OCR (Optical Character Recognition) o Reconocimiento Óptico de Caracteres y su aplicación en Gestión Documental

OCR, complemento de la Gestión Documental

¿Qué es Gestión Documental?

La Gestión Documental supone un conjunto de técnicas que se utilizan para administrar el flujo de documentos de una empresa. La Gestión Documental no es más que la gestión de esos documentos, estableciendo así la posibilidad de crear procesos de negocio en los que la digitalización facilite esta gestión.

Las ventajas de la gestión documental se centran en aumentar el control en los documentos, por parte de los usuarios, pudiendo acceder o recuperar su información de forma sencilla y rápida, reduciendo así desplazamientos, tareas de archivo, localización de la información necesaria, etc., además del ahorro, en cuanto a espacio físico y costes, que supone el almacenamiento de los documentos.

Hay que tener en cuenta el uso racional de la gestión documental, puesto que puede suponer para la empresa mayor eficacia y un aumento de su rentabilidad, ya que la información se aprovecha de forma rápida y eficiente.

¿Qué es OCR?

Un paso esencial en la Gestión Documental es la captura automática de datos y su introducción en el sistema mediante la tecnología OCR. La tecnología OCR se usa para escanear y reconocer caracteres, e incluso códigos de barras, en cualquier tipo de documento (albaranes, formularios, facturas, etc.)

Los datos pueden ser escaneados manualmente, o incluso capturados desde la cola (spool) de impresión.

A través de esta tecnología, se puede extraer la información de forma rápida y precisa, para transferirla así a formato electrónico.
Gracias a la tecnología OCR, la explotación de los datos facilita la gestión electrónica de estos documentos y partes esenciales de ellos de forma eficaz, segura y ágil.

El software OCR de reconocimiento óptico de caracteres (Optical character recognition), captura los datos que contiene el documento, los almacena en un archivo o base de datos, con un formato que reconoce los datos y los recupera fácilmente para ser usados en otras aplicaciones.

OCR y Gestión Documental, una solución rentable y eficaz para su empresa

La gestión documental en combinación con la tecnología OCR ofrece múltiples ventajas para su empresa; reduce tiempos en la localización y recuperación de los documentos, supone una disminución del espacio físico de almacenamiento de la información y un aumento de la seguridad.
Los documentos se encuentran como en un “armario bajo llave” completamente seguros, a los que únicamente pueden acceder las personas autorizadas en cada momento o estado de los mismos, para consultar su información, hacer alguna modificación, informe, autorizar su publicación, etc.
La gestión documental es el proceso controlado de su flujo de trabajo de negocio, de su workflow.

Los beneficios de la gestión documental se centran en el control de todo el ciclo de vida de un documento, aumento de la rapidez en sus transacciones, localización y recuperación de archivos, reducción de costes de almacenamiento de los documentos e incremento de la productividad, derivado de un mayor y mejor conocimiento de la información de su empresa.

Imaginemos un ejemplo de una empresa, que se beneficia de la aplicación de la Gestión Documental en conjunto con la tecnología OCR: un mayorista de perfumería, que llamaremos “Aroma”, introduce mercancía acompañada de su albarán correspondiente. Escaneamos el albarán vía OCR y extraemos diversa información importante, como por ejemplo el número del albarán, su código de barras y los productos. Con esta información actualizamos nuestra base de datos de existencias y guardamos otra información que luego nos servirá para hacer un seguimiento.

La tecnología OCR se va a encargar de escanear y capturar la información, tanto de la factura como del albarán, en este caso, para la posterior relación y comprobación de ambas.

Unos días más tarde llega una factura. Gracias a la captura de su código de barras o número de albarán encontramos rápidamente el correspondiente en nuestro sistema. Capturamos los datos de la factura, escaneándola y asociamos los dos documentos. Acto seguido, nuestro proceso de negocio definido envía automáticamente un aviso a la persona encargada de aprobar la factura.

Una vez aprobada la factura, queda constancia de la misma en el sistema, y el proceso sigue con un aviso al departamento correspondiente. Éste gestiona el pago de la factura a través del sistema.

Y si como parte de este proceso se envía a imprimir algún documento, este también podría ser capturado y escaneado vía OCR directamente desde la cola (spool) de impresión, y así, toda la información relacionada con este proceso, queda almacenada en el sistema y fácilmente recuperable

Al tener todos los datos necesarios en nuestras aplicaciones estos pueden ser aprovechados por todos los departamentos, procesos o sistemas relacionados. Por ejemplo, para que el sistema del departamento de facturación esté actualizado.

Mientras tanto, hemos vendido diversos perfumes. Como el stock ya estaba actualizado con los datos del albarán, es fácil saber cuántos perfumes quedan de cada tipo y hacer un nuevo pedido con antelación.

La gestión documental de dicha empresa agiliza procesos importantes de su negocio, puesto que sus documentos están digitalizados vía OCR y almacenados para su explotación en su sistema, por lo que se puede llevar a cabo un control y un seguimiento de los mismos, aprovechando las facilidades que nos brindan las nuevas tecnologías.

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