizar es convertir una señal de entrada continua (analógica), como una señal de sonido o una imagen, en una serie de valores numéricos. En el caso de una imagen que se envía por fax, gracias al escáner que lleva incorporado, ésta es digitalizada línea a línea.

La “digitalización” también engloba además de imágenes, vídeo o audio, textos, en forma de documentos varios, como facturas.
Para que este proceso se lleve a cabo correctamente se requiere que la información esté en un formato compatible, siendo necesario convertir estos datos en un grupo de números que refleje esta información de forma precisa y fiable.

Este proceso se conoce como “digitalizar”, aunque en algunos casos el nombre del dispositivo que realiza tal función da el nombre del proceso, como ocurre por ejemplo en el caso de escanear, al realizarse a través de un escáner.

El proceso de digitalización es diferente si digitalizamos una imagen, un texto o un sonido.
Por ejemplo, en el caso de la digitalización de una “fotografía”, se representa el color de cada uno de los puntos de la imagen, mediante una matriz de números, cada una de las celdas de esta matriz lleva la información de un color determinado.

Otro ejemplo, podría ser, el de digitalizar un “sonido”, produciéndose así una secuencia de números, en los que cada uno representa un instante del valor de la señal eléctrica equivalente al sonido.

La imagen electrónica que se obtiene para toda digitalización, no es más que una parte ínfima de la información, teniendo en cuenta que el proceso se haya realizado siguiendo criterios correctos en la digitalización de los contenidos.

¿Qué es OCR?

OCR es una tecnología que se encarga de escanear y reconocer los caracteres de cualquier tipo de documentos; como p.e. albaranes o facturas de proveedores.

El software OCR (Optical character recognition), transfiere esta información a formato electrónico, de forma rápida y precisa. No sólo captura y escanea los datos que contiene el documento, sino que también los almacena en un archivo o base de datos y les proporciona un formato capaz de ser reconocido y recuperado, para ser usado en otras aplicaciones.

La utilización de la tecnología OCR permite la explotación de sus documentos y gestión electrónica, de forma ágil y segura.
La captura de la información de los documentos o imágenes se puede efectuar manualmente desde un dispositivo, como un escaneador, que incorpora esta funcionalidad.

Con la solución de Pixelware podemos incluso capturar la información de manera automatizada, escaneando documentos que se envían a imprimir directamente desde el spool de impresión, y aprovechar la información digitalizada para nuestro proceso de negocio.

Las soluciones de Pixelware interceptan los datos, capturan la información vía OCR y la procesan y guardan, según se haya definido para este documento.

Pongamos un ejemplo de cómo una empresa se puede beneficiar de la digitalización y del OCR de sus documentos.

La empresa de este ejemplo es un laboratorio farmacéutico que distribuye posteriormente los medicamentos a farmacias de varias comunidades de España.
La empresa dispone en total de tres naves, dos de las cuales son para logística y distribución de sus productos y la otra alberga el laboratorio.

En esta empresa, entra una mercancía compuesta por varias toneladas de botes y de probetas, acompañados de su albarán correspondiente. El albarán se digitaliza, es decir, es convertido en formato electrónico, mediante OCR, que reconoce y captura los caracteres de este documento.

De dicho albarán se extraen datos necesarios e importantes, como productos reflejados por el albarán, el número de éste, su código de barras., que posteriormente servirá a la empresa, a la hora de actualizar la base de datos de existencias, por ejemplo. Esto nos ayudará a la hora de hacer un nuevo pedido de los productos con antelación.

Vemos cómo gracias a la digitalización de los documentos y con la tecnología OCR, podemos relacionar y comprobar la información de la factura y del albarán anteriormente escaneado.

Una vez digitalizados y capturados los datos de la factura recibida, podemos avisar al encargado del pago de las facturas, para que lleve a cabo su cobro de forma inmediata.

Todo este proceso queda reflejado en el sistema. Se puede también gestionar el pago de la factura, digitalizando y escaneando el recibo una vez se haya cobrado dicha factura, quedando así toda la información almacenada en el sistema y siendo fácilmente recuperable.

Los datos pueden ser aprovechados por todos los departamentos, procesos o sistemas relacionados, ya que forman parte de nuestras aplicaciones. Por ejemplo, para que el sistema del departamento de facturación esté actualizado.

Días más tarde, llega una factura del alquiler de una de las naves al departamento de facturación de la empresa. La factura es digitalizada, es decir, transformada de formato analógico, papel, a formato digital, electrónico, para su posterior uso.

La digitalización de esta factura se debe realizar mediante la tecnología OCR, ya que es una herramienta, que como ya hemos señalado reconoce y captura los datos de los documentos y los convierte en un formato compatible, capaz de ser usado para su gestión posterior. Esta información podrá ser utilizada para incluirla en otras bases de datos, como puede ser, la de los gastos de la empresa.

La digitalización de los contenidos de los documentos, como los códigos de barras o número de albarán., permite una rápida recuperación de la información, necesaria para poder relacionarla en su base de datos.

Podrá revisar sus documentos, comprobarlos o utilizarlos a medio o largo plazo, de manera ágil y sencilla, ahorrando espacio en su almacenamiento y teniendo como garantía la seguridad y confidencialidad de sus contenidos.

Aprovechando las facilidades que nos brindan las nuevas tecnologías, tales como OCR, la digitalización de los documentos ofrece a la empresa múltiples beneficios:

  • Agiliza procesos importantes de su negocio
  • Ahorro de espacio para almacenar documentos
  • Facilidad de acceso a los datos
  • Seguridad en la información

Debe destacarse también la utilidad de la explotación de los documentos, a la hora de llevar a cabo un control y un seguimiento de los mismos.
En consonancia con las necesidades de su empresa, Pixelware, le propone productos y soluciones de vanguardia, seguras y efectivas.