¿Qué es la administración electrónica?: El futuro es hoy

Al referirnos a administración electrónica, hacemos mención a los mecanismos que transforman las oficinas tradicionales en “oficinas sin papeles”, convirtiendo los procesos que antes se realizaban a través de farragosos formularios, en procesos electrónicos. Esta herramienta mejora la productividad de los trámites y los simplifica.

Pixelware ha creado, entre otras, diversas Soluciones de Negocio para la Tramitación Electrónica de los expedientes , lo que ayuda al cumplimento de la normativa por parte de la Administración Electrónica (Ley 11/2007):

Soluciones
Gestión de Recursos Administrativos y Contenciosos
Control de los recursos que entran en un organismo público hasta su resolución, comunicando a los recurrentes.

ir a la solución

Sede Electrónica y Registro Electrónico
Permite a los ciudadanos iniciar un trámite de forma telemática, desde cualquier lugar, en cualquier momento, a través de su “sede electrónica”, parte esencial del software de la solución de Sede Electrónica y Registro Electrónico, ayudando a las administraciones locales y centrales en el cumplimiento de la ley 11/2007.

ir a la solución

Gestión de Expedientes de Contratación
Control del proceso de contratación en organismos públicos, siguiendo el proceso de: fase previa, licitación, adjudicación y contratación de acuerdo a la Nueva Ley de Contratos del Sector Público, en vigor en mayo de 2008.

ir a la solución

 

La administración electrónica puede producirse en las comunicaciones internas de una oficina (reemplazando, por ejemplo, a los mensajes internos escritos) como las comunicaciones entre las oficinas de diferentes organizaciones.

Uno de los objetivos que se busca con el desarrollo de la Administración Electrónica es lograr que haya mayor transparencia y responsabilidad en la realización de los distintos procesos de cada trámite rutinario para alcanzar un mejor control dentro de las organizaciones, que sea más fácil y rápido encontrar los expedientes de un trámite, y más difícil perderlos.

Para la puesta en marcha de una administración electrónica, debe cambiarse la mentalidad tradicional: la organización ha dejado de ser el centro de atención, ahora es el cliente (o el ciudadano si nos referimos a administración pública) es el destinatario de todas las actividades de la organización. Se deben introducir sistemas transparentes de trabajo, eliminando la dependencia específica de las personas para realizar las diferentes tareas: cualquier persona puede hacer cualquier trámite electrónico, es indiferente su memoria y su capacidad, dado que el trámite es siempre exactamente igual.

Las tecnologías de la información y la comunicación que han tenido gran impulso en estos últimos tiempos (telefonía, comunicación a través de Internet) son el motor de la administración electrónica. Facilitan a los ciudadanos la interacción con las organizaciones y a los trabajadores les permiten flexibilizar y mejorar sus condiciones de trabajo: la flexibilización puede pasar por el horario, por la movilidad, y la posibilidad de trabajar desde sus casas con el ordenador… Las principales ventajas que tiene la introducción de la administración electrónica para los ciudadanos de las organizaciones son:

  • Disponibilidad: Se puede interactuar con las organizaciones las 24 horas del día (por teléfono con servicios de atención telefónica o por internet a través de las llamadas “oficinas virtuales”). No es necesario ceñirse a un horario de oficinas. Ni tampoco existen los días festivos para la organización, siempre está disponible, 365x24x7
  • Facilidad de acceso: Ya no es necesario acudir personalmente a las oficinas de la organización para realizar las gestiones, que se puede hacer desde cualquier parte del mundo a través del teléfono o Internet. Las oficinas están disponibles para los usuarios en cualquier lugar.
  • Ahorro de tiempo: No necesitamos desplazarnos para realizar una gestión, ni ¡presentarnos físicamente ante la ventanilla, ni autorizar a otra persona para que acuda por nosotros, ni esperar para ser atendido.

En España, la Agencia Tributaria fue pionera en la puesta en marcha de la administración electrónica. Actualmente diferentes administraciones públicas españolas están desarrollando la administración electrónica dentro de programas de mejora, y prácticamente todos los organismos disponen de oficinas virtuales en las que se ofrecen información y trámites por la vía electrónica.

El Marco Legal en España de la Administración Electrónica

La Administración Electrónica está teniendo su mayor impulso en los últimos años, motivado, en parte, por un marco legal que ha permitido dar las garantías jurídicas que existen en el mundo real al mundo virtual, por la evolución de las tecnologías relacionadas y por el desarrollo de proyectos emblemáticos como el Documento Nacional de Identidad electrónico. Destaca especialmente, en este sentido, la Ley 59/2003 de la firma electrónica que establece, entre otros puntos, el concepto de firma electrónica reconocida y la equipara jurídicamente a la firma en papel, dotándola así de plena validez legal para las transacciones electrónicas públicas y privadas.

Por otra parte con la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal y su reciente reglamento de desarrollo, se establecen garantías de confidencialidad de los datos proporcionados por las personas físicas (los ciudadanos) en estas transacciones.

Por último, hay que mencionar, y otorgarle un lugar muy destacado, a la reciente Ley 11/2007, del 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP), más conocida como “Ley de Administración Electrónica” que consagra el concepto de Administración Electrónica en el marco jurídico español y la eleva a la categoría de derecho para todos los ciudadanos. Es decir, los ciudadanos tienen el derecho de acceder electrónicamente a los servicios de la Administración Pública, se convierte en una obligación el proporcionar estos derechos y deberá ser una realidad universal a partir del 31 de diciembre del 2009.

De las soluciones listadas a continuación quisiésemos resaltar la facilidad de integración del software, que en el caso de las administraciones públicas locales se observa claramente en la solución de Sede Electrónica y Registro Electrónico,  que además de su funcionalidad de base como la Sede Electrónica integra, entre otras, soluciones como el Registro de Entrada / Salida,  el Registro Electrónico, la Gestión de Expedientes de Contratación